W poszczególnych polach zakładki należy określić okres, z którego będą pobierane dane do raportu, parametry ogólne wykonania raportu oraz listę osób, których dotyczy raport:

●Wybór okresu do raportu - sekcja wyboru:

oMiesiąca i roku sprawozdawczego.

oData końca wypłacenia listy – data w polu oznacza, że do poszczególnych pozycji raportu zostaną pobrane składniki płac, które zostały skojarzone z pozycjami raportu w zakładce Kojarzenie składników płacowych i wystąpią u osób wybranych do raportu na listach płac z datą sporządzenia od pierwszego do ostatniego dnia okresu roku sprawozdawczego i datą wypłacenia w okresie od pierwszego dnia okresu sprawozdawczego do daty wpisanej na filtrze raportu włącznie z tymi datami. Warunki muszą być spełnione jednocześnie. Domyślną datą końca wypłacenia listy jest ostatni dzień okresu sprawozdawczego. Składniki okresowe, tj. z parametrem daty Do zostaną pobrane do okresu sprawozdawczego, w zakresie którego będzie data Do i zostały wypłacone w okresie okresie od pierwszego dnia okresu do daty końca wypłacenia listy wpisanej na filtrze raportu.

oData początkowa dla składników pobieranych wg daty wypłacenia. Parametr dotyczy składników, które w zakładce Kojarzenie składników płacowych mają zaznaczone pole w kolumnie Wg daty wypł. Zostaną one pobrane do raportu pod warunkiem wypłacenia w zakresie dat wpisanych na filtrze raportu: od Data początkowa … do Data końca wypłacenia listy niezależnie od daty sporządzenia listy. Dotyczy to również składników okresowych. Jeżeli w kojarzeniu przypisano składnikowi flagę Wg daty wypłacenia to parametr okresu z definicji składnika nie jest uwzględniany.

oWpisane daty nie mają znaczenia jeżeli wartości składników płacowych będą pobierane z list płac wskazanych w zakładce Wybór list płac.

●Podział na nr REGON - określenie grupowania danych. Pole zaznaczone - zbieranie danych w podziale na nr REGON, pole nie zaznaczone - zostanie wykonany jeden raport dla całej firmy.

●Pobierz teczki wybrane - sekcja wyboru teczek, z których będą pobierane dane do raportu:

oz umowami o pracę - do raportu będą pobrane dane z teczek z aktywnymi umowami o pracę w okresie sprawozdawczym

oz umowami o pracę i kodami wykonywanego zawodu - do raportu będą pobrane dane z teczek, w których w okresie sprawozdawczym będą aktywne umowy o pracę i kody wykonywanego zawodu

●Sposób ustalenia wynagrodzeń za pracę - należy zaznaczyć pole, które dotyczy zakładu pracy; zaznaczenie zostanie przeniesione do raportu:

ow ponadzakładowym układzie pracy

ow zakładowym układzie pracy

ona podstawie innych przepisów wynagrodzenia

●Sposób pobierania wynagrodzenia - zaznaczone pole steruje procesem pobierania wynagrodzenia do raportu:

owg parametrów na filtrze raportów - zostanie pobrane wynagrodzenie określone w parametrach w sekcji Wybór okresu do raportu, tj. z list z datami sporządzenia z roku i z miesiąca wpisanego w sekcji wypłacone w zakresie wpisanych dat: początkowej i końcowej;

oz list wybranych w zakładkach Wybór list płac - zostanie pobrane wynagrodzenie dla miesiąca i roku z list wybranych odpowiednio w zakładce Wybór list płac (miesiąc) i Wybór list płac (rok).

●Wykazywanie czasu pracy i nieprzepracowanego - zaznaczone pole steruje procesem pobierania do raportu informacji o czasie pracy:

oze składników skojarzonych - zaznaczenie pola oznacza, że czas pracy i nieprzepracowany zostanie pobrany do raportu ze składników skojarzonych w zakładce Kojarzenie składników płacowych, które wystąpiły na listach płac;

oz norm czasu pracy i z dokumentu nieobecności - po zaznaczeniu pola, informacje o czasie pracy i nieprzepracowanym będą wyliczane z norm czasu pracy na podstawie danych kadrowych i dokumentów nieobecności.

●Wszyscy, Osoby z listy, Osoby z wzorca - sekcja służy do określenia listy teczek w bazie, które zostaną uwzględnione w raporcie; po wyborze Osoby z wzorca będzie aktywna sekcja Wyszukiwanie wg zestawu kryteriów do określenia i wyboru odpowiednich parametrów wyszukiwania teczek do raportu; wybrany zestaw kryteriów wyszukiwania zostanie zainicjowany po uruchomieniu wykonania raportu.

Rysunek 826. Okno Parametry raportu Dane do sprawozdania Z-12

W poszczególnych polach zakładki są wyświetlone opisy danych w bazie, z których korzysta raport. W polach wyszarzonych są wyświetlone opisy danych skojarzonych z danymi nadzorowanymi w opcji Dane nadzorowane - konfiguracja->Definicje danych kadrowych; pola te są w tym miejscu wyłączone z edycji. W polach edytowalnych są wyświetlone opisy danych skojarzonych z danymi dedykowanymi do sprawozdania Z-12 w opcji Kojarzenie danych kadrowych; w tych polach można skojarzyć dane, jeżeli pole jest puste lub dana na inną. zmienić należy skojarzyć odpowiednie dane kadrowe, przy czym wprowadzone zmiany zostaną przeniesione do okna Kojarzenie danych kadrowych.

Rysunek 827:  Zakładka Kojarzenie danych kadrowych do raportu Dane do sprawozdania Z-12

W zakładce należy wskazać, które składniki płacowe zdefiniowane w bazie przechowują informacje pobierane do poszczególnych punktów sprawozdania. Wartości składników płacowych znajdujące się na wypłaconych listach płac zostaną przeniesione do raportu zgodnie z parametrami pobierania danych określonymi w pozostałych zakładkach okna uruchomienia raportu.

Lista składników zdefiniowanych w bazie jest wyświetlona po prawej stronie okna - obszar Podpowiedź składników do kojarzenia. Po lewej stronie okna (Pozycje w raporcie) znajduje się lista pozycji występujących w raporcie. Środkowa część okna służy do podglądu i dodawania składników płacowych do zaznaczonej pozycji raportu. Przenoszenie zaznaczonych składników płacowych do podświetlonej pozycji raportu odbywa się przy pomocy przycisków zamieszczonych pomiędzy obszarami: Składniki skojarzone z pozycją raportu a Podpowiedź składników do kojarzenia.

Domyślnie składniki przenoszą się ze znakiem +. Jeżeli wartości składników skojarzonych powinny być pomniejszone o inne składniki, to przy skojarzonym składniku pomniejszającym należy zmienić znak z + na -. Wartość takiego składnika pomniejszy wartości składników skojarzonych ze znakiem +.

Do jednej pozycji w raporcie można przypisać jeden lub wiele składników. Nie wszystkie Pozycje w raporcie muszą być skojarzone ze składnikami płacowymi. Wymagane jest skojarzenie pozycji przy, których jest znak *) oraz te, które występują w bazie.

Zakładka Kojarzenie składników płacowych zawiera pola kojarzenia składników płacowych zdefiniowanych w bazie z pozycjami raportu, w których będą wykazywane ich wartości po spełnieniu kryteriów pobrania składnika do raportu. Zakładka zawiera trzy obszary:

●Pozycje w raporcie – lista pozycji raportu, z którymi należy skojarzyć składniki płacowe w celu pobrania ich do raportu po spełnieniu odpowiednich kryteriów.

●Składniki skojarzone z pozycją raportu – obszar w środkowej części okna podglądu i kojarzenia składników płac z pozycją raportu zaznaczoną w lewej części okna. Składniki skojarzone będą pobierane do pozycji raportu, z którą zostały skojarzone. Domyślnie składniki przenoszą się ze znakiem +. Jeżeli wartości składników skojarzonych powinny być pomniejszone o inne składniki, to przy skojarzonym składniku pomniejszającym należy zmienić znak z + na -. Wartość takiego składnika pomniejszy wartości składników skojarzonych ze znakiem +. Ponadto w tej części okna można w kolumnie Wg daty wypłacenia ustawić (zaznaczyć) parametr, że dany składnik powinien być pobierany do raportu nie według daty sporządzenia, ale według daty wypłacenia.

●Podpowiedź składników do kojarzenia – lista składników płac zdefiniowanych w bazie, które mogą być kojarzone z pozycjami raportu.

Przenoszenie zaznaczonych składników płacowych do podświetlonej pozycji raportu odbywa się przy pomocy przycisków zamieszczonych pomiędzy obszarami: Składniki skojarzone z pozycją raportu a Podpowiedź składników do kojarzenia.

Do jednej pozycji raportu można przypisać jeden lub wiele składników płac. Nie wszystkie Pozycje w raporcie muszą być skojarzone ze składnikami płacowymi. Wymagane jest skojarzeni pozycji przy, których jest znak *) z objaśnieniem "wymagane" oraz te, które występują w bazie.

Składniki skojarzone są pobierane do odpowiednich kolumn raportu o nazwach odpowiadających nazwom pozycji w oknie kojarzenia.

Rysunek 828. Zakładka Kojarzenie składników płacowych do raportu Dane do sprawozdania Z-12

Zakładka służy do kojarzenia pozycji słownika bazowego, z którego korzysta dana skojarzona w zakładce Kojarzenie danych kadrowych w polu Poziom ukończ. wykształcenia z poziomami wykształcenia wg GUS. Na podstawie wartości danej Poziom ukończ. wykształcenia i skojarzonych pozycji słownika, pracownicy zebrani do raportu będą zaliczeni do odpowiedniego poziomu wykształcenia.

Lista pozycji słownika bazowego jest wyświetlona po prawej stronie okna - obszar Pozycje słownika poziomu wykształcenia. Po lewej stronie okna - obszar Poziom wykształcenia znajduje się lista poziomów wykształcenia wg GUS. Środkowa część okna służy do podglądu i dodawania pozycji słownika bazowego do zaznaczonej pozycji poziomu wykształcenia wg GUS. Przenoszenie zaznaczonych pozycji słownika bazowego do podświetlonej pozycji GUS odbywa się przy pomocy przycisków zamieszczonych pomiędzy obszarami: Pozycje słownika skojarzone z pozycją raportu a Pozycje słownika poziomu wykształcenia.

Do jednej pozycji poziomu wykształcenia wg GUS można przypisać jedną lub wiele pozycji słownika bazowego. Nie wszystkie pozycje Poziom wykształcenia muszą być skojarzone z pozycjami słownika bazowego. Wymagane jest skojarzeni pozycji przy, których jest znak *) oraz te, które występują w bazie.

Rysunek 829. Zakładka Poziom wykształcenia do raportu Dane do sprawozdania Z-12

Zakładka służy do kojarzenia pozycji słownika bazowego, z którego korzysta dana skojarzona w zakładce Kojarzenie danych kadrowych w polu Symbol systemu czasu pracy z systemami czasu pracy wg GUS. Na podstawie wartości danej Symbol systemu czasu pracy i skojarzonych pozycji słownika, pracownicy zebrani do raportu będą zaliczeni do odpowiedniego poziomu systemu czasu pracy wg GUS.

Lista pozycji słownika bazowego jest wyświetlona po prawej stronie okna - obszar Pozycje słownika systemu czasu pracy. Po lewej stronie okna - obszar System czasu pracy znajduje się lista systemów czasu pracy wg GUS. Środkowa część okna służy do podglądu i dodawania pozycji słownika bazowego do zaznaczonej pozycji systemu czasu pracy wg GUS. Przenoszenie zaznaczonych pozycji słownika bazowego do podświetlonej pozycji GUS odbywa się przy pomocy przycisków zamieszczonych pomiędzy obszarami: Pozycje słownika skojarzone z pozycją raportu a Pozycje słownika systemu czasu pracy.

Do jednej pozycji systemu czasu pracy wg GUS można przypisać jedną lub wiele pozycji słownika bazowego. Nie wszystkie pozycje System czasu pracy muszą być skojarzone z pozycjami słownika bazowego. Wymagane jest skojarzeni pozycji przy, których jest znak *) oraz te, które występują w bazie.

Rysunek 830. Zakładka System czasu pracy do raportu Dane do sprawozdania Z-12

Zakładki powinny być wypełnione w przypadku, gdy w zakładce Parametry zostało zaznaczone pole z list wybranych w zakładkach Wybór list płac. Do raportu zostaną zebrane składniki z list płac zamieszczonych w obszarze Listy wybrane do raportu niezależnie od dat sporządzenia i wypłacenia na tych listach oraz daty Do przy składniku okresowym. Składniki z list wybranych w zakładce Wybór list płac (miesiąc) będą wykazane w danych za miesiąc; składniki z list wybranych w zakładce Wybór list płac (rok) - w danych za rok.

Zakładki wyboru list do raportu zawierają obszar filtrowania umożliwiający ograniczenie wykazu list dostępnych do wyboru w dolnej części okna: Wykaz list wg parametrów wyboru. Po zaznaczeniu odpowiednich parametrów i wciśnięciu przycisku w sekcji Wykaz list wg parametrów wyboru zostaną wyświetlone listy płac spełniające kryteria ustawione na filtrze.

Wybór list do raportu z wykazu odbywa się w taki sposób, że najpierw w lewej części okna należy podświetlić pozycję raportu, a następnie w prawej części okna na Wykazie list wg parametrów wyboru należy zaznaczyć właściwe i przenieść je do sekcji Listy wybrane do raportu przy pomocy przycisku znajdującego się pomiędzy sekcjami, albo przenieść wszystkie listy przy pomocy przycisku .

Do usunięcia list zaznaczonych z obszaru list wybranych do raportu służy przycisk Usuń, zamieszczony w lewym górnym rogu. Istnieje możliwość zaznaczenia lub odznaczenia wszystkich na wykazie przy pomocy polecenia pod prawym przyciskiem myszy Zaznacz wszystkie/Odznacz wszystkie.

Składniki z list płac zamieszczonych w sekcji Listy wybrane do raportu zostaną pobrane do raportu.

Uwaga

W przypadku takiego sposobu pobierania wynagrodzenia do raportu konieczne jest sprawdzenie przed każdym jego wykonaniem i modyfikacja list wybranych do raportu.

Rysunek 831. Zakładka Wybór list płac (miesiąc) do raportu Dane do sprawozdania Z-12

W zakładce dokonuje się wyboru szablonu do raportu oraz określa parametry emisji, format i miejsce zapisu raportu wynikowego:

●W lewej części okna znajduje się sekcja z listą szablonów do wyboru. Szablony systemowe są podkreślone, szablony użytkownika – nie. Na dostępnej liście należy zaznaczyć właściwy szablon do zapisu raportu wynikowego. Szablony systemowe:

oRaport Z-12 CSV – formularz do utworzenie pliku z danymi w formacie CSV rozdzielanego średnikami z możliwością zaimportowania do aplikacji GUS.

oRaport Z-12 DOCX – formularz do utworzenie raportu w wybranym formacie (docx, pdf lub html) z zestawem danych w układzie zbliżonym do formularza GUS. Utworzony raport użytkownik może zapisać we wskazanej lokalizacji i edytować. W celu ułatwienia w sprawdzaniu poprawności danych został dodany wiersz A0 zawierający numer teczki.

oRaport Z-12 CSV nr ewid – formularz do utworzenie pliku z danymi w formacie CSV rozdzielanego średnikami zawierający numer ewidencyjny pracownika; plik zawiera wiersz z nagłówkiem danych.

●W sekcji Sposób emisji znajdują się pola dotyczące formy zapisu raportu i typu dokumentu:

oZaznaczenie poszczególnych pól oznacza:

▪Czy łączyć w jeden dokument: – niezależnie od zaznaczenia raport jest wykonywany jako jeden dokument. Po zaznaczeniu, będą aktywne pozostałe pola.

▪Kolejne dokumenty od nowej strony: – pole aktywne po zaznaczeniu pola Czy łączyć w jeden dokument: Zaznaczenie nie ma znaczenia dla tego typu raportu.

▪Druk dwustronny – pole aktywne po zaznaczeniu pola Czy łączyć w jeden dokument: Zaznaczenie nie ma znaczenia dla tego typu raportu.

▪Czy dodać raport błędów - pole aktywne po wyborze/zaznaczeniu opcji Czy łączyć w jeden dokument:. Po zaznaczeniu zostanie wydrukowany raport błędów. Raport błędów zawiera listę iteracji bez danych do napełnienia raportu.

oTyp: – pole wyboru typu programu, w którym zostanie zapisany raport. Aktualnie obsłużone są trzy typy dokumentów i jeden z nich należy wybrać:

▪Rozdzielany przecinkami CSV - typ dostępny dla formularza Raport Z-12 CSV. Wykonanie raportu w tym typie umożliwia zaimportowanie danych do aplikacji GUS.

▪Word (docx) – typ dostępny dla formularza Raport Z-12 DOCX. Dokument zostanie zapisany w typie Word.docx. i może być modyfikowany po zapisie.

▪Acrobat Reader (pdf) – raport zostanie zapisany w PDF i będzie dostępny do podglądu i wydruku bez możliwości edycji.

▪Strona sieci WEB (html) – raport zostanie zapisany w HTML.

●Czy hasło - pole zaznaczone oznacza, że raport zostanie zabezpieczony przed otwarciem. W polu Hasło domyślne jest ustawiane domyślnie hasło z możliwością jego edycji. Hasło służy do jednokrotnego rozpakowania raportu przez operatora.

●Zapisz dokument wynikowy w pliku – wymagane zaznaczenie pola, jeżeli jest generowany dokument. Po zaznaczeniu, należy wcisnąć przycisk obok aktywnego pola i wskazać miejsce zapisu oraz nazwę. W nazwie zapisanego pliku zostanie dodany tytuł raportu. Po ustaleniu miejsca zapisu można zaznaczyć jedno lub obydwa pola poniżej:

oCzy otworzyć katalog – po wykonaniu raportu zostanie otwarty katalog, w którym został zapisany.

oCzy otworzyć plik – wykonany raport zostanie wyświetlony na ekranie.

●Generowanie dokumentu – zaznaczenie oznacza wybór wykonania i zapisu raportu.

●Generowanie szablonu – opcja niedostępna dla raportów w technologii RDL.

●Generowanie podglądu - po zaznaczeniu pola, wygenerowany raport zostanie wyświetlony na pulpicie użytkownika w formacie PDF do podglądu i ewentualnego wydruku lub zapisu w lokalizacji wskazanej przez użytkownika w jednym z formatów wybranych z listy po użyciu polecenia Eksport dostępnego w górnym pasku okna podglądu.

●Dodaj do nazwy – Data i czas, Operator. Zaznaczenie pola spowoduje dodanie do nazwy pliku odpowiednio daty i czasu jego wykonania i/lub skróconej nazwy operatora.

Rysunek 832. Zakładka Forma raportu wynikowego do raportu Dane do sprawozdania Z-12

Liczba pracujących wykazywanych w polu A1:

W polu jest wstawiana liczba wszystkich umów o pracę aktywnych w ostatnim dniu miesiąca wpisanego na filtrze raportu (dana nadzorowana nr 000468) bez względu na wymiar etatu i bez grupowania (osoba posiadająca więcej niż jedną umowę zostanie wykazana w liczbie pracujących równej liczbie umów o pracę); są uwzględniania również pracujący właściciele i współwłaściciele oraz więźniowie (dane skojarzone w zakładce Kojarzenie danych kadrowych->sekcja Stany zatrudnienia). Osoby, które nie mają określonej danej rodzaj umowy lub w dodanej jest wartość pusta nie są uwzględniane.

Z liczby pracujących są wyłączani:

●zatrudnieni w celu przygotowania zawodowego – dana skojarzona w zakładce Kojarzenie danych kadrowych->sekcja Wyłączenia->Pracujący w polu Czy uczeń zatr.w celu przyg.zaw.?,

●udostępnieni przez agencję pracy tymczasowej – dana skojarzona w zakładce Kojarzenie danych kadrowych->sekcja Wyłączenia->Pracujący w polu Zatr.przez agencję pracy tymcz.,

●nieobecni z powodu:F

oprzebywania na św. rehabilitacyjnym – rodzaje nieobecności rozliczone z kodem 21, 22, 23, 24;

opozostałe rodzaje nieobecności trwające powyżej 3 miesięcy nieprzerwanie – rodzaje nieobecności wybranych w zakładce Kojarzenie danych kadrowych->sekcja Wyłączenia->Pracujący w polu Wybór nieobecności wyłączających ze stanu pracujących.

Liczba zatrudnionych wykazywanych w polu A2:

W polu jest wstawiana liczba wszystkich umów o pracę w ostatnim dniu miesiąca, które są aktywne od 01 do ostatniego dnia miesiąca wpisanego na filtrze raportu (dana nadzorowana nr 000468) bez względu na wymiar etatu i bez grupowania (osoba posiadająca więcej niż jedną umowę zostanie wykazana w liczbie zatrudnionych równej liczbie umów o pracę); osoby łączące pracę z urlopem rodzicielskim uwzględnia się z części etatu dotyczącej pracy. Osoby, które zawarły umowę w trakcie października nie są uwzględniane. Są uwzględniane osoby, które mają kontynuację zatrudnienia w październiku w różnych teczkach.

Z liczby zatrudnionych są wyłączani:

●nieobecni w miesiącu powyżej 10 dni roboczych łącznie z powodu:

choroby opłacanej przez pracodawcę – nieobecności rozliczone z kodem ZUS RSA 331;

urlopów wypoczynkowych – nieobecności rozliczone z kodem 70, 71;

●nieobecni w miesiącu powyżej 2 dni roboczych łącznie z powodu:

ourlopu rodzicielskiego – rodzaje nieobecności rozliczone z kodem 10, 11, 12, 13, 15, 16, 19, 20, 50 za wyjątkiem urlopów rodzicielskich łączonych z pracą;

ochoroby opłaconej zasiłkiem ZUS - rodzaje nieobecności rozliczone z kodem 02, 03, 04, 07, 08, 40, 41 oraz 01 bez kodu ZUS RSA 331;

oopieki opłaconej zasiłkiem ZUS – rodzaje nieobecności rozliczone z kodem 05, 30, 31, 32, 33, 34;

oinnych nieobecności wybranych w zakładce Kojarzenie danych kadrowych->sekcja Wyłączenia->Zatrudnieni w polu Wybór nieobecności wyłączających ze stanu zatrudnienia;

●pracujący emeryci – kod 1 w danej nadzorowanej nr 007020;

●pracujący tymczasowo lub weekendowo – dana skojarzona w zakładce Kojarzenie danych kadrowych->sekcja Wyłączenia->Zatrudnieni w polu Czy praca tymcz.lub weekend.;

●zatrudnieni przy pracach interwencyjnych i robotach publicznych - dana skojarzona w zakładce Kojarzenie danych kadrowych->sekcja Wyłączenia->Zatrudnieni w polu Zatr. przy pracach interw. i rob. publ.;

●odbywający praktyki zawodowe - dana skojarzona w zakładce Kojarzenie danych kadrowych->sekcja Wyłączenia->Zatrudnieni w polu Czy odbywa praktyki zawodowe;

●zatrudnieni poza granicami kraju - dana skojarzona w zakładce Kojarzenie danych kadrowych->sekcja Wyłączenia->Zatrudnieni w polu Czy pracujący poza granic. Kraju?

Poniższe zestawienie zawiera opisy i numery pól w formularzu GUS Z-12 oraz opisy i źródła danych w bazie, z których są pobierane informacje do raportu.

Table 9:  Zestawienie źródeł pobierania informacji do Z-12

*) Składniki płac skojarzone z parametrem okresu wchodzą w całości jeżeli cały zakres dat jest z roku/miesiąca sprawozdawczego, jeżeli nie, to kwota powinna być wyliczona proporcjonalna do liczby miesięcy z roku sprawozdawczego/za jeden miesiąc. Dotyczy również składników występujących na wybranych listach płac.