W bazach nadzorowanych istnieje możliwość uzupełniania nieobecności z przed 1999 roku w taki sposób, że użytkownik może utworzyć drzewka nieobecności poprzez wypełnienie i zapis do grafika nagłówków dokumentów lub napełnienie drzewek raportem – status nieobecności musi być co najmniej Rg.

W bazach nienadzorowanych dane w drzewkach skojarzonych z danymi nadzorowanymi: nieobecności płatne (nr 016800), niepłatne (nr 016670) i zasiłkowe (nr 016000) są edytowalne (jest odblokowana edycja wartości i definicji tych danych). Użytkownik może wprowadzać do drzewek wartości danych ręcznie lub przygotowanym w tym celu raportem definiowanym. W bazach nienadzorowanych nie są sprawdzane statusy rozliczenia nieobecności przy ich pobieraniu do świadectwa. Dotyczy to również nieobecności do roku 1998 włącznie

Daną sterującą okresem trwania stosunku pracy jest dana skojarzona z daną nadzorowaną nr 000468 Rodzaj umowy. W przypadku braku danej – świadectwo nie powstanie nawet, jeżeli inne dane są wypełnione. Jeżeli w danych pracownika jest rodzaj umowy i brak wymiaru etatu w okresie obowiązywania danej rodzaj umowy – w punkcie 1 świadectwa będzie informacja o braku wymiaru etatu.

Informacje:

●O sposobie rozwiązania umowy o pracę są pobierane z drzewka danych nadzorowanych nr 024000 Rozwiąz.stos.pracy, w którym data Termin rozwiąz.stos.pracy jest równa najpóźniejszej dacie Do przy danej Rodzaj umowy pobranej do świadectwa.

●O nieobecnościach – z drzewek dokumentów nieobecności: płatnych, niepłatnych i rozliczanych w ZUS o statusie co najmniej Zatwierdzony.

●O warunkach zatrudnienia i uprawnieniach – z pozostałych danych skojarzonych z danymi nadzorowanymi, które są wyświetlone w zakładce Źródła informacji.

Raport jest dostępny z menu:

PERSONEL->Dane kadrowo-płacowe->Dane osobowe dla wybranego pracownika lub listy osób.

Okno uruchomienia raportu jest wyposażone w dwie zakładki: Parametry i Źródła informacji.

●Parametry – zakładka zawiera pola wyboru teczek oraz okresu lub umów, których dotyczy świadectwo pracy.

Rysunek 711.  Okno uruchomienia raportu Świadectwo pracy - zakładka Parametry

●Źródła informacji – zakładka zawiera:

oListę danych nadzorowanych, z których są pobierane informacje do Świadectwa pracy – opisy po lewej stronie okienek.

oListę danych w bazie, które zostały skojarzone z danymi nadzorowanymi – numery i opisy danych są wyświetlone w okienkach obok opisu danych nadzorowanych.

oPola wyboru rodzaju opisu informacji w świadectwie pracy pobieranych z danych typu K lub S. Pola zostały zamieszczone pomiędzy opisem danej nadzorowanej, a numerem i opisem danej skojarzonej w bazie.

Rysunek 712.  Okno uruchomienia raportu Świadectwo pracy - zakładka Źródła informacji

Po wykonaniu raportu są zapisywane parametry wpisane w zakładkach okna przed uruchomieniem jego wykonania.

W zakładce parametrów wykonania raportu określa się:

●Miejscowość i datę sporządzenia świadectwa pracy. Data wpisana w polu Dnia jest datą sporządzenia świadectwa i jednocześnie datą końca umów o pracę, które będą pobrane do świadectwa.

●Czy zamieścić w nagłówku dane pracodawcy? Po zaznaczeniu pola, są aktywne pola wyboru danych pracodawcy, które mogą być zamieszczone w lewym górnym rogu świadectwa pracy nad napisem pracodawca oraz jego siedziba lub miejsce zamieszkania oraz numer NIP lub REGON-PKD. W sekcji można zaznaczyć jedno z pól lub kombinację dwóch: Adres i Numer NIP, Adres i nr REGON-PKD. W dokumencie zostaną zamieszczone te informacje, które zostały zaznaczone w oknie. Nazwa i adres pracodawcy pochodzi z opcji Firma->Struktura organizacyjna->zakładki Dane i Adres, numer NIP i REGON-PKD z danych w oknie Płatnik. Nazwa ulicy w adresie pracodawcy zaczynająca się od "Al." lub "Aleja" nie jest poprzedzona tekstem "ul.".

●Dane do świadectwa – sekcja wyznaczenia łączenia umów w świadectwie i okresu, z którego mają być pobierane dane:

oŁącz w świadectwie umowy kontynuowane – pole sterujące sposobem wykazywania w świadectwie/w świadectwach zakończonych umów o pracę kontynuowanych (następujących bezpośrednio po sobie – data końca poprzedniej umowy poprzedza bezpośrednio datę początku umowy następnej i nie ma przerwy pomiędzy tymi datami). Zaznaczenie oznacza, że dla umów kontynuowanych powstanie jedno świadectwo pracy. Pole odznaczone – dla jednej umowy powstanie jedno świadectwo pracy, czyli powstanie tyle świadectw ile było zakończonych umów. Umowy po przerwie oraz nakładające się są wykazywane w odrębnych świadectwach pracy, niezależnie od zaznaczenia pola. Jeżeli pole zostanie zaznaczone i w teczkach pracownika będą tylko umowy następujące bezpośrednio po sobie, dla całego okresu zatrudnienia powstanie jedno świadectwo pracy. Informacje o rozwiązaniu umowy będą pobrane z drzewka danych Rozwiąz.stos.pracy, w którym dana Termin rozwiąz.stos.pracy ma datę równą dacie Do przy ostatniej danej Rodzaj umowy pobranej do świadectwa.

oZ wszystkich umów – po zaznaczeniu pola, do świadectwa lub świadectw będą pobrane informacje z okresu obowiązywania wszystkich zakończonych umów o pracę (data do przy danej Rodzaj umowy) do daty wpisanej w okienku Dnia, włącznie z tą datą.

oZ ostatniej umowy – po zaznaczeniu parametru, w świadectwie będą informacje z okresu od do przy ostatniej zakończonej umowie o pracę, tj.: takiej, przy której data do jest mniejsza lub równa dacie wpisanej na filtrze w okienku Dnia.

oZ umów zakończonych w okresie od do – po zaznaczeniu parametru i wpisaniu dat od do, w świadectwie lub świadectwach pracy będą dane z okresu obowiązywania wszystkich umów o pracę, których daty do mieszczą się w przedziale od do wpisanym na filtrze raportu.

Uwaga

Jeżeli świadectwo pracy dotyczy pracownika przejętego w trybie art. 23(1) Kodeksu pracy, to w danych pracownika powinno być wypełnione drzewko danych nr 016720 Następstwo prawne pracodawcy w taki sposób, że w danej nadrzędnej powinna być wartość TAK, w danej podrzędnej nr 016725 Nazwa poprz.pracod. – nazwa poprzedniego pracodawcy i okres zatrudnienia u niego. Dana Rodzaj umowy o pracę powinna mieć datę początkową z umowy przeniesionej od poprzedniego pracodawcy i datę końca tej umowy u aktualnego pracodawcy. W takim przypadku, w punkcie 1 świadectwa pracy zostanie wpisana nazwa poprzedniego pracodawcy i okres zatrudnienia w zakresie dat od do przy danej Nazwa poprz.pracod. oraz informacja o przejęciu w trybie art. 23(1) i okresie zatrudnienia u aktualnego pracodawcy z datą od dnia następnego po dacie do przy danej nr 016725 i datą do równą dacie końcowej przy danej Rodzaj umowy. Świadectwo będzie kompletne, jeżeli w danych pracownika będą informacje o przebiegu zatrudnienia u poprzedniego i obecnego pracodawcy.

●Nie dołączaj danych z teczek osoby fizycznej – domyślnie pole jest odznaczone co oznacza, że do świadectwa lub świadectw pracy będą zebrane informacje dotyczące umów o pracę we wszystkich teczkach osoby wybranej, nawet jeżeli dana teczka nie znajduje się na liście wybranych. Po zaznaczeniu pola – do świadectwa (świadectw) zostaną zebrane dane tylko z teczek wybranych.

●Listy osób – sekcja wyboru teczek do raportu: teczka zaznaczona na liście, teczki z listy wybranych lub z wzorca.

W celu uruchomienia wykonania raportu należy wcisnąć przycisk Ok. Po wykonaniu raportu są zapisywane parametry wpisane w oknie przed uruchomieniem jego wykonania.

Informacje do świadectwa są pobierane z danych skojarzonych z danymi nadzorowanymi. Jeżeli w okresie, którego dotyczy świadectwo nie wystąpiła wartość danej – w punkcie świadectwa jest wstawiany tekst "nie dotyczy".

●Punkt 1.

oDane o pracowniku są pobierane z danych:

▪Tytuł naukowy/zawodowy - jeżeli w polu zostanie skojarzona dan kadrowa, to wartość tej danej w danych pracownika zostanie wpisana w pkt 1 świadectwa bezpośrednio przed imieniem pracownika.

▪nr 100001 10002 – imię i nazwisko.

▪nr 000010 - drugie imię.

▪nr 000030 – data urodzenia.

▪Nazwa i adres firmy oraz kod rodzaju działalności PKD – z danych w opcji Struktura organizacyjna->zakładka Dane i Adres po zaznaczeniu pola Czy zamieścić w nagłówku dane pracodawcy? w zakładce Parametry. Jeżeli użytkownik nie chce wpisywać tych informacji z danych firmy w systemie, to pole powinno być odznaczone.

▪Okres zatrudnienia i wymiar czasu pracy – pokrywające się okresy od do przy danych nr 000468 i nr 001010 – opis kodu. Jeżeli w okresie obowiązywania danej nr 000468 były zmiany wymiaru etatu, to okres zatrudnienia jest dzielony na podokresy, w których obowiązywał ten sam wymiar czasu pracy. Jeżeli w zakresie dat od do danej Rodzaj umowy o pracę, w danych pracownika brak wymiaru etatu – w punkcie 1 świadectwa będzie informacja o braku wymiaru etatu. W przypadku gdy w zakresie dat danej 00468 jest aktywne drzewko danych nr 016720, w świadectwie zostanie wpisana nazwa poprzedniego pracodawcy z danej nr 016725 – tekst wpisany w danej typu P lub O, a w przypadku danej typu K lub S rodzaj opisu wybranego w zakładce Źródła informacji, w polu wyboru Nazwa poprz.pracod., okres zatrudnienia z zakresu dat od do przy tej danej oraz informacja o przejęciu w trybie art. 23(1), a następnie nazwa i okres zatrudnienia u aktualnego pracodawcy z datą od dnia następnego po dacie do przy danej nr 016725 i datą do równą dacie końcowej przy danej Rodzaj umowy o pracę. W przypadku gdy w drzewku danych nr 016720 jest wypełniona dana nr 016730 – Szczeg.tryb i podst.pr.przej., to w świadectwie pracy po wyrazie „w trybie” zamiast „art. 23(1)” jest wpisywana jej wartość, tj. w zależności od typu danej – tekst wpisany w danej typu P lub O albo wybrany rodzaj opisu kodu w przypadku danych typu K lub S, a następnie literka „w:” oraz nazwa aktualnego pracodawcy i okresy zatrudnienia.

●Punkt 2.

Informacje o wykonywaniu pracy tymczasowej na rzecz pracodawcy użytkownika – nazwa pracodawcy i okres zatrudnienia są pobierane z danej nadzorowanej nr 028500 Pracodawca użytkownik. Przy braku danej. braku wartości danej albo gdy wartość danej nie dotyczy okresu zatrudnienia w świadectwie pracy, zostanie wpisany tekst "nie wykonywał".

●Punkt 3.

Rodzaj wykonywanej pracy – opisy kodów danej nr 000470 Stanowisko i fakultatywnie danej nr 000475 Funkcja, jeżeli przy opisie Funkcja zostanie zaznaczone pole. Do świadectwa są pobierane dane obowiązujące w okresie zatrudnienia wykazanym w punkcie 1. chronologicznie bez zakresów dat. Rodzaj opisu: opis kodu, opis rozszerzony lub pełny opis kodu zależy od wyboru użytkownika w zakładce Źródła informacji->sekcja Zatrudnienie. Istnieje możliwość wydrukowania dat od do obowiązywania stanowiska i pełnionych funkcji. W tym celu należy zaznaczyć pole Stanowiska i funkcje z datami od do:.

●Punkt 4.

Opis rozszerzony danej nr 024120 Tryb rozwiąz.st.pr. w punkcie 4.a) lub 4.b) w zależności od wartości danej nr 024100. Jeżeli wartość danej 024100 = 0 Rozw.um., wypełniony zostanie punkt 4.a), w punkcie 4.b) zostanie wpisany tekst „nie dotyczy”, wartość danej = 5 Wygaśn. – wypełniony zostanie punkt 4.b), w punkcie 4.a) tekst „nie dotyczy”.

●Punkt 5.

Informacja o okresie, o który skrócono wypowiedzenie – wstawiana jest wartość danej nr 024135 Opis okr.skrócenia jeżeli dana nr 024130 Czy skrócony okres ma wartość TAK. Jeżeli brak danej lub wartość NIE, w punkcie 5 zostanie wpisywany tekst „nie dotyczy”.

●Punkt 6.

Informacje o okresie zatrudnienia:

o6.1) informacje o urlopie wypoczynkowym wykorzystanym w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy – suma dni i godzin danych z drzewka 016800 i 016900 z kodami 70 i 71 rozliczonych z urlopem bieżącym, tj. należnym za rok, w którym ustał stosunek pracy. Liczba dni wykorzystanego urlopu (jeżeli jest różnica pomiędzy dniami wykorzystania i przeliczeniowymi, do świadectwa będą pobrane dni przeliczeniowe) – dana nr 016825, liczba godzin – dana nr 016830, liczba dni i godzin ekwiwalentu za urlop – różnica wartości danych nr 016900 i 016910 (dni) oraz odpowiednio 016930 i 016940 (godzin). Dni i godziny wypłaconego ekwiwalentu będą w raporcie jeżeli na filtrze jego uruchomienia w zakładce Źródła informacji zostanie zaznaczone pole Wstaw informację o liczbie dni ekwiwalentu wypłaconego za urlop wypoczynkowy.

o6.2) korzystanie z urlopu bezpłatnego – okres przebywania na urlopie bezpłatnym. Zakres dat danej 016670 dla kodów nieobecności 40 i 41 w okresie, którego dotyczy świadectwo, podstawa prawna – opisy kodów nieobecności w danej nr 016680.

o6.3) wykorzystanie urlopu ojcowskiego – dotyczy urlopu na dzieci, które do dnia rozwiązania umowy nie ukończyły 24 miesięcy życia (okres od daty urodzenia dziecka do daty rozwiązania umowy o pracę < 24 miesiące). Data urodzenia dziecka z danej nr 016095 (odpowiednikiem tej daty jest data urodzenia w drzewku 000390), liczba dni – z danej nr 016010 przeliczona na liczbę tygodni dla kodu nieobecności 11 – dana nr 016030 = kod 11, jedna część urlopu = jeden dokument na dziecko, jeden tydzień = 7 kolejnych dni kalendarzowych. Jeżeli w okresie do 24 miesięcy do dnia rozwiązania umowy wykorzystano urlop ojcowski na więcej niż jedno dziecko, to informacja odrębnie dla każdego dziecka poprzedzona imieniem i nazwiskiem dziecka – dane nr 000390 i 000407 z drzewka nr 000390.

o6.4) wykorzystanie urlopu rodzicielskiego – dotyczy urlopu na dzieci, które do roku poprzedzającego rok rozwiązania umowy o pracę nie ukończyły szóstego roku życia (okres od daty urodzenia dziecka do ostatniego dnia roku poprzedzającego rok rozwiązania umowy o pracę < 72 miesiące). Data urodzenia dziecka z danej nr 016095 (odpowiednikiem tej daty jest data urodzenia w drzewku 000390). Wymiar urlopu w tygodniach – liczba dni z danej nr 016010 przeliczona na liczbę tygodni dla kodu nieobecności 16 (dana nr 016030 = kod 16), jeden tydzień = 7 kolejnych dni kalendarzowych. Jeżeli liczba dni wykorzystanego urlopu nie dzieli się na 7, to zostanie wpisana pełna liczba tygodni i liczba dni powyżej pełnych tygodni. Jeżeli w okresie do 72 miesięcy do końca roku poprzedzającego rok rozwiązania umowy wykorzystano urlopy rodzicielskie na więcej niż jedno dziecko, to informacja odrębnie dla każdego dziecka poprzedzona zostanie imieniem i nazwiskiem dziecka – dane nr 000390 i 000407 z drzewka nr 000390. Podstawa prawna udzielenia urlopu – opis kodu danej nr 016098, podstawa prawna art. 182(1c) – dana nr 016099. Liczba części urlopu jest ustalana na podstawie liczby wprowadzonych dokumentów – jedna część urlopu = jeden dokument na dziecko.

o6.5) wykorzystanie urlopu wychowawczego - okresy od do i liczba miesięcy dla kodu nieobecności 45 i 46 (dana nr 016680 = kod 45 i 46). Liczba miesięcy jest wyliczana z dat od do w okresie, dni powyżej miesiąca wykazuje się jako liczbę dni. Jeżeli jest sumowanie różnych okresów, to dodaje się liczbę miesięcy, zsumowana liczba dni jest przeliczana na miesiące wg zasady: jeden miesiąc = 30 dni. Jeżeli wykorzystano urlopy wychowawcze na więcej niż jedno dziecko, to informacja odrębnie dla każdego dziecka poprzedzona zostanie imieniem i nazwiskiem dziecka – dane nr 000390 i 000407 z drzewka nr 000390. Podstawa prawna udzielenia urlopu – opis kodu danej nr 016680. Liczba części urlopu jest ustalana na podstawie liczby wprowadzonych dokumentów – jedna część urlopu = jeden dokument na dziecko.

o6.6) informacja o korzystaniu z ochrony stosunku pracy wynikającej z art 186(8) Kodeksu pracy jest pobierana z danej nr 001012 Przyczyna obn. w. et – data od jeżeli wartość danej jest równa 01 – Art. 186(8) §1 pkt 2 Kp, data do z danej nadrzędnej nr 001010.

o6.7) wykorzystanie zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy w roku ustania stosunku pracy jest podawana w dniach lub w godzinach w zależności od wartości danych w drzewku nr 016775 Czy rozlicz.w godz.? obowiązującej w roku rozwiązania umowy. Zakres dat – dana nr 016820, liczba dni – wartość danej nr 016825, liczba godzin – nr 016830 dla kodu nieobecności 75 (dana nr 016805).

o6.8) dni choroby opłacone wynagrodzeniem w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Liczba dni kalendarzowych wyliczona z zakresu dat od do z roku rozwiązania umowy – dana nr 016100 dla kodu RSA 331.

o6.9) dni, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia, przypadające w okresie od dnia 1 stycznia 2003 r. do dnia 31 grudnia 2003 r. – wartość danej nr 024160.

o6.10) okres odbywania służby wojskowej – zakres dat danej nr 016670 dla kodu nieobecności 48 w danej nr 016680.

o6.11) okres pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – zakres dat oraz kod lub kod i opis kodu danych w zależności od wyboru w zakładce Źródła informacji danych:

▪Nr 018550 (praca w szczególnych warunkach) lub 018560 (praca o szczególnym charakterze) i zajmowane stanowiska w okresie pracy w tych warunkach (dana nr 000470 – opis).

▪Nr 018580 lub 018570 dotyczące pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze przed 2009 rokiem.

▪Dla każdej zmiany danych w świadectwie będzie odrębna pozycja z opisem i zakresem dat.

▪Po zaznaczeniu pola Czy okres pracy w szcz.war/char.z wyłączeniem okresów nieskładkowych?, w informacji o okresie pracy w war.szczególnych i o szczególnym charakterze nie będą uwzględniane nieobecności rozliczane w ZUS i niepłatne o statusie co najmniej Z.

o6.12) dodatkowe urlopy, uprawnienia lub świadczenia – okresy wykorzystania nieobecności od do i opisy kodów danych skojarzonych na filtrze raportu w roku, w którym ustał stosunek pracy (daty od do – dana nr 016800, opisy kodów – dana nr 016805) oraz wartość danej nr 024165 – Dodatkowe świadczenia, przy czym w przypadku pobytu na Turnusie rehabilitacyjnym jest wykazywana ilość wykorzystanych dni (godzin) roboczych, w przypadku Urlopu dodatkowego - ilość wykorzystanych dni i godzin roboczych wraz z wypłaconym ekwiwalentem dotyczącym urlopu należnego za rok, w którym ustał stosunek pracy.

o6.13) okresy nieskładkowe – zakresy dat od do i opisy kodów danej nr 016030 nieobecności rozliczanych w ZUS z kodami RSA 312, 313, 314, 321, 322, 331, 332 (dana nr 016030 w drzewku 016000), zakresy dat od do i opisy kodów nieobecności niepłatnych skojarzonych na filtrze raportu (drzewko danych nr 016670 – zakres dat dana nr 016670, opisy kodów nr 016675) oraz zakresy dat i opisy kodów nieobecności niepłatnych 45 i 46 wykorzystanych w okresie do 1998-12-31. Po zaznaczeniu pola Okresy nieskładkowe bez opisu w zakładce Źródła informacji, okresy nieskładkowe będą wykazane w dwóch kolumnach bez opisu przyczyn nieobecności.

●Punkt 7.

Informacje o zajęciu wynagrodzenia – wartości danych z drzewek nr 002800 i 028400, w których na dzień rozwiązania umowy w danej nr 002840 lub 028460 jest kwota dodatnia, w tym: oznaczenie komornika – dana nr 002805 lub 028410, nr sprawy – dana nr 002810 lub 028430, wysokość potrąconych kwot – dana nr 002850 lub 028470.

●Punkt 8.

Informacje uzupełniające – wartość danej nr 024155.

Istnieje możliwość zapisu Świadectwa pracy do pliku tekstowego Word. Na otwartym raporcie należy wywołać okno zapisu plików z menu Dane->Word/OpenOffice lub przy pomocy ikony w górnym pasku narzędziowym z literką W.

Rysunek 713.  Wywołanie okna zapisu raportu do pliku tekstowego Word

Rysunek 714.  Okno zapisu lokalizacji i nazwy pliku w Word

W oknie należy:

●Wybrać szablon eksportu pliku z rozwijalnej listy w polu Nazwa szablonu eksportu. Systemowo zostały zdefiniowane dwa szablony: o nazwie Świadectwo pracy – szablon (szablon z użyciem czcionki Times New Roman) i Świadectwo_szablon_tahoma (szablon z użyciem czcionki Tahoma). Na potrzeby użytkownika, jest możliwość modyfikacji szablonu systemowego lub dodania nowych. Zapis zmodyfikowanego lub nowego szablonu do bazy odbywa się przy pomocy skryptu.

●Wskazać lokalizacje i nazwy plików:

oW polu Plik, do którego zapisać dane z raportu – nazwę i lokalizację pliku z danymi. Plik zostanie zapisany w formacie XML.

oW polu Plik, do którego zapisać wybrany szablon eksportu – nazwę i lokalizację pliku z szablonem. Plik zostanie zapisany w formacie ODT.

oW polu Plik z wydrukiem wynikowym w formacie ODT – szablon zasilony danymi z raportu – nazwę i lokalizację raportu. Zostanie zapisany dokument Świadectwo pracy, który otworzy się w edytorze tekstu Word z możliwością edycji.

●Zaakceptować wybór przyciskiem OK. We wskazanych lokalizacjach i nazwach zostaną zapisane trzy pliki: XML, szablon wydruku i wydruk dokumentu.

W systemie udostępniono dwa szablony dokumentu: Świadectwo pracy – szablon (szablon z użyciem czcionki Times New Roman) i Świadectwo_szablon_tahoma (szablon z użyciem czcionki Tahoma) zapisu dokumentu w pliku tekstowym Word. Szablony systemowe są aktualizowane w przypadku w przepisach. Istnieje możliwość zdefiniowania własnych szablonów świadectwa pracy dostosowanych do indywidualnych potrzeb w konkretnej bazie:

●Z wykorzystaniem szablonu systemowego, co wymaga umiejętności programowania.

●Z wykorzystaniem szablonu systemowego poprzez otwarcie z okna Dane osobowe w menu: System->Raporty->podświetlenie raportu Świadectwo pracy->wciśnięcie ikony Zapisz i otwórz plik szablonu. W otwartym oknie należy wskazać miejsce zapisu. Otworzyć zapisany plik, zmodyfikować go i zapisać pod własną nazwą, a następnie dodać zmodyfikowany plik do listy szablonów jako nowy szablon przy użyciu polecenia Dodaj nowy szablon z pliku w oknie Definiuj raport.

●Z wykorzystaniem szablonu na stacji użytkownika utworzonego przy zapisie szablonu dokumentu w pliku tekstowym.

Utworzenie i zapisanie nowego szablonu jest ważne w przypadku gdy na stacji roboczej użytkownika jest problem z wyświetlaniem w raporcie fragmentów tekstu w indeksie górnym – WEWNĄTRZ ERP w oknie podglądu raportu lub po zapisaniu do pliku tekstowego na dysku Użytkownika, albo gdy Użytkownik chce zmodyfikować treść niektórych punktów dokumentu. Jeżeli użytkownik korzysta z własnych szablonów, to należy pamiętać aby je modyfikować w przypadku zmian w prawie.

Uwaga

Na komputerze użytkownika powinna być zainstalowana odpowiednia wersja czcionki – taka, jak jest wykorzystywana w raporcie.

Nazwa i lokalizacja pliku z szablonem jest wpisywana w oknie zapisu lokalizacji danych z raportu do pliku Word, w polu Plik, do którego zapisać wybrany szablon eksportu.

Uwaga

Plik z szablonem zapisany na dysku domyślnie otwiera się w programie Word. Jeżeli ma służyć do zdefiniowania nowego szablonu to należy pamiętać aby otworzyć go w programie OpenOffice, gdyż otwarcie szablonu w programie Word powoduje zamianę czcionek użytych w definicji datawindow szablonu na jakieś inne – prawdopodobnie na Times New Roman, która nie jest używana w datawindow albo inną nieistniejącą. To z kolei może powodować problemy w ERP z wyświetlaniem czcionek w indeksie użytych w dokumencie.

Po otwarciu szablonu należy go zmodyfikować i zapisać na komputerze, np. zmiana formatu czcionki z Times New Roman na inny, np. Tahoma, modyfikacja treści opisów poszczególnych punktów raportu stosownie do potrzeb. Nie jest dopuszczalna zmiana struktury dokumentu, tj. kolejność, liczba wierszy, usuwanie poszczególnych punktów w szablonie

Rysunek 715.  Tworzenie nowego szablonu do zapisu świadectwa pracy w pliku Word

Na otwartym oknie Dane osobowe w menu System należy kliknąć w pozycję Raporty. Wyświetli się okno Definiuj raport, w którym na liście dostępnych raportów należy zaznaczyć Świadectwo pracy, a następnie ustawić kursor w sekcji Szablony eksportu danych z raportu i dodać nowy szablon przy pomocy ikony Dodaj nowy szablon z pliku. Wyświetli się okno wyboru pliku do dodania, w którym należy odszukać lokalizację pliku z szablonem. Po zaznaczeniu pliku zawierającego szablon świadectwa pracy należy wcisnąć przycisk Otwórz. Plik zawierający szablon świadectwa zostanie dodany do bazy i będzie na liście wyboru w polu Nazwa szablonu eksportu w oknie zapisu lokalizacji danych z raportu do pliku Word.

Jeżeli w dodanym szablonie Użytkownik chce wprowadzić kolejne zmiany, to najpierw należy w pliku na dysku wprowadzić zmiany do szablonu i pobrać do bazy plik zawierający zmieniony szablon jako nowy szablon albo nadpisanie dotychczasowego.

Zaznaczony szablon eksportu danych można usunąć przy pomocy ikon Usuń zaznaczony szablon.