W zakładce Parametry określa się zakres i źródła informacji do raportu:

●Wypełnij do pkt 3 sekcji Inform.o prac. włącznie – pole wyboru czy wypełniać wszystkie punkty Zaświadczenia, czy tylko do punktu 3 Informacji o pracowniku. Po zaznaczeniu, w formularzu Z-3 zostaną wypełnione tylko dane płatnika i pracownika. Pozostałe informacje dotyczące wypłaconych świadczeń i składników wynagrodzenia nie zostaną wypełnione.

●Wniosek pierwszorazowy/Kontynuacja świadczenia - zaznaczenie jednego z pól oznacza wybór sposobu wypełnienia formularza. Po zaznaczeniu pola Kontynuacja świadczenia, formularz zostanie wypełniony do pkt 1 oraz pkt 5 sekcji Informacje o pracowniku. Pole powinno być zaznaczone w przypadku formularzy dotyczących kolejnych zaświadczeń lekarskich.

●Data – wpisana data w tym polu zostanie wstawiona na końcu formularza Z-3.

●Data końcowa – data wyznacza ostatni miesiąc, z którego będą zbierane z kartoteki ubezpieczonego informacje o składnikach wynagrodzenia służących do wyliczenia podstawy zasiłkowej. Wpisanie daty w trakcie miesiąca oznacza, że do Z-3 zostaną sprawdzone i pobrane informacje za pełne miesiące kalendarzowe poprzedzające miesiąc wpisany na filtrze, wpisanie ostatniego dnia miesiąca – będą pobrane informacje za pełne miesiące włącznie z miesiącem wpisanym na filtrze. Jeżeli w danych ubezpieczonego stosunek pracy zakończył się wcześniej (data rozwiązania ostatniej umowy wcześniejsza niż wpisana na filtrze), do raportu zostaną pobrane informacje za pełne miesiące kalendarzowe poprzedzające datę rozwiązania umowy. Jeżeli umowę rozwiązano w ostatnim dniu miesiąca – włącznie z miesiącem rozwiązania umowy. Również ciągłość okresu zasiłkowego oraz przerwy pomiędzy okresami pobierania zasiłków w celu ustalenia właściwego do wyliczenia podstawy zasiłkowej są badane do dnia wpisanego w polu włącznie z tym dniem. Jeżeli przerwa pomiędzy datą końcową ostatniego okresu niezdolności i datą na filtrze raportu będzie:

oKrótsza niż 60 dni – okres niezdolności zostanie wliczony do okresu zasiłkowego.

oKrótsza niż 3 miesiące kalendarzowe – składniki wynagrodzenia zostaną pobrane z tego okresu, co w ostatnim dokumencie.

●Czy numer telefonu - po zaznaczeniu pola, na formularzu w danych płatnika zostanie podany nr telefonu wpisany w danych firmy->zakładka Adres.

●Lista osób do raportu -sekcja wyboru osób/teczek, dla których będzie wykonany raport. Zaznaczenie odpowiedniego pola w sekcji oznacza:

oWydruk dla wybranego pracownika – raport zostanie wykonany dla osoby zaznaczonej na liście osób (opcja dostępna tylko z okna Dane osobowe).

oOsoby z listy – raport dla osób będących na liście osób wybranych operatora.

oOsoby z wzorca – po zaznaczeniu pola, stanie się aktywna sekcja wyszukiwania wg kryteriów, w której należy wybrać właściwe. Po uruchomieniu wykonania raportu w pierwszej kolejności zostaną wyszukane osoby według wybranego kryterium (wzorca) i raport zostanie wykony dla osób wyszukanych.

●Pola Grupuj składniki osoby fizycznej i Nie dołączaj teczek osoby fizycznej służą do określenia z których teczek zostaną zebrane informacje do Zaświadczenia wykonywanego dla osoby posiadającej wiele teczek:

oGrupuj składniki osoby fizycznej – zaznaczenie pola oznacza, że w jednym raporcie będą zgrupowane dane z umów kontynuowanych ze wszystkich teczek osoby fizycznej. Po odznaczeniu, dla każdej teczki z tą samą daną grupującą powstanie oddzielny raport.

oNie dołączaj teczek osoby fizycznej – zaznaczenie pola oznacza, że do raportu będą pobrane dane tylko z teczek będących na liście wybranych do raportu. Po odznaczeniu, do raportu zostaną dołączone dane z wszystkich teczek osoby fizycznej, której co najmniej jedna teczka jest w grupie wybranych.

●Rodzaj zasiłku i Informacje o zaświadczeniach – pola dotyczą wypełniania punktu Z-3 Pracownik występuje o: i są wypełniane fakultatywnie – domyślnie z wprowadzonego dokumentu potwierdzającego niezdolność w zakresie od dnia następnego po wpisanym na filtrze raportu w polu Data końcowa albo wpisywane na filtrze po zaznaczeniu pola przy nazwie sekcji. Po włączeniu ręcznej edycji, pola w dokumencie są wypełniane wartościami wpisanymi na filtrze raportu, a nie z dokumentów wprowadzonych.

oRodzaj zasiłku – w sekcji określa się rodzaj i okres od do zasiłku, którego dotyczy formularz.

oInformacje o zaświadczeniach – w sekcji jest wpisywana seria i nr zaświadczenia lekarskiego w przypadku zasiłków: chorobowego i opiekuńczego. Jeżeli wprowadzono więcej niż jeden dokument dotyczący tego samego rodzaju zasiłku, to ich numery zostaną również wykazane. Przy innych rodzajach świadczeń, numeru zaświadczenia nie wypełnia się.

●Informacje o pracowniku – sekcja dotyczy wypełniania punktów nr 4, 5, 6, 7 Informacji o pracowniku w Z-3. Nazwa sekcji w zakładce Parametry odpowiada nazwie sekcji w Z-3, numery punktów podane po lewej stronie okienek – numerom punktów w sekcji Z-3. Po zaznaczeniu pola, tekst wpisany w punkcie lub wybrany z podpowiedzi pojawi się w odpowiednich punktach Informacji o pracowniku w Z-3. Jeżeli punkty na filtrze nie zostaną zaznaczone, informacje o pracowniku w punktach oznaczonych *) będą pobrane z danych kadrowych pracownika, w punktach bez *) – nie będą wypełnione.

●Pozostałe informacje – liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego. Domyślnie do Z-3 jest wstawiana wartość wynikająca z ostatniego wiersza w tabeli LICZBA_UBEZP obowiązującej w danym roku, która została skojarzona w danych płatnika. Po zaznaczeniu pola, w Z-3 będzie informacja wstawiona na filtrze raportu.

●Informacje o składnikach wynagrodzenia – parametr na filtrze dotyczy punktu nr 5 informacji, w którym w przypadku zaznaczenia pola zostanie zaznaczone okienko TAK i wstawiony tekst wpisany na filtrze, jeżeli pole nie będzie zaznaczone w punkcie Z-3 będzie zaznaczone okienko NIE.

●Uwagi – tekst wpisany w polu zostanie przeniesiony do Z-3 do punktu o takiej samej nazwie.

●Nr rachunku bankowego pracownika – po zaznaczeniu pola i wpisaniu nr rachunku, zostanie on przeniesiony do formularza Z-3. Pole nie zaznaczone – do Z-3 zostanie wstawiona wartość danej skojarzonej w zakładce Kojarzenie danych kadrowych.

Rysunek 785.  Okno uruchomienia raportu Z-3 – zakładka Parametry

W zakładce jest wyświetlona dana skojarzona z daną Konto bankowe pracownika w opcji Kojarzenie danych kadrowych, a ponadto zakładka zawiera dwa pola do kojarzenia danych kadrowych wykazywanych w punktach 2 i 3 Informacji o pracowniku (Czy jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę tymczasową, Czy wykonuje pracę za granicą). Dane mogą być skojarzone w zakładce lub w oknie Kojarzenie danych kadrowych.

Rysunek 786.  Okno uruchomienia raportu Z-3 – zakładka Kojarzenie danych kadrowych

W zakładce określa się parametry i miejsce zapisu raportu wynikowego.

●W lewej części okna znajduje się lista szablonów dodanych w opcji uruchamianej z okna startowego raportu z menu: System->Raporty; jeden szablon systemowy zgodny z formularzem ZUS-Z-3 oraz szablony użytkownika, jeżeli zostały dodane. Szablony systemowe są na liście podkreślone, szablony użytkownika – nie. Na dostępnej liście należy zaznaczyć właściwy szablon do zapisu raportu wynikowego.

●W sekcji Sposób emisji znajdują się pola dotyczące formy zapisu raportu – w jednym lub w wielu plikach:

oŻadne pole nie zostało zaznaczone – raport dla każdej z osób wybranych zostanie zapisany w odrębnym pliku. W nazwie pliku będzie ERP7 oraz nazwisko i imię osoby, której dotyczą dane w pliku.

oZaznaczenie poszczególnych pól oznacza:

▪Czy łączyć w jeden dokument: – po zaznaczeniu, zaświadczenia dla wszystkich osób wybranych zostaną zapisane w jednym pliku. W nazwie pliku będzie ERP7 oraz nazwisko i imię jednej z osób z pliku.

▪Kolejne dokumenty od nowej strony: – pole aktywne po zaznaczeniu pola Czy łączyć w jeden dokument:. Nie dotyczy ERP-7 gdyż ten dokument ma sztywną numerację stron.

▪Druk dwustronny – należy zaznaczyć gdy zaznaczono pole Czy łączyć w jeden dokument:. Pozwoli to dodać pustą stronę w celu zapewnienia parzystej liczby stron dla osoby w przypadku utworzenia dokumentu z załącznikiem.

oTyp: – pole wyboru typu programu, w którym zostanie zapisany raport. Aktualnie obsłużone są trzy typy dokumentów i jeden z nich należy wybrać:

▪Word (docx) – zalecany. Dokument zostanie zapisany w typie Word.docx. i może być modyfikowany po zapisie.

▪Word 97-2003 – dokument zostanie zapisany w typie Word.doc. i może być modyfikowany.

▪Acrobat Reader – dokument zostanie zapisany w typie Acrobad Reader (PDF) i będzie dostępny do podglądu i wydruku bez możliwości edycji.

●Czy hasło - pole do włączenia aktywności pola edycji hasła szyfrowania raportu. Po zaznaczeniu jest aktywne pole edycji hasła Hasło domyślne, w którym należy wpisać hasło chroniące przed otwarciem dokumentu lub zaakceptować domyślne, jeżeli zostało nadane. Hasło służy do jednokrotnego rozpakowania dokumentu zapisanego na stacji roboczej operatora.

●Dodaj do nazwy – Data i czas, Operator. Zaznaczenie pola spowoduje dodanie do nazwy pliku odpowiednio daty i czasu jego wykonania i/lub skróconej nazwy operatora.

●Zapisz dokument wynikowy w pliku – wymagane zaznaczenie pola, jeżeli jest generowany dokument lub szablon. Po zaznaczeniu, należy wcisnąć przycisk obok aktywnego pola i wskazać miejsce zapisu oraz nazwę. W nazwach zapisanych plików zostaną dodane nazwiska i imiona osób, których dotyczą dane. Po ustaleniu miejsca zapisu można zaznaczyć jedno lub obydwa pola poniżej:

oCzy otworzyć katalog – po wykonaniu raportu zostanie otwarty katalog, w którym został zapisany.

oCzy otworzyć plik – wykonany raport zostanie wyświetlony na ekranie.

●Generowanie dokumentu – zaznaczenie oznacza wybór wykonania i zapisu raportu dla osób wybranych i według parametrów ustawionych w tej i pozostałych zakładkach okna.

●Generowanie szablonu – zaznaczenie oznacza wybór do pobrania i zapisu szablonu dokumentu. W pliku zostaną zapisane nazwy i tagi (powiązania z obiektami) obiektów, z których są pobierane dane do raportu. Szablon zapisany w pliku WORD może być wykorzystany do zbudowania własnego raportu i dodania go w opcji System->Raporty. Szczegółowy opis dodawania szablonów do raportów systemowych znajduje się w rozdziale Podstawowe obiekty sytemu->Raporty.

●Generowanie podglądu - po zaznaczeniu pola, wygenerowany raport zostanie wyświetlony na pulpicie użytkownika do podglądu i ewentualnego wydruku.

Rysunek 787.  Okno uruchomienia raportu Z-3 – zakładka Forma raportu wynikowego

Przed uruchomieniem raportu należy określić:

●Zakres wypełniana formularza – pole na filtrze – Wypełnij do pkt 3 sekcji Inform.o prac. włącznie oraz Wniosek pierwszorazowy/Kontynuacja świadczenia.

●Treść i źródło pobierania informacji do poszczególnych punktów formularza poprzez pozostawienie domyślnego pobierania danych lub zaznaczenie odpowiednich okienek umieszczonych przy nr pkt zaświadczenia i wpisanie właściwej informacji do aktywnego okienka lub wybór informacji z podpowiedzi. Wybrane z podpowiedzi lub wpisane w oknie filtra informacje pojawią się w określonych punktach formularza Z-3 (nazwa sekcji formularza jest taka jak nazwa sekcji na filtrze, nr punktu Z-3 jest podany po lewej stronie okienek).

●Skojarzyć odpowiednie dane kadrowe w zakładce Kojarzenie danych kadrowych.

●Określić formę i miejsce zapisu raportu wynikowego w zakładce Forma raportu wynikowego.

Poszczególne punkty formularza są wypełniane z danych pracownika lub wartości wpisanych na filtrze raportu według zasady, że jeżeli jest dopuszczona edycja na filtrze raportu, to zaznaczenie pola edycji na filtrze wyłącza (nadpisuje) pobieranie wartości z danych ubezpieczonego w tym:

Uwaga

Dane płatnika i pracownika są pobierane z tych samych obiektów w bazie co dane do dokumentów zgłoszeniowych ZUS.

Pozostałe punkty formularza są wypełniane w następujący sposób:

●Rachunek bankowy – wartość danej skojarzonej albo numer wpisany na filtrze raportu.

●Pracownik występuje o: – rodzaj i okres od do zasiłku, którego dotyczy formularz i informacje o zaświadczeniach ZLA są domyślnie wypełniane z wprowadzonego dokumentu potwierdzającego niezdolność w zakresie od dnia następnego po wpisanym na filtrze raportu w polu Data końcowa. Jeżeli wprowadzono więcej niż jeden dokument dotyczący tego samego rodzaju zasiłku, to zostaną one również wykazane, przy czym seria i nr ZLA są wpisywane tylko dla zasiłków: chorobowego i opiekuńczego. Przy innych rodzajach świadczeń, w polu za okres nie wpisuje się serii i nr zaświadczenia. Po zaznaczeniu na filtrze raportu pola Rodzaj zasiłku i Informacje o zaświadczeniach, zostanie uruchomiona ręczna edycja i pola w dokumencie zostaną wypełnione wartościami wpisanymi na filtrze raportu, a nie z dokumentów wprowadzonych. Przy edycji ręcznej – użytkownik może zaznaczyć jeden rodzaj zasiłku i tylko przy zasiłku chorobowym lub opiekuńczym wpisywać serię i nr ZLA. Po zaznaczeniu innych rodzajów świadczeń, pola serii i nr ZLA nie powinny być wypełniane.

●Informacje o pracowniku – pola w poszczególnych punktach są wypełniane:

oPunkt 1 – okres zatrudnienia i wymiar czasu pracy - wartościami danych nadzorowanych.

oPunkty 2 i 3 – zatrudnienie przez agencję pracy tymczasowej, wykonywanie pracy za granicą – wartościami danych skojarzonych. Przy braku danych skojarzonych albo gdy dane nie są skojarzone, na formularzu zostaną zaznaczone pola NIE.

oPunkty 4, 5 – pola są wypełniane wartościami wpisanymi na filtrze raportu. Jeżeli na filtrze nie zostaną wpisane żadne wartości, w formularza zostaną zaznaczone pola NIE i pozostałe nie będą wypełnione.

oPunkt 6 – jest wypełniany gdy dokument dotyczy zasiłku macierzyńskiego; domyślne wartości są pobierane z wprowadzonych dokumentów w zakładce Nieobecności, potwierdzających udzielenie urlopu związanego z rodzicielstwem, a w przypadku zaznaczenia pola edycji – wartości wpisane na filtrze raportu.

oPunkt 7 – jest wypełniany wartościami danych nadzorowanych o wykonywaniu pracy u pracodawcy w trakcie trwania urlopu rodzicielskiego. Po zaznaczeniu pola edycji – wartościami wpisanymi na filtrze raportu. Gdy brak danych jest zaznaczone pole NIE.

●Informacje o wypłaconych świadczeniach są wypełnione z dokumentów rozliczonych w systemie (zakładka Nieobecności) o statusie co najmniej Z, z tym że jeżeli dokument dotyczy kontynuacji zasiłku macierzyńskiego lub świadczenia rehabilitacyjnego, zostanie wykazany również okres wypłaty zasiłku chorobowego bezpośrednio przed zasiłkiem macierzyńskim lub świadczeniem rehabilitacyjnym. Gdy w danym punkcie brak danych – zostanie zaznaczone pole NIE.

●Pozostałe informacje – domyślnie jest wstawiana wartość wynikająca z ostatniego wiersza w tabeli LICZBA_UBEZP skojarzonej w danych płatnika. Po zaznaczeniu pola – zostanie wpisana wartość przedziału liczby ubezpieczonych wybrana z dostępnej listy.

●Informacje o składnikach wynagrodzenia są do formularza pobierane według takich samych zasad jak do wyliczania podstaw zasiłkowych, z tym że:

oKwoty składników nie są pomniejszane o składki społeczne.

oSkładniki pomniejszane proporcjonalnie są wykazywane w wysokości wypłaconej.

oSkładniki płacowe są wykazywane w poszczególnych kolumnach zgodnie z algorytmem wliczania do podstawy zasiłkowej w definicji składnika płacowego, z tym że:

▪Składniki z algorytmem Składnik wliczany po dopełnieniu do nominału miesiąca mogą być wykazywane w kolumnie nr 7 lub w kolumnie nr 6. Zależy to od zaznaczenia w pola W Z-3 wykazywany w kol. nr 6: w definicji, zakładka Obsługa ZUS, które jest aktywne tylko przy składnikach z algorytmem Składnik wliczany po dopełnieniu do nominału miesiąca. Pole zaznaczone - składnik będzie wykazywany w kolumnie nr 6; pole nie zaznaczone - w kolumnie nr 7.

▪Składniki wliczane do podstawy zasiłkowej z zaznaczonym polem Wynagrodzenie za urlop i nieobecność płatną jak za urlop są wykazywanie w Z-3 w kolumnie nr 6 niezależnie od algorytmu przy tym składniku.

oW Z-3 po ustaniu zatrudnienia są wykazywane również składniki, do których pracownik zachowuje prawo za okres pobierania zasiłku. Są to składniki skojarzone z odpowiednimi punktem Z-3 w zakładce Składniki płacowe wypłacane za okres pobierania zasiłku.

oDo punktu 5 informacji o innych umowach niż umowa o pracę i składnikach wynagrodzenia przysługujących do określonego terminu jest wstawiany tekst na filtrze raportu. Gdy pole na filtrze nie zostanie zaznaczone w Z-3 będzie zaznaczone pole NIE.

●Uwagi – tekst wpisany na filtrze raportu oraz opis przyczyn nieprzepracowania całego miesiąca w przypadku gdy nie mieści się w kolumnie nr 5, pkt 1.

●Data – data wpisana na filtrze raportu w polu o takiej samej nazwie.

Wciśnięcie przycisku OK po uprzednim określeniu parametrów wykonania raportu i formy zapisu raportu wynikowego oraz skojarzeniu danych kadrowych w zakładkach okna uruchomienia raportu uruchomi proces pobierania danych do raportu i zapisu raportu wynikowego w miejscu wskazanym przez użytkownika.

Po wykonaniu raportu są zapisywane parametry wpisane w oknie przed uruchomieniem jego wykonania.