Generowanie plików z danymi uczestnika PPK w formacie XML jest dostępne z okna Zarządzanie PPK z menu Lokalne->Generowanie plików z danymi uczestnika PPK oraz z ikony w górnym pasku narzędziowym 
Generowanie plików z danymi uczestnika PPK. Po wyborze polecenia wyświetli się okno definiowania parametrów generowania pliku.
Rysunek 1363. Okno generowania pliku z danymi uczestników PPK
W oknie należy określić następujące parametry:
●W górnej części okna określić rodzaj danych, które będą zebrane do pliku zaznaczając odpowiednie pola:
oRejestracja uczestnika – zostanie utworzony plik Rejestracja uczestnika z danymi identyfikacyjnymi i adresowymi wybranych uczestników, u których w zakresie dat od do wpisanych w sekcji Data złożenia deklaracji wystąpiło pierwsze złożenie deklaracji o uczestnictwie.
oDeklaracja uczestnika – zostanie utworzony plik Deklaracja uczestnika. Plik będzie zawierał dane identyfikacyjne i adresowe wraz z informacją o dacie i typie deklaracji z symbolem RE, WD lub WA złożonej jako kolejna i ostatnia w zakresie dat od do wstawionych w sekcji Data złożenia deklaracji oraz informację o zmianie % składek uczestnika jeżeli zmiana nastąpiła w zakresie dat wpisanych w sekcji Data złożenia deklaracji.
oRejestracja i Deklaracja uczestnika – utworzony plik będzie zawierał dane z zakresu dat wpisanych w sekcji Data złożenia deklaracji dotyczące: rejestracji uczestników jeżeli we wpisanym zakresie dat wystąpiło pierwsze złożenie deklaracji o uczestnictwie, deklaracji uczestników, u których wystąpiły kolejne deklaracji z symbolem RE, WD lub WA.
oZmiana danych kontaktu elektronicznego. Po zaznaczeniu pola i wstawieniu daty w aktywnym polu Data zmiany zostanie utworzony plik z danymi uczestników i danymi: kontakt e-mail oraz kontakt tel. i data zmiany wpisaną w oknie. W zależności od zaznaczenia pola Uwzględnij puste wartości, w pliku będzie dana kontakt e-mail oraz kontakt tel. z niewypełnioną wartością.
●W sekcji Data złożenia deklaracji wstawić zakres dat od do złożenia deklaracji, które będą pobrane do pliku.
●W polu Nazwa pliku - wpisać nazwę i miejsce zapisu pliku na dysku użytkownika.
●Dla wielu płatników nazwa pliku poprzedzona – pole wyboru rodzaju tekstu, który w nazwie pliku xml zostanie wpisany przed tekstem zamieszczonym w polu Nazwa pliku. Dotyczy to baz, w których zdefiniowano więcej niż jednego płatnika. W takich bazach powstaje tyle plików xml ilu płatników wystąpiło w danych uczestników. W zależności od wyboru w nazwie każdego z utworzonych plików, zostanie zamieszczony: nr NIP lub PESEL gdy wybrano Identyfikatorem, Nazwa skrócona wpisana w danych płatnika gdy wybrano Nazwą skróconą. W bazach z jednym płatnikiem nazwa pliku xml będzie taka jak wpisana w polu Nazwa pliku.
●Wersja pliku xml – pole wyboru wersji, w której powinien być przygotowany plik xml z danymi. Należy wybrać wersję zgodną z wersją, w której plik może zostać pobrany przez instytucję finansową.
●Data generowania – pole edycji daty, pod którą plik zostanie wygenerowany.
●Płatnik – sekcja wyboru numeru NIP płatnika w bazach z wieloma płatnikami, w przypadku generowania pliku z danymi uczestników przyporządkowanych do tego płatnika. Przy braku wyboru płatnika zostanie przygotowanych tyle plików ilu płatników wystąpiło w danych uczestników wybranych do generowania pliku, którzy spełniają kryteria pobrania do pliku.
●Wybrać listę osób, których będzie dotyczyła operacja zaznaczając odpowiednie pole w sekcji Lista osób do obliczeń:
oOsoby wybrane – wybór dotyczy osób zaznaczonych w oknie Zarządzanie PPK.
oWszyscy – wszystkie osoby zarejestrowane w bazie.
oOsoby z listy – osoby z listy osób wybranych z możliwością modyfikacji po wciśnięciu przycisku Modyfikuj listę osób.
oOsoby z wzorca – zaznaczenie pola uaktywni sekcję Wyszukiwanie wg zestawu kryteriów, w której użytkownik może wybrać odpowiedni zestaw kryteriów wyszukiwania osób do inicjowania danych do PPK.
Po określeniu parametrów inicjowania danych i wciśnięciu przycisku OK zostanie utworzony jeden lub wiele plików w formacie XML. Plik lub pliki zostaną zapisane pod nazwą i w lokalizacji wskazanej przez użytkownika.
Po wykonaniu operacji wyświetli się informacja o parametrach generowania pliku oraz o osobach, których dane zostały zebrane. Ponadto w oknie Zarządzanie PPK na liście osób z danymi uczestnika, w kolumnie Zapis do pliku pojawi zaznaczenie przy zestawie danych (pozycji na liście danych uczestnika), które zostały zebrane do pliku.
Utworzony plik będzie zawierał dane płatnika, dane identyfikacyjne i adresowe oraz informacje odpowiednio: o rejestracji i/lub deklaracjach uczestników albo o zmianie danych kontaktu elektronicznego uczestników znajdujących się na liście osób wybranych, które spełniają kryteria określone w oknie generowania pliku.
Pobieranie danych adresowych
Dane adresowe do pliku (adres zamieszkania i do korespondencji) są pobierane z aktywnej teczki głównej osoby, tj. takiej, w której brak daty zakończenia stosunku pracy lub data ta jest późniejsza niż data generowania danych. Jeżeli w teczce głównej jest data zakończenia stosunku pracy wcześniejsza niż data generowania pliku i osoba ma wiele teczek – z teczki, która spełnia ten warunek, gdy nie ma takiej teczki – brak danych adresowych w pliku.
W polu adres zamieszkania jest wstawiany adres zamieszkania z teczki aktywnej, w której był dodany najpóźniej. Jeżeli nie ma go w żadnej z aktywnych teczek, to adres zameldowania. Jak brak adresu zamieszkania i zameldowania – węzeł nie jest wypełniony.
W polu adres do korespondencji jest wstawiany adres do korespondencji z teczki aktywnej. Jeżeli nie ma go w żadnej z aktywnych teczek, to adres zamieszkania. Jak brak adresu do korespondencji i zamieszkania – węzeł nie jest wypełniony.
Dane osób bez adresu nie są zapisywane do pliku. Na koniec generowania pliku jest wyświetlana lista osób, które posiadają dane PPK zgodne z kryteriami na filtrze, ale nie mają danych adresowych.
Uwaga
●Do pliku z danymi uczestnika nie są pobierane dane osób, które złożyły Deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK przed dniem zawarcia umowy o prowadzenie PPK lub nabycia prawa uczestnictwa w PPK, ponieważ w przypadku takich osób nie jest zawierana umowa o prowadzenie PPK i nie ma podstaw do przekazywania danych takich osób. Na liście uczestników PPK powinny znaleźć się WYŁĄCZNIE dane osób, które przystępują do PPK, a więc: osoby pomiędzy 18. a 55. rokiem życia, które nie zrezygnowały z dokonywania wpłat do PPK przed dniem zawarcia umowy o prowadzenie PPK lub nabycia praw do uczestnictwa w PPK oraz osoby pomiędzy 55. a 70. rokiem życia, które złożyły wniosek o zawarcie w ich imieniu Umowy o prowadzenie PPK.
●W przypadku gdy w zakresie dat wpisanych w sekcji Data złożenia deklaracji jest deklaracja rejestracji uczestnictwa w PPK i deklaracje uczestnika PPK, do pliku zostanie pobrana ostatnia deklaracja złożona w zakresie tych dat. Dane o rejestracji zostaną pobrane do pliku jeżeli zakres dat w oknie nie obejmie żadnej z dat złożenia deklaracji po zarejestrowaniu.
Pliki z danymi uczestników PPK użytkownik może przechowywać, modyfikować, przekazać do Instytucji finansowej albo usunąć.
Uwaga
Pliki z danymi o rejestracji uczestnika w PPK przesyłane do instytucji finansowej, w polu ID_KADRY mogą zawierać: techniczny identyfikator GUID lub Nr teczki głównej. Zależy to od ustawień parametru Kadrowy identyfikator informatyczny przekazany podczas rejestracji uczestnika w PPK w opcji Personel->Obiekty uzupełniające->Dane nadzorowane-konfiguracja->Pozostałe parametry->zakładka Ogólne.