W celu wygenerowania paczki dokumentów PIT-R w wersjach do 19 należy zaznaczyć listę teczek w oknie startowym Wydruki PIT, wywołać listę PIT jedną z ikon w górnym pasku menu Wydruk lub Podgląd wydruku, zaznaczyć na liście aktualny dla danego roku formularz PIT-R i wykonując dwuklik na zaznaczonej pozycji wywołać okno Parametry wydruku . W oknie należy określić parametry generowania dokumentów, tj. wypełnić edytowalne pola lub pozostawić je z wartościami domyślnymi, przy czym informacje wpisane do poszczególnych pól oznaczają:

●PIT-R za rok – rok podatkowy, którego dotyczą generowane dokumenty. Domyślnie do daty upływu terminu wysyłki PIT w roku bieżącym jest wyświetlany poprzedni rok.

●Data danych kadrowych – w polu należy wpisać datę, według której będą pobierane dane kadrowe do PIT-R. Ważne, aby data danych kadrowych była z roku, za który sporządzane są dokumenty PIT. Datą domyślną jest ostatni dzień roku podatkowego.

●Wydruk danych osoby wystawiającej PIT – zaznaczenie pola spowoduje wyświetlenie imienia i nazwiska operatora z możliwością edycji. Tekst wyświetlony w aktywnych polach pojawi się w PIT-R w polu Podpis płatnika lub osoby odpowiedzialnej za obliczenie i pobranie podatku.

●Pobierz przychody ze wszystkich nr z tą samą daną grupującą – zaznaczenie pola oznacza, że do PIT zostaną pobrane przychody z teczki zaznaczonej w oknie Wydruki PIT i z innych, które maja tę samą daną grupującą nawet, jeżeli nie zostały zaznaczone.

●Emisja elektroniczna – sekcja nadawania identyfikatora, nazwy i opisu paczki ePIT, w tym identyfikator paczki dokumentów jest wymagany. Numer identyfikatora jest tworzony automatycznie i wstawiany w polu, jako domyślny z możliwością edycji. Pola Nazwa i Opis są niewypełnione; wypełnienie ich nie jest wymagane.

●Korekta – pole należy zaznaczyć przy generowaniu dokumentów korekty. Domyślnie pole nie jest zaznaczone, co oznacza, że zostaną utworzone dokumenty zeznania. Po zaznaczeniu pola Korekta będzie aktywne pole Uzasadnienie korekty, w którym użytkownik może wpisać uzasadnienie, wówczas powstanie dokument ORD-ZU. Od początku 2016 roku uzasadnienie korekty nie jest wymagane. Jeżeli istnieje konieczność wygenerowania korekty PIT-R z wartościami zerowymi, to poza zaznaczeniem pola Korekta należy zaznaczyć Czy korekta zerowa – wówczas zostaną przygotowane dokumenty PIT-R dla osób zaznaczonych z wartościami zerowymi, niezależnie od danych w tabelach przychodów podatkowych.

Rysunek 1425. Okno parametrów wydruku PIT-R

Określenie parametrów i akceptacja przyciskiem OK spowoduje uruchomienie tworzenia paczki dokumentów ePIT dla osób zaznaczonych w oknie startowym, które posiadają przychody i zaliczki na podatek dochodowy pobierane do formularza PIT-R. Kolejność dokumentów wyświetlonych na ekranie i w paczce ePIT jest taka jak lista osób zaznaczonych w oknie Wydruki PIT.

Po zakończeniu procesu generowania PIT wyświetli się okno z wykazem błędów, ostrzeżeń i informacji z generowania dokumentów. Opis okna znajduje się w rozdziale Informacje z generowania dokumentów.

Jeżeli w oknie uruchomienia raportu będzie zaznaczone pole Wyświetl na ekranie, na ekranie wyświetlą się również wygenerowane dokumenty z możliwością ich podglądu i wydruku.

Warunkiem sporządzenia PIT-R jest pojawienie się w roku podatkowym w kartotece podatnika przychodów na składnikach wymienionych w tabeli.

Tabela 31. Wykaz numerów pól w PIT-R i typów przychodów wykazywanych w tych polach

Uwaga

PIT-R może wystąpić samodzielnie jedynie w sytuacji, gdy płatnik wypłaca osobie fizycznej tylko należności z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich i należności te nie przekraczają kwot wolnych od podatku dochodowego (w polu nr 60 jest wartość 0). Wówczas płatnik nie ma obowiązku sporządzania informacji PIT-11, a jedynie informację PIT-R.