<< Kliknij, aby wyświetlić Spis treści >> Nawigacja:  SIMPLE.ERP > Obrót towarowy > Sprzedaż > Dokumenty sprzedaży

Dokument sprzedaży obsługuje wystawianie faktur lub paragonów sprzedaży. W przypadku sprzedaży towarów z magazynu tworzone są dokumenty magazynowe. Z dokumentów sprzedaży generowane są także zapisy do rejestru VAT, należności do rozrachunków z kontrahentem, dekrety księgowe. Z dokumentów sprzedaży mogą być także wysyłane dane potrzebne do obliczenia prowizji dla sprzedawców.

Dokumenty sprzedaży mogą być inicjowane ręcznie przez operatora, mogą też być tworzone automatycznie na podstawie zamówień odbiorców, dokumentów rezerwacji, dokumentów wydania zewnętrznego lub z obsługi handlowej.

Parametry wywołania z pulpitu

System umożliwia uruchomienie edycji dokumentu z domyślną wartością:

●Typu dokumentu,

●Magazynu,

●Stanowiska wystawiania faktur,

●Sprzedawcy,

Dokument sprzedaży

Okno Dokument sprzedaży zawiera trzy sekcje: dane nagłówka dokumentu, lista pozycji, rozwinięcie danych pozycji dokumentu.

Informacje ogólne

Typ dokumentu, Identyfikator, Data dokumentu, Data operacji,

Poniżej opisano elementy różniące dokument sprzedaży od ogólnego schematu współpracy z dokumentami.

Dane podstawowe nagłówka

Dodatkowymi polami są:

●Odbiorcy – identyfikator odbiorcy towarów,

●Magazyn – domyślnie podpowiadany magazyn, dla każdej pozycji dokumentu można go zmienić,

●Brak w mag. – w przypadku zaznaczenia tej flagi, z danej pozycji nie zostanie wygenerowany żaden dokument wydania, natomiast w przyszłości, gdy stan magazynowy będzie dostępny, można z niej utworzyć automatycznie odpowiedni dokument wydania zewnętrznego,

●Stanowisko sprzedaży – identyfikator stanowiska sprzedaży,

●Status – status dokumentu określa jego stan w procesie przetwarzania dokumentu. Status przyjmuje jedną z następujących wartości: Roboczy, Zadysponowany częściowo, Do zatwierdzenia, Zatwierdzony,

●Kategoria obrotu – domyślna kategoria obrotu,

●Data skrócona – jeśli pole to jest włączone data dokumentu wyświetlana jest w skróconym formacie (rok i miesiąc),

●Warunki płatności dla dokumentu sprzedaży – jeśli odbiorca ma niezależnie zdefiniowane warunki płatności, to one są domyślnie zapisane do tego dokumentu,

●Data zamówienia – data zamówienia lub planowanego odbioru towarów i usług,

●Sprzedawca – sprzedawca wystawiający dokument sprzedaży,

●Rejestr VAT – wskazanie podokresu rozliczeniowego dla podatku VAT, do którego zostanie zaliczony dokument sprzedaży, sposób wyznaczenia tego okresu zależy od wyznacznika wskazanego w zapisanym w dokumencie atrybucie VAT,

●Odbiorca – pole edytowalne tylko jeśli wybrano pole Stały i wtedy jest do niego wprowadzany identyfikator odbiorcy,

●Stały – pole wybrane oznacza, że dokument sprzedaży wystawiany będzie dla odbiorcy stałego, zdefiniowanego w bazie odbiorców. Jeśli to pole nie jest zaznaczone, istnieje możliwość wystawienia dokumentu dla odbiorcy uprzednio nie zdefiniowanego. W takim przypadku, dla dokumentu zaznaczonego jako rozrachunkowy (w typie dokumentu podany tytuł rozrachunku), należność jest generowana na kontrahenta podanego w parametrach firmy jako odbiorca jednorazowy.

●KSeF: Podlega KSeF – pole wybrane oznacza, że dokument sprzedaży powinien być uwzględniony na liście dokumentów do KSeF.

Zakładka Odbiorca (płatnik, podatnik)

W przypadku kiedy odbiorca nie był wcześniej wprowadzony do systemu (odbiorca stały) czy nie, wszystkie jego dane, jak nazwa czy adres, mogą być zmienione na zakładce Odbiorca i są zapisywane razem z dokumentem.

Wszystkie zakładki związane z opisem odbiorcy mają następujące pola wspólne:

●Nazwa – nazwa odbiorcy,

●Dane adresowe (Kraj, Powiat, Województwo, Gmina, Kod pocztowy, Miasto, Ulica, Nr domu, Nr mieszkania),

●NIP – numer identyfikacji podatkowej,

Oprócz pól opisanych powyżej dostępne jest również pole Adres pozwalające na wybranie adresu odbiorcy spośród adresów dla niego uprzednio zdefiniowanych. Po wyborze adresu następuje automatyczne wypełnienie pól na zakładce. Domyślnie jest podpowiadany adres do fakturowania.

Jeśli w danych odbiorcy jest wskazany jako płatnik inny kontrahent lub też w danym dokumencie został wybrany inny płatnik, to dostępna jest dodatkowa sekcja Płatnik z danymi tego kontrahenta. Należność jest wówczas generowana na konto płatnika.

W pewnych sytuacjach odbiorca lub płatnik nie jest bezpośrednim podatnikiem VAT. W danych odbiorcy możemy wówczas wskazać kontrahenta rozliczającego podatek VAT (pole Podatnik). Informacja ta będzie przeniesiona do faktury sprzedaży. Także niezależnie można w samym tym dokumencie wybrać innego podatnika.

Dla faktur wychodzących do KSeF system wymaga uzupełnionych danych adresowych. W przypadku braku adresu wyświetlana jest informacja o jego wymagalności. Dla faktur sprzedaży z opcją Zatwierdzenie generuje KSeF nie można zatwierdzić takiego dokumentu.

Zakładka Właściwości

Właściwości dokumentu sprzedaży:

●Wystawił/Zatwierdził – identyfikator użytkownika systemu SIMPLE.ERP, który wystawia dokument, pole nie modyfikowalne,

●Rodzaj – określa rodzaj dokumentu sprzedaży (faktura lub paragon fiskalny), pole nie modyfikowalne,

●Faktor – pole wykorzystywane na potrzeby KSeF. Wybór faktora powoduje, że w pliku XML zwracany jest Podmiot 3 z rolą „1 – faktor” a zamiast węzła Faktura/Fa/Platnosc/RachunekBankowy zwracany będzie węzeł Faktura/Fa/Platnosc/RachunekBankowyFaktora. Dane konta faktora pobierane są z zakładki Konta bankowe wybranego faktora (Odbiorca),

●Liczba kopii wydruku – określa liczbę kopii wydruku podczas drukowania dokumentu,

●Opis opakowania – 40 znakowy opis,

●Konto bankowe – zmiana konta bankowego sprzedawcy. Podpowiadane są konta firmy zdefiniowane w parametrach firmy (zakładka "Konta bankowe"). Domyślnie na wydruku faktury występuje konto ze wskazaną kolejnością użycia 0, ale w tym polu można je zmienić na inne,

●Typ dokumentu wydania – określa typ dokumentu wydania zewnętrznego, który powstanie z dokumentu wydania po wydaniu towaru z magazynu. Pole aktywne tylko w przypadku gdy ustawione jest pole Generacja dokumentu wydania z ustawioną modyfikowalnością danych,

●Typ transakcji magazynowej – określa typ dokumentu magazynowego, który powstanie z dokumentu sprzedaży po wydaniu towaru z magazynu. Pole aktywne tylko, gdy nie jest ustawione pole Generacja dokumentu wydania. Generacja dokumentu wydania określa jaki dokument powstanie podczas zatwierdzania dokumentu sprzedaży. Jeśli pole jest ustawione, wygenerowany zostanie dokument wydania zewnętrznego, w przeciwnym przypadku wygenerowany zostanie bezpośrednio dokument magazynowy,

●Generacja dokumentu wydania – zaznaczenie powoduje, iż po zatwierdzeniu dokumentu automatycznie jet generowany dokument wydania,

●Automatyczne zatwierdzanie transakcji – pole aktywne tylko w przypadku, gdy nie jest ustawione pole Generacja dokumentu wydania. Jeśli jest wybrane generowane transakcje magazynowe podczas zatwierdzania dokumentu sprzedaży będą automatycznie zatwierdzane. W przeciwnym przypadku zostaną tylko wygenerowane,

●Osoba odbierająca – imię i nazwisko osoby upoważnionej do podpisywania faktur. Osoby posiadające takie uprawnienia mogą być zapisane w danych odbiorcy (opcja "Kompetencje osób"). Domyślnie podpowiadana jest osoba mająca zaznaczoną flagę domyślności dla kompetencji "Faktury", można ją jednak zmienić na inną osobę posiadającą tę kompetencję,

●Transakcja trójstronna – informacja o rodzaju dostawy wewnątrzunijnej,

●Zlecenie, Komórka, Pracownik – pole informujące o kierunku sprzedaży,

●Kontrakt – pole ustawiane przez użytkownika, bądź ustawiane przez akcję generowania dokumentu sprzedaży z poziomu kart pracy podwykonawców.

Zakładka VAT, Opusty, Rabaty

●VAT – cechy opisujące sposób wyznaczania wartości VAT na fakturze:  

oSuma VAT z pozycji – cecha ta decyduje o sposobie wyznaczania kwoty VAT dokumentu. W przypadku wybrania tego pola jest ona wyznaczana jako suma kwot VAT z pozycji, w przeciwnym jako procent kwoty netto dokumentu,

oAtrybut VAT – atrybut decydujący o sposobie rozliczania VAT; ma on podstawowe znaczenie podczas przygotowywania danych do deklaracji VAT 7,

oCeny brutto – cecha określająca czy ceny wprowadzane na fakturze są cenami netto czy brutto, pole nie modyfikowalne. Cecha szczególnie istotna przy zastosowaniu drukarki fiskalnej, która interpretuje wprowadzoną cenę jako brutto,

oKod typu dokumentu – ,

oKod typu procedury – ,

●Rabaty:

oEdytowalność rabatu – ustawienie tego pola zezwala na edytowanie rabatów dla pozycji dokumentu, pole nie modyfikowalne – wynika z definicji typu dokumentu,

oRozliczanie opustów – pole decyduje o sposobie rozliczania opustów klienta i związanego z warunkami płatności na fakturze. Obecnie dopuszczalne jest tylko wliczanie opustów w wartość pozycji,

●Opusty:

oOpust klienta – procent i wartość opustu klienta. Klientowi można wcześniej przyznać procentowe opusty zależne od całkowitej wartości faktury, wówczas będą automatycznie wprowadzane do dokumentu. Jeśli typ dokumentu przewiduje edytowalność opustu, można, po zaznaczeniu flagi uaktywniającej edycję opustu, wprowadzić procent opustu,

oOpust za termin płatności – wartość opustu za termin płatności. Dla pewnych form płatności, np. za gotówkę, można podać procentowy opust z tego tytułu. Opust ten jest wprowadzany automatycznie do dokumentu sprzedaży po wybraniu takiego warunku płatności.

Oba powyższe opusty są doliczane do wartości każdej pozycji faktury proporcjonalnie do jej wartości. Ich wartości dostępna są w pozycjach faktury na zakładce Rabaty.

Zakładka Transport i ubezpieczenie

●Metoda dostawy – pole to zawiera typ metody dostaw, który zostanie przyjęty jako domyślny dla dokumentu sprzedaży. Jeśli faktura dotyczy dostawy wewnątrzunijnej, kod ten będzie przeniesiony do deklaracji Intrastat. Z metodą dostaw także można związać sposoby obliczania transportu i ubezpieczenia,  

●Transport – zaznaczone pole wyboru umożliwia wprowadzenie wartości transportu,  

●Ubezpieczenie – zaznaczone pole wyboru umożliwia wprowadzenie wartości ubezpieczenia,  

●Kwota transportu, Kwota ubezpieczenia – kwota netto transportu i ubezpieczenia,  

●Stawka VAT Transportu, Stawka VAT Ubezpieczenia – stawki VAT dla transportu i ubezpieczenia.  

Zakładka Podsumowanie

Podsumowanie dokumentu składa się w zależności od typu dokumentu (walutowy, nie walutowy) z jednej lub dwu grup kolumn podsumowujących wartości dokumentów. Kolejne kolumny w obrębie grup zawierają następujące wartości: wartość netto, wartość kwoty VAT, oraz wartość brutto. Kolejne wiersze podsumowania zawierają wartości dla transportu, ubezpieczenia, sumy kolumn, oraz całkowitej sumy dokumentu.

Zakładka Warunki płatności

Na zakładce mamy możliwość dodawania, usuwania lub modyfikowania predefiniowanych warunków płatności. Pole kwota może być edytowane lub jest wypełniane po przeliczeniu dokumentu w zależności od rodzaju (procent/kwota). Jeśli w warunkach płatności występuje przynajmniej jedna pozycja z rodzajem kwota, to wartości pozostałych pozycji (rodzaju procent) są wyliczane wg wzoru:

●wartość dokumentu – suma wszystkich pozycji rodzaju kwota) * procent w danej pozycji.

Pole termin płatności zawiera datę automatycznie wyznaczaną na podstawie daty dokumentu i typu płatności. Pozostałe pola mają takie samo znaczenie jak w definicji warunków płatności. Do każdej z podanych płatności można dodać jej opis, który domyślnie jest kopiowany z definicji warunków płatności, ale podlega edycji w dokumencie.

Na zakładce zostało dodane pole MPP, które służy do oznaczenia realizowanej transakcji do płatności w trybie Split Payment (mechanizm podzielonej płatności). Na zakładce tej umieszczono funkcję Sprawdź i aktualizuj MPP, która sprawdza czy transakcja spełnia warunki do zastosowania metody podzielonej płatności. Warunki te to:

●w dokumencie występuje produkt, który w kartotece został oznaczony flagą MPP;

●wartość brutto dokumentu >= 15.000 zł, niezależnie od wartości produktu MPP.

Funkcja sprawdzająca uruchamiana jest również podczas zatwierdzania dokumentu sprzedaży, a spełnienie warunków komunikowane jest odpowiednim komunikatem i pytaniem do operatora.

Dodatkowo szablon wydruku dokumentu sprzedaży Faktura VAT został uzupełniony o zapis „METODA PODZIELONEJ PŁATNOŚCI” umieszczany w adnotacjach dokumentu, jeżeli transakcja spełnia wyżej wymienione warunki.

Umieszczenie adnotacji nie jest zależne od zaznaczenia w zakładce Warunki płatności flagi MPP. Takie rozwiązanie przyjęto przede wszystkim z powodu drukowania dokumentu sprzedaży przed jego zatwierdzeniem w statusie Roboczy.

Uwaga

Inne sposoby obsługi obligatoryjnego Split Payment można realizować poprzez wykorzystanie dedykowanych funkcji (skrypty) oraz modyfikacje raportów systemowych lub już używanych przez Klientów.

Zakładka Adnotacje

Umożliwia wprowadzenie dodatkowych uwag lub informacji dotyczących danego dokumentu.

Zakładka Załączniki

Umożliwia dodanie załącznika do dokumentu. Program informuje o liczbie załączników dodanych w tym miejscu. Dołączanie polega na wybraniu z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy rodzaju obiektu załącznika:

●Nowy plik – zapisuje wskazany w lokalizacji na dysku plik do bazy danych; umożliwia zarządzanie wersjami załącznika,  

●Nowy skrót – zapisuje skrót do wskazanego w lokalizacji na dysku pliku; jeżeli plik ten ma być dostępny dla innych użytkowników systemu to powinien być on udostępniony na współdzielonym zasobie sieciowym,

●Nowy URL – umożliwia wprowadzenie adresu URL np. link do strony WWW, link do dokumentu w sieci internet lub intranet,

●Nowy folder – dodaje folder, w którym mogą być następnie umieszczane załączniki; pozwala uporządkować i zorganizować załączniki,

●Nowy skrót folderu – dodaje skrót folderu na dysku lub zasobie sieciowym.

Zakładka Dane dodatkowe

Zakładka zawiera parametry repozytorium. Parametry te mogą być przypisane do nagłówka i pozycji dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów. Parametry nagłówka dokumentu sprzedaży oraz Parametry pozycji dokumentu sprzedaży definiowane są w typie dokumentów sprzedaży. Użytkownik może wykorzystać wszystkie typy danych zdefiniowane w repozytorium.

Zakładka KSeF

Zakładka zawiera informacje dotyczące trybu KSeF, stanu dokumentu KSeF, statusu przetwarzania, numeru referencyjnego oraz historii KSeF.

Edycja pozycji prostej dokumentu

W dokumencie sprzedaży występują dwa rodzaje pozycji: pozycje i agregaty pozycji. Podczas wprowadzania nowej pozycji do dokumentu należy wskazać, jakiego rodzaju ma ona być. Pozycje to zdefiniowane w systemie produkty (komplety handlowe, towary i usługi), a agregaty to tworzone ad hoc w dokumencie pozycje grupujące towary lub usługi. Zarówno komplety handlowe, jak i agregaty mają podobną strukturę i obsługę. Podstawowa różnica polega na tym, że komplet jest wcześniej zdefiniowany w systemie, a agregat jest określany w całości w dokumencie.

W pozycji dostępne są następujące pola:

●Produkt – pole to zawiera identyfikator produktu,

●Ilość,

●Jednostki miary. Domyślnie podpowiadana jest handlowa jednostka miary. W przypadku agregatów podpowiadana jest bazowa jednostka miary dla typu jednostki liczebności.

●Cena – cena jednostkowa produktu w zależności od wartości pola Ceny brutto cena netto lub brutto,

●Rodzaj ceny – wskazanie rodzaju ceny (cennika) dla cen sprzedaży, pole to jest wypełniane automatycznie podczas wyznaczania ceny, jeśli w danym okresie istnieje dla danego artykułu aktualny cennik,

●Stawka VAT,

●Procent rabatu pozycyjnego – rabat przyznawany dla pozycji, edytowalny lub nie w zależności od wartości pola Rabat edytowalny, wartość tego rabatu widoczna jest w szczegółach pozycji,

●Wartość netto,

●Kwota VAT,

●Wartość brutto,

●Kategoria obrotu,

●Magazyn,

●Brak w magazynie – w przypadku zaznaczenia tej flagi, z danej pozycji nie zostanie wygenerowany żaden dokument wydania, natomiast w przyszłości, gdy stan magazynowy będzie dostępny, można z niej utworzyć automatycznie odpowiedni dokument wydania zewnętrznego,

●Dyspozycja – zaznaczenie tego pola wywołuje próbę dyspozycji towaru w podanym magazynie. Dyspozycja polega na zarezerwowaniu określonej ilości danego towaru. Zabezpiecza to przed sytuacją, gdy podczas tworzenia dokumentu w magazynie znajduje się odpowiednia ilość towaru, natomiast podczas jego zatwierdzania okazuje się, że jest go za mało. Pole występuje tylko na liście pozycji. Dyspozycja jest wymagana, jeśli dokument sprzedaży jest realizowany przez transakcję magazynową. Jeśli wydanie towaru odbywa się przez dokument wydania, to towar może być także zadysponowany z dokumentu wydania, a istniejące dyspozycje na fakturze będą przepięte na dokument wydania,

Edycja agregatu, kompletu

Agregaty lub komplety to pozycje grupujące pozycje proste. Komplety definiowane są na liście produktów, agregaty tworzone są bezpośrednio w dokumencie.

Komplety mogą być trzech rodzajów: multiplikujący, sumujący i nieokreślony (definicje tych rodzajów są podane w opisie produktu), natomiast agregat jest odpowiednikiem kompletu nieokreślonego, ale nie zdefiniowanego wcześniej.

Część ich atrybutów jest taka sama jak dla pozycji (Produkt, Ilość, Jm, cena, Stawka VAT, Rabat, Wartość netto, Kwota VAT, Wartość brutto). Dodatkowe cechy charakterystyczne dla agregatów to:

●Sposób drukowania agregatu – pole wyboru decydujące o tym w jaki sposób widoczne będą agregaty na wydruku. Mogą być widoczne tylko nagłówki, nagłówki i pozycje albo same pozycje kompletu lub agregatu,

●Kwota do podsumowania – pole wyboru decydujące o tym jaka wartość brana jest do podsumowania dokumentu. Istnieją dwie możliwości. Może to być wartość nagłówka agregatu, lub suma wartości jego podpozycji. Jeśli wybrano kwotę do podsumowania z nagłówka, wtedy edycja danych wartościowych jest dostępna tylko w nagłówku (pozycje nie posiadają danych wartościowych). Jeśli wybrano kwotę do podsumowania z pozycji, wtedy wszystkie dane wartościowe w nagłówku, jak wartość netto czy VAT są sumowane z pozycji.

Rabaty

Zakładka z wartościami rabatów dla pozycji pojawia się tylko gdy w polu Rozliczanie opustów wybrano wartość W pozycji. W takim przypadku opusty klienta i za warunki płatności są proporcjonalnie do wartości pozycji dzielone między pozycje i transport (jeśli w definicji metody dostawy jest zaznaczone pole wyboru Czy opust dotyczy transportu).

Pozycje – nawigacja

Pozycje dokumentu sprzedaży posiadają rozszerzoną funkcjonalność w stosunku do pozycji typowego dokumentu.

Dodatkowe możliwości związane są z agregatami i kompletami. Do listy pozycji dokumentu można dodać: zwykłą pozycję, agregat lub „podpozycję". Opcje związane z dodawaniem i usuwaniem znajdują się w menu kontekstowym.

Operacja usuwania agregatu lub kompletu pozwala na skasowanie podpozycji lub przeniesienie podpozycji do poziomu zwykłych pozycji bez nagłówka kompletu.

Dwukrotne kliknięcie agregatu powoduje jego zwinięcie lub rozwinięcie w zależności od stanu w jakim aktualnie przebywa. Podobny efekt można uzyskać używając przycisków – rozwinięcie pozycji i Operacja dyspozycji dla dokumentu powoduje zadysponowanie wszystkich pozycji dokumentu zawierających towar magazynowany (z podanym magazynem). W przypadku braku dostępnych ilości jest odpowiedni komunikat.

Usuwanie pozycji dodanej na korekcie faktury

Obsługa Podmiotu trzeciego (KSeF) w fakturach sprzedaży ERP

W KSeF wprowadzając fakturę sprzedaży użytkownik może zdefiniować podmiot inny niż sprzedawca/główny nabywca. Dostępne role dla tego podmiotu to:

●Faktor,

●Odbiorca,

●Podmiot pierwotny,

●Dodatkowy nabywca,

●Wystawca faktury,

●Dokonujący płatności,

●JST – wystawca,

●JST – odbiorca,

●GRV – wystawca,

●GRV – odbiorca,

●Rola inna.

Podmiot trzeci > Rola: Dokonujący płatności

W pliku XML (wysyłanym do KSeF) wygenerowanym z faktury sprzedaży wystawionej w SIMPLE.ERP znajdzie się Podmiot trzeci z rolą Dokonujący płatności, gdy w definicji faktury:

●Płatnik jest różny do wybranych odbiorcy oraz podatnika

Podmiot trzeci > Rola: Odbiorca

W pliku XML (wysyłanym do KSeF) wygenerowanym z faktury sprzedaży wystawionej w SIMPLE.ERP znajdzie się Podmiot trzeci z rolą Odbiorca, gdy w definicji faktury:

●Odbiorca jest różny do wybranych płatnika oraz podatnika lub

●Odbiorca ma wybrany na fakturze adres ze zdefiniowanym IDWew

Podmiot trzeci > Rola: wystawiający fakturę

W pliku XML (wysyłanym do KSeF) wygenerowanym z faktury sprzedaży wystawionej w SIMPLE.ERP znajdzie się Podmiot trzeci z rolą Wystawiający fakturę, gdy w definicji faktury:

●Wybrane na fakturze stanowisko sprzedaży ma wskazany oddział ze zdefiniowanym IDWew

       Akcje i przyciski dostępne na dokumencie sprzedaży