Dodawanie nowej umowy zlecenia/o dzieło odbywa się poprzez przekształcenie wniosku w umowę lub dodanie nowej umowy przy pomocy polecenia Dodaj.

Umowa, która powstała w wyniku przekształcenia z wniosku ma wypełnione pole Identyfikator wniosku, zawiera wszystkie parametry zdefiniowane we wniosku przed jego przekształceniem i ma status Roboczy. Umowę można edytować (okno edycji umowy jest wywoływane poprzez dwuklik na pozycji umowy albo polecenie Edytuj pod prawym przyciskiem myszy na podświetlonej pozycji umowy) albo pozostawić bez edycji, jeżeli wszystkie pola są wypełnione poprawnymi wartościami.

Dodawanie nowej umowy odbywa się przy pomocy polecenia Dodaj pod prawym przyciskiem myszy po ustawieniu kursora w środkowej części okna. Zostanie wyświetlone okno edycji umowy zlecenia/o dzieło.

Rysunek 1482.  Dodawanie nowej umowy zlecenia/o dzieło – okno edycji umowy

W oknie należy wybrać Typ umowy z rozwijalnej listy podpowiedzi typów umów zdefiniowanych w opcji Typy umów zlecenia/o dzieło dostępnej z menu Personel->Obiekty uzupełniające->Typy dokumentów.

Po wyborze typu umowy zostanie wpisany identyfikator zgodny z maską numeracji dla wybranego typu oraz wyświetlone pola edycji danych umowy. Niektóre z nich będą miały wprowadzone domyślne wartości wynikające z definicji wybranego typu umowy, np.: inicjalne daty obowiązywania umowy. Pola wyszarzone są nieaktywne w wybranym typie dokumentu, w polach aktywnych należy wprowadzić właściwe wartości oraz przedmiot umowy i ewentualnie formę wykonania (jeżeli dotyczy to danej umowy). Wprowadzone dane należy zaakceptować dyskietką.

Dodana umowa ma status R (Roboczy). Można ją edytować albo zmienić status na Kompletna lub Sprawdzona lub Anulowana wybierając odpowiednią pozycję z rozwijalnej listy w okienku Status. Zmiana statusu spowoduje wyłączenie dokumentu z edycji.

Edycja jest dostępna dla umowy o statusie Roboczy i polega na wypełnieniu lub zmianie zawartości aktywnych pól w nagłówku dokumentu oraz na dodawaniu, usuwaniu bądź modyfikacji wartości w poszczególnych zakładkach w dolnej części okna. Wywoływanie okna podglądu i edycji wniosku o umowę odbywa się:

●W oknie Umowa zlecenia/o dzieło – lista poprzez:

oDwuklik na podświetlonej pozycji,

lub

oWybór polecenia Edytuj pod prawym przyciskiem myszy po ustawieniu kursora na podświetlonej pozycji umowy.

●Z okna Dane osobowe zakładka Dane teczki na formatce danych umowy po dwukliku na wartość danej powiązanej z obiektem w szablonie umowy zlecenia/o dzieło i wyborze polecenia Otwórz w wywołanym okienku wyboru.

Edycja danych w umowie polega na wypełnieniu lub zmianie zawartości aktywnych pól w nagłówku otwartego dokumentu, w tym: na możliwości zmiany:

●Daty do w umowie z możliwością synchronizacji dat trwania umowy w drzewkach danych umów wykonawców. Po zmianie daty do w umowie wyświetla się komunikat: Na liście są wykonawcy. Czy chcesz im zmienić datę realizacji na umowach?. Po odpowiedzi TAK daty do w drzewkach danych umów wykonawców zostaną zmienione.

●Identyfikatora umowy w zależności od sposobu (maski) numeracji dokumentu zdefiniowanego w typie umowy. Jeżeli licznik jest edytowalny, to zmiana identyfikatora jest dostępna pod odrębnym poleceniem uruchamianym z górnego paska narzędziowego przy pomocy ikony Zmiana identyfikatora lub z menu Lokalne->Zmiana identyfikatora.

●Edycja pozostałych danych może odbywać się w formatce (oknie umowy) lub w drzewku danych. Zależy to od definicji danej w szablonie umowy zlecenia/o dzieło (szczegóły w rozdziale Szablon umowy zlecenia/o dzieło – lista), gdzie przy danych skojarzonych w szablonie są dostępne pola wyboru miejsca edycji danej "na formatce" lub "w drzewku". Jeżeli miejsce edycji ma wskazanie "w drzewku", to edycja na formatce jest niedostępna. Po wskazaniu miejsca edycji danej "na formatce" edycja jest dostępna w oknie umowy. Dane, które nie mają pola wyboru miejsca edycji są edytowane w oknie umowy.

Ponadto w oknie Umowy zlecenia/o dzieło można dodawać, usuwać lub modyfikować:

●Wykonawców w zakładce Lista wykonawców. Zaznaczenie w nagłówku umowy pola Czy zespół daje możliwość wprowadzenia więcej niż jednego wykonawcy. Dodawanie wykonawców zostało omówione w rozdziale Dodawanie wykonawców do umowy.

●Źródła finansowania w zakładce Źródła finansowania. Edycję źródeł finansowania wywołuje polecenie Dodaj pod prawym przyciskiem myszy. Po jego wywołaniu zostanie dodany wiersz z aktywnym polem wyboru zdefiniowanych w bazie źródeł finansowania w w słowniku rozszerzonym Źródła finansowania. Po rozwinięciu listy należy wybrać właściwą pozycję – w kolumnach Opis, Identyfikator i Opis rozszerzony pojawią się dane z wybranej pozycji źródeł finansowania, w kolumnie Kwota podpowie się kwota z umowy, która nie została jeszcze przypisana do innych źródeł finansowania lub zero gdy kwota z umowy została już rozdzielona na źródła finansowania. Domyślną kwotę można zaakceptować lub wpisać inną. Wprowadzone wartości należy zapisać dyskietką. Wykaz i edycja źródeł finansowania umów znajduje się w menu: Personel->Umowy zlecenia/o dzieło->Źródła finansowania umów. Wprowadzone w umowie źródła finansowania wyświetlą się w zakładce Źródła finansowania w oknie Umowa zlecenia/o dzieło oraz Umowa zlecenia o dzieło – lista. Zostaną też przeniesione do umowy wykonawcy. W przypadku zmiany kwoty w źródłach finansowania w umowie i zapisu danych wyświetli się zapytanie: 'Czy wprowadzić zmiany w zakładce Źródło finansowania w umowie/umowach wykonawcy/wykonawców' po odpowiedzi TAK nastąpi przeliczenie kwot istniejących źródeł finansowania w umowach wykonawców. Kwoty przeliczą się proporcjonalnie do zmiany kwoty w źródle umowy głównej. Suma kwot źródeł finansowania jest równa kwocie w umowie wykonawcy.

●Szablon kosztów w zakładce Szablon kosztów. Do dodawania szablonu kosztów, podobnie jak źródeł finansowania służy polecenie Dodaj pod prawym przyciskiem myszy. Po wyborze polecenia zostaną dodane pola wyboru wartości:

oSystem kont i System ewidencji z rozwijalnymi listami podpowiedzi ze zdefiniowanych w bazie systemów kont i systemów ewidencji.

oPola wyboru rodzaju podziału kwoty w umowie: procent lub kwota.

oKwota umowna, która ma być dzielona na poszczególne konta.

oPo wprowadzeniu wartości w polach w lewej części zakładki i zapisaniu dyskietką staną się aktywne pola dodawania kont w prawej części zakładki. Lista kont w podpowiedzi i sposób podziału kwoty jest zgodna z wyborem dokonanym wcześniej w prawej części zakładki. Po wyborze konta z rozwijalnej listy należy wypełnić pola z kwotami: przy podziale procentowym – wpisać odpowiedni procent, kwota zostanie wyliczona, przy podziale kwotowym – wpisać odpowiednią kwotę. Na koniec wprowadzone wartości zapisać dyskietką.

oWprowadzony szablon kosztów wyświetli się w zakładce Szablon kosztów w oknie Umowa zlecenia/o dzieło oraz Umowy zlecenia o dzieło – lista. Zostanie też przeniesiony do umowy wykonawcy/Wykonawców i rachunków do umowy.

oW przypadku pobierania danych z umowy, kwoty w zakładce Szablon kosztów w umowach wykonawców są równe kwocie w umowie wykonawcy.

●Załączniki w zakładce Załączniki. Do dawania załączników służą polecenia pod prawym przyciskiem myszy. W zależności od rodzaju dodawanego załącznika należy wybrać odpowiednie polecenie. Po kliknięciu w polecenie wyświetli się okno wyszukiwania załącznika. Po wyszukaniu i akceptacji załącznik pojawi się w zakładce.

Uwaga

W oknie Umowa zlecenia/o dzieło po wybraniu/zmianie identyfikatora w polu Wniosek istnieje możliwość przenoszenia ustawień dat, stawek i identyfikatora dodatkowego z wskazanego wniosku do umowy. Wypełnienie opisanych danych następuje po wybraniu numeru wniosku w nowo stworzonej umowie albo po zmianie przypisania umowy do wniosku, z tym, że:

●Zmiana informacji Data zawarcia umowy nie powoduje zmiany identyfikatora dokumentu umowy nawet w wypadku użycia elementów daty w numeracji automatycznej. Trzeba w takiej sytuacji użyć polecenia Lokalne->Zmiana identyfikatora i nową datę potwierdzić ręcznie.

●W razie zmiany informacji we wniosku i potrzeby przeniesienia ich do istniejącej umowy należy w polu wyboru powtórnie wybrać dotychczasowy wniosek. Opisane powyżej informacje zostaną zaktualizowane w umowie.

W oknie Umowa zlecenia/o dzieło jest dostępna funkcja walidacji (blokowania) zapisów. Blokada może być całkowita - uniemożliwiająca wprowadzenie zapisu dokumentu, np. z datą wsteczną lub "miękka" umożliwiająca wprowadzenie zapisu po wpisaniu prawidłowego hasła. Reguły kontroli i kody odblokowania zapisu mimo braku spełnienia warunków definiowane są w trybie wdrożeniowym.

Funkcjonalność jest dostępna z menu:

●Narzędzia->Konfiguracja walidacji (administrator).

●Narzędzia->Konfiguracja walidacji (użytkownik).

Szczegóły zostały omówione w rozdziale Umowy o pracę osoby.