Parametry – w zakładce znajdują się pola do określenia parametrów pobierania danych do raportu:

●Identyfikator raportu ZUS – sekcja wyboru identyfikatora dokumentów rozliczeniowych ZUS, z których informacje zostaną pobrane do raportu. Po zaznaczeniu pola, będą aktywne pola wyboru Miesiąc i Rok, w których należy wskazać numer miesiąca i roku, czyli okres za który sporządzono dokumenty rozliczeniowe ZUS oraz poprzez zaznaczenie jednego z pól: nr deklaracji i wybór numeru lub ostatni numer deklaracji. Do informacji zostaną zebrane dane z dokumentów rozliczeniowych ZUS za wybrany miesiąc, które są w kartotece ubezpieczonego; w zależności od wyboru – z konkretnym identyfikatorem lub z ostatnim (najwyższym) numerem identyfikatora. Pole nie zaznaczone oznacza, że w raporcie nie będzie danych z deklaracji ZUS RCA i RSA. Wydrukowana zostanie tylko część ze składnikami z list płac.

●Data wykonania raportu – data wstawiona w polu pojawi się na wydruku w punkcie Oświadczenie płatnika składek w polu Data wypełnienia.

●Grupuj składniki osoby fizycznej/Grupuj składniki po danej grupującej i Nie dołączaj teczek osoby fizycznej/Nie dołączaj osób wg danej grupującej – pola dotyczą grupowania składników w kartotece pracownika w bazach gdzie jest włączony tryb teczkowy oraz w bazach bez włączonego trybu teczkowego ale z ustawionym grupowaniem danych (w opcji Repozytorium->Grupowanie wg danej kadrowej->TAK oraz w oknie Kojarzenie danych kadrowych skojarzona dana w polu Dana grupująca). Opis pola zależy od trybu pracy bazy.

oGrupuj składniki osoby fizycznej/Grupuj składniki po danej grupującej – po zaznaczeniu pola, w kartotece pracownika będą zgrupowane dane z teczek osoby fizycznej w trybie teczkowym lub z teczek z taką samą daną grupującą w trybie bezteczkowym z włączoną daną grupująca. Pole nie zaznaczone – dla każdej teczki powstanie odrębny raport.

oNie dołączaj teczek osoby fizycznej/Nie dołączaj osób wg danej grupującej – pole nie zaznaczone oznacza, że w kartotece będą zgrupowane dane z teczek znajdujących się na liście wybranych oraz z teczek osoby fizycznej lub z teczek z taką samą daną grupującą, które nie są na liście teczek wybranych do raportu. Po zaznaczeniu pola, w kartotece będą wykazane tylko dane z teczek wybranych do raportu; dane z teczek nie wybranych nie będą dołączone.

●Listy płac wypłacone w okresie – sekcja do określenia, czy w raporcie powinny być dane z list płac. Po zaznaczeniu pola, należy określić zakresu dat wypłacenia list (pola Data początkowa i Data końcowa), z których składniki zostaną pobrane do raportu i wykazane sumarycznie z części raportu dotyczącej składników z list wypłaconych. Pole nie zaznaczone - do raportu nie zostaną pobrane dane z list płac.

●Składniki z szablonu – sekcja wyboru szablonu składników płacowych do wydruku. Po zaznaczeniu pola, należy w aktywnych okienkach wybrać grupę szablonów spośród: Prywatne, Publiczne, Wszystkie oraz szablon do wydruku z wykazu szablonów jakie zostały zdefiniowane w wybranej grupie w opcji Szablony list płac. Wybranie jednego z szablonów powoduje wydrukowanie wyłącznie składników w nim występujących, które w definicji szablonu mają zaznaczone pole Drukować?. Niezaznaczone pole Składniki z szablonu – na wydruku będą składniki z list wypłaconych, które w definicji mają zaznaczone pole Drukowany domyślnie.

●Opis komórki – na wydruku jest zamieszczona informacja o komórce organizacyjnej, do której jest przyporządkowana teczka. W polu użytkownik może wybrać rodzaj opisu tej komórki na wydruku.

●Lista osób do raportu – sekcja wyboru osób, dla których wykona się raport. Zaznaczając odpowiednie pole do raportu można wybrać:

oPracownika – pole Wydruk dla wybranego pracownika. Pole występuje tylko w oknie wywołanym z opcji Dane osobowe.

oListę osób wybranych z możliwością jej zmiany po wciśnięciu przycisku Modyfikuj listę osób – pole Osoby z listy.

oWszystkie osoby, które w danych mają dokumenty rozliczeniowe z identyfikatorami określonymi w oknie – pole Osoby z dokumentów rozliczeniowych.

oOsoby wyszukane według wzorca – pole Osoby z wzorca. Po zaznaczeniu pola będzie aktywna sekcja Wyszukiwanie według zestawu kryteriów, w której należy wybrać odpowiedni zestaw kryteriów wyszukania osób do raportu.

●Wykaz osób: – po zaznaczeniu pola w sekcji są aktywne pola do określenia czy po wykonaniu raportu powinno się wyświetlić okno z określonego rodzaju listą osób: dla których powstał raport, dla których nie powstał raport, które nie mają przypisanego kodu NFZ z możliwością zaznaczenia jednego pola lub wielu. Zaznaczenie pola oznacza, że po wykonaniu raportu zostanie wyświetlone okno z listą osób i informacją odpowiednią do zaznaczonego pola. Listę można wydrukować, zapisać lub zamknąć bez zapisu.

●Opis pieczątki: i Podgląd pieczątki – sekcja definiowania pieczątki, która może zostać zamieszczona w raporcie na górze strony poniżej adresu ubezpieczonego w polu Podpis płatnika lub osoby upoważnionej oraz pieczątka adresowa płatnika. Definiowanie pieczątek:

oBez pieczątki – po zaznaczeniu pola, w raporcie miejsce na pieczątkę nie zostanie wypełnione.

oPieczątka graficzna – po zaznaczeniu pola, należy wcisnąć przycisk obok opisu i w wyświetlonym oknie wyboru znaleźć miejsce zapisu pliku typu GIF z pieczątką graficzną. Po dwukliku na wybranym pliku jego zawartość zostanie wyświetlona w polu Podgląd pieczątki i umieszczona na wydruku.

oPieczątka tekstowa – po zaznaczeniu pola, należy umieścić kursor w aktywnym polu Podgląd pieczątki i wpisać w nim treść pieczątki. Tekst wpisany w polu zostanie zamieszczony na wydruku w polu przeznaczonym na pieczątkę.

Rysunek 774. Zakładka Parametry raportu RMUA Informacja miesięczna – tajne koperty z oknem adresowym w PDF

Kojarzenie danych kadrowych – zakładka zawiera pola, w których są wyświetlane dane skojarzone w bazie z danymi nadzorowanymi w opcji Dane nadzorowane - konfiguracja->Definicje danych kadrowych przechowujące informacje o danych identyfikujących osobę pobieranych do raportu.

Informacje w danych skojarzonych są zamieszczone w górnej części raportu w sekcji Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej. Wartość danej skojarzonej w polu Dana dodatkowa zostanie zamieszczona w raporcie w sekcji Dane adresowe jako dana poprzedzająca dane adresowe. Dopuszczalne typy danych do kojarzenia są oznaczone po prawej stronie okienek.

Rysunek 775. Zakładka Kojarzenie danych kadrowych do raportu RMUA Informacja miesięczna – tajne koperty z oknem adresowym w PDF

W zakładce dokonuje się wyboru szablonu do raportu oraz określa się parametry emisji, format i miejsce zapisu raportu wynikowego, a także inicjuje wysyłkę dokumentów e-mailem jeżeli jest taka potrzeba:

●W lewej części okna znajduje się sekcja z listą szablonów do wyboru. Szablony systemowe są podkreślone, szablony użytkownika – nie. Na dostępnej liście należy zaznaczyć właściwy szablon do zapisu raportu wynikowego. Szablony systemowe:

oRaport RMUA - tajne koperty PDF oraz załącznik Raport z listą osób do RMUA – formularz zawiera informacje ubezpieczonego bez adresu.

oDołączenie do raportu listy osób oraz zawarta w nim informacja zależy od tego czy w zakładce Parametry zaznaczono pola w sekcji Wykaz osób. Jeżeli pola będą zaznaczone, to powstanie oddzielny plik. W nazwie pliku będzie tekst: Lista osób, dla których raport powstał/nie powstał - brak danych/nie mają przypisanego kodu NFZ.

●W sekcji Sposób emisji znajdują się pola dotyczące formy zapisu raportu – w jednym lub w wielu plikach i typu dokumentu:

oŻadne pole nie zostało zaznaczone – raport dla każdej z osób wybranych zostanie zapisany w odrębnym pliku.

oZaznaczenie poszczególnych pól oznacza:

▪Czy łączyć w jeden dokument: – po zaznaczeniu, informacje dla wszystkich osób wybranych zostaną zapisane w jednym pliku, przy czym numeracja stron będzie odrębna dla każdej osoby.

▪Kolejne dokumenty od nowej strony: – pole aktywne po zaznaczeniu pola Czy łączyć w jeden dokument:.

▪Druk dwustronny – należy zaznaczyć gdy zaznaczono pole Czy łączyć w jeden dokument:. Pozwoli to dodać pustą stronę w celu zapewnienia parzystej liczby stron dla osoby w przypadku gdy informacje dla osób w pliku zawierają nieparzyste ilości stron.

▪Czy dodać raport błędów - pole aktywne po wyborze/zaznaczeniu opcji Czy łączyć w jeden dokument:. Po zaznaczeniu zostanie wydrukowany raport błędów. Raport błędów zawiera listę iteracji bez danych do napełnienia raportu.

oTyp: – pole wyboru typu programu, w którym zostanie zapisany raport. Aktualnie obsłużone są trzy typy dokumentów i jeden z nich należy wybrać:

▪Word (docx) – zalecany. Dokument zostanie zapisany w typie Word.docx. i może być modyfikowany po zapisie.

▪Word 97-2003 – dokument zostanie zapisany w typie Word.doc. i może być modyfikowany.

▪Acrobat Reader – dokument zostanie zapisany w typie Acrobad Reader (PDF) i będzie dostępny do podglądu i wydruku bez możliwości edycji.

●Zapamiętaj wykonany raport - sekcja definiowania zapisu raportu w bazie i okresu jego przechowywania. Raport, który ma być zapisany w bazie powinien być wykonany w formacie PDF.

●Czy hasło - pole zaznaczone oznacza, że dokument zostanie zabezpieczony przed otwarciem. W polu Hasło domyślne jest ustawiane domyślnie hasło z możliwością jego edycji. Hasło służy do jednokrotnego rozpakowania dokumentu przez operatora; zostanie też użyte do wysyłki, jeżeli dokumenty zostaną skierowane do wysyłki i odbiorca nie ma swojego hasła zdefiniowanego w teczce.

●Zapisz dokument wynikowy w pliku – wymagane zaznaczenie pola, jeżeli jest generowany dokument lub szablon. Przy generowaniu podglądu lub dokumentów do wysyłki e-mailem, pole nie powinno być zaznaczone. Po zaznaczeniu, należy wcisnąć przycisk obok aktywnego pola wyboru i wskazać miejsce zapisu oraz nazwę. W nazwach zapisanych plików zostaną dodane nazwiska i imiona osób, których dotyczą dane. Po ustaleniu miejsca zapisu dokumentu można zaznaczyć jedno lub obydwa pola poniżej:

oCzy otworzyć katalog – po wykonaniu raportu zostanie otwarty katalog, w którym został zapisany.

oCzy otworzyć plik – wykonany raport zostanie wyświetlony na ekranie.

●Generowanie dokumentu – zaznaczenie oznacza wybór wykonania i zapisu raportu dla osób wybranych i według parametrów ustawionych w tej i pozostałych zakładkach okna.

●Generowanie szablonu – zaznaczenie oznacza wybór do pobrania i zapisu szablonu dokumentu. W pliku zostaną zapisane nazwy i tagi (powiązania z obiektami) obiektów, z których są pobierane dane do raportu. Szablon zapisany w pliku WORD może być wykorzystany do zbudowania własnego raportu i dodania go w opcji System->Raporty. Szczegółowy opis dodawania szablonów do raportów systemowych znajduje się w rozdziale Podstawowe obiekty sytemu->Raporty.

●Generowanie podglądu - po zaznaczeniu pola, wygenerowany raport zostanie wyświetlony na pulpicie użytkownika do podglądu i ewentualnego wydruku.

●Dodaj do nazwy – Data i czas, Operator. Zaznaczenie pola spowoduje dodanie do nazwy pliku odpowiednio daty i czasu jego wykonania i/lub skróconej nazwy operatora.

●Czy przygotować PDF do przekazania do systemu zewnętrznego: - zaznaczenie pola skutkuje utworzeniem raportu w formacie PDF jako raport przeznaczony do systemów zewnętrznych, np. do mPracownikPro i zapisanie go w opcji Raporty zapamiętane z datą ważności określoną w sekcji Zapamiętaj wykonany raport lub domyślną datą ważności równą 1 rok w przypadku gdy w sekcji nie określono okresu jego zapamiętania.

●Wysyłka pocztą elektroniczną - sekcja do uruchomienia przygotowania wysyłki e-mailem utworzonych dokumentów na adres wstawiony w teczce osoby. Po zaznaczeniu, należy w aktywnych polach określić parametry wysyłki, w tym:

oPrzy generowaniu dokumentu - proces wysyłki rozpocznie się bezpośrednio po wygenerowaniu dokumentów, tj. zostanie wywołane okno Parametry wysyłki e-mail, które będzie zawierało listę utworzonych dokumentów oraz domyślne parametry ich wysyłki z możliwością zmiany. Opis okna znajduje się w rozdziale Wysyłka dokumentów na adres e-mail.

oZ okna raportów zapamiętanych - zaznaczenie pola spowoduje przygotowanie raportu do wysyłki e-mailem i zapisanie go w opcji Raporty zapamiętane jako raport wewnętrzny z datą ważności określoną w sekcji Zapamiętaj wykonany raport.

oPodgląd wiadomości przed wysłaniem - wygenerowane dokumenty można wysłać bez podglądu albo przed wysłaniem wyświetlić podgląd utworzonych dokumentów, co nastąpi po zaznaczeniu pola. Pole nie zaznaczone - wyłączony podgląd dokumentów przed wysyłką.

oPodgląd wiadomości przed wysłaniem - zaznaczenie pola spowoduje wyświetlenie okna Parametry wysyłki e-mail, w którym użytkownik może edytować (zmienić) treść e-maila do pracowników, nadać hasło, zmienić profil wysyłkowy, wyświetlić podgląd utworzonych dokumentów za pomocą ikony w prawej dolnej części okna; pole nie zaznaczone oznacza wyłączony podgląd dokumentów przed wysyłką oraz brak możliwości edycji e-maila do pracownika.

oProfil wysyłkowy e-mail - pole wyboru profilu wysyłki odpowiedniego do wysyłki danego rodzaju dokumentu. W przypadku wysyłki raportów powinien to być profil o typie SMTP lub HTML.

Uwaga

Domyślną treść e-maila dołączonego przy wysyłce dokumentu do pracownika na pocztę elektroniczną, np. do RMUA informacja miesięczna tajne koperty z oknem adresowym można zmienić za pomocą procedur nadrzędnych, które są zapisywane w tabeli rap_szl_eksport_custom dla danego szablonu. Opis procedury zmiany znajduje się w rozdziale Wysyłka dokumentów na adres e-mail.

Rysunek 776. Okno uruchomienia raportu RMUA inf.miesięczna tajne koperty z oknem adresowym w PDF - zakładka Emisja

W celu wykonania raportu należy wcisnąć przycisk Ok. Po wykonaniu raportu są zapisywane parametry wpisane w oknie przed uruchomieniem jego wykonania.

Rysunek 777. Przykładowy raport RMUA Informacja miesięczna tajne koperty z oknem adresowym w PDF