W zakładce użytkownik określa parametry wykonania raportu, takie jak:

●Miejscowość, Dnia – nazwa miejscowości i data w formacie dd-mm-rrrr wpisane w polach zostaną zamieszczone w prawym górnym rogu raportu. Data wpisana w polu Dnia jest jednocześnie datą sterującą pobieranie danych do raportu w taki sposób, że informacje zostaną pobrane odnośnie umowy rozwiązanej w terminie równym tej dacie lub bezpośrednio poprzedzającym tę datę.

●Czy zamieścić w nagłówku dane pracodawcy? Po zaznaczeniu pola w nagłówku raportu, w lewym górnym rogu raportu zostaną wpisane dane pracodawcy z opcji Firma->Struktura organizacyjna->zakładki Dane i Adres oraz numer NIP lub REGON-PKD, w zależności od zaznaczenia pól poniżej: numer NIP lub numer REGON-PKD.

●Nie dołączaj osób wg danej grupującej. Zaznaczenie pola oznacza, że do raportu będą pobrane dane tylko z teczek będących na liście wybranych do raportu. Po odznaczeniu, do raportu zostaną dołączone dane z wszystkich teczek osoby fizycznej, której co najmniej jedna teczka jest w grupie wybranych.

●Lista osób do raportu – sekcja wyboru osób, dla których raport zostanie wykonany:

oWydruk dla wybranego pracownika – po zaznaczeniu pola, raport zostanie wykonany dla osoby zaznaczonej na liście osób w oknie startowym.

oOsoby z listy – wykonanie raportu dla listy osób wybranych z możliwością jej zmiany po wciśnięciu przycisku Modyfikuj listę osób.

oOsoby z wzorca – raport dla osób wyszukanych. Po zaznaczeniu pola będzie aktywna sekcja Wyszukiwanie według zestawu kryteriów, w której należy wybrać odpowiedni zestaw kryteriów wyszukania osób do raportu oraz kryteriów uzupełniających wyszukiwanie. Po uruchomieniu wykonania raportu w pierwszej kolejności zostaną wyszukane osoby według wybranego kryterium (wzorca) i raport zostanie wykony dla osób wyszukanych.

Rysunek 700.  Parametry raportu Informacja o okresie przechowywania dokumentacji

Zakładka zawiera wyszarzone pola z numerem i opisem danych bazowych skojarzonych z danymi nadzorowanymi, w których są przechowywane informacje pobierane do raportu.

Rysunek 701.  Źródła informacji do raportu Informacja o okresie przechowywania dokumentacji

W zakładce dokonuje się wyboru szablonu do raportu oraz określa się parametry i miejsce zapisu raportu wynikowego:

●W lewej części okna znajduje się sekcja z listą szablonów do wyboru. Szablony systemowe są podkreślone, szablony użytkownika – nie. Na dostępnej liście należy zaznaczyć właściwy szablon do zapisu raportu wynikowego.

●W sekcji Sposób emisji znajdują się pola dotyczące formy zapisu raportu – w jednym lub w wielu plikach i typu dokumentu:

oŻadne pole nie zostało zaznaczone – raport dla każdej z osób wybranych zostanie zapisany w odrębnym pliku.

oZaznaczenie poszczególnych pól oznacza:

▪Czy łączyć w jeden dokument: – po zaznaczeniu, informacje dla wszystkich osób wybranych zostaną zapisane w jednym pliku.

▪Kolejne dokumenty od nowej strony: – pole aktywne po zaznaczeniu pola Czy łączyć w jeden dokument:.

▪Druk dwustronny – należy zaznaczyć gdy zaznaczono pole Czy łączyć w jeden dokument:. Pozwoli to dodać pustą stronę w celu zapewnienia parzystej liczby stron dla osoby w przypadku gdy informacje dla osób w pliku zawierają nieparzyste ilości stron.

oTyp: – pole wyboru typu programu, w którym zostanie zapisany raport. Aktualnie obsłużone są trzy typy dokumentów i jeden z nich należy wybrać:

▪Word (docx) – zalecany. Dokument zostanie zapisany w typie Word.docx. i może być modyfikowany po zapisie.

▪Word 97-2003 – dokument zostanie zapisany w typie Word.doc. i może być modyfikowany.

▪Acrobat Reader – dokument zostanie zapisany w typie Acrobad Reader (PDF) i będzie dostępny do podglądu i wydruku bez możliwości edycji.

●Czy hasło - pole do włączenia aktywności pola edycji hasła szyfrowania raportu. Po zaznaczeniu jest aktywne pole edycji hasła Hasło domyślne, w którym należy wpisać hasło chroniące przed otwarciem dokumentu lub zaakceptować domyślne, jeżeli zostało nadane. Hasło służy do jednokrotnego rozpakowania dokumentu zapisanego na stacji roboczej operatora.

●Zapisz dokument wynikowy w pliku – wymagane zaznaczenie pola, jeżeli nie jest generowany tylko podgląd dokumentu. Po zaznaczeniu należy wcisnąć przycisk obok i wskazać miejsce zapisu i nazwę wykonanego raportu (folderu, w którym plik lub pliki będą zapisane). W nazwie pliku zostanie wstawiony tekst wpisany w polu wyboru ścieżki zapisu oraz nazwisko i imię osoby, której dotyczą dane w pliku. Po ustaleniu miejsca zapisu dokumentu można zaznaczyć jedno lub obydwa pola poniżej: :

oCzy otworzyć katalog – po wykonaniu raportu zostanie otwarty katalog, w którym został zapisany.

oCzy otworzyć plik – wykonany raport zostanie wyświetlony na ekranie.

●Generowanie dokumentu – zaznaczenie oznacza wybór wykonania i zapisu raportu dla osób wybranych i według parametrów ustawionych w tej i pozostałych zakładkach okna.

●Generowanie szablonu – zaznaczenie oznacza wybór pobrania i zapisu szablonu dokumentu zaznaczonego po lewej stronie okna. W pliku zostaną zapisane nazwy obiektów i tagi (powiązania z tymi obiektami), z których są pobierane dane do raportu. Szablon zapisany w pliku WORD może być wykorzystany do zbudowania własnego raportu i dodania go w opcji System->Raporty. Szczegółowy opis dodawania szablonów do raportów systemowych znajduje się w rozdziale Podstawowe obiekty sytemu->Raporty.

●Generowanie podglądu - po zaznaczeniu pola, wygenerowany raport zostanie wyświetlony na pulpicie użytkownika do podglądu i ewentualnego wydruku.

●Dodaj do nazwy – Data i czas, Operator. Zaznaczenie pola spowoduje dodanie do nazwy pliku odpowiednio daty i czasu jego wykonania i/lub skróconej nazwy operatora.

Rysunek 702.  Okno wyboru formy i miejsca zapisu raportu Informacja o okresie przechowywania dokumentacji

Po ustawieniu parametrów wykonania raportu w zakładce Parametry i Emisja należy wcisnąć przycisk – . Po wykonaniu raportu są zapisywane parametry wpisane w oknie przed jego uruchomieniem. Poniżej przykładowy raport.

Rysunek 703.  Przykładowy raport Informacja o okresie przechowywania dokumentacji