W zakładce Parametry użytkownik określa w poszczególnych polach okres, którego dotyczy raport, sposób wyliczania wartości oraz listę osób uwzględnianych w raporcie:

●Okres sprawozdawczy – sekcja wyboru roku i miesiąca, z którego będą pobierane dane do raportu. Oznacza to, że z grupy osób wybranych do raportu zostaną wyszukane te, które spełniają warunki zatrudnienia w wybranym okresie.

●Podział na nr REGON – domyślnie raport jest wykonywany dla całej firmy. Po zaznaczeniu pola raport zostanie wykonany w podziale na nr REGON wprowadzone w danych płatnika w opcji: Struktura organizacyjna->Płatnik zgodnie z przyporządkowaniem pracownika w strukturze organizacyjnej firmy. Dane osób z oddziałów nie posiadających nr REGON i dane osób podporządkowanych bezpośrednio firmie zostaną wykazane pod nr REGON Firmy.

●Metoda liczenia przeciętnego zatrudnienia – sekcja wyboru jednej z trzech metod statystycznych GUS do wyliczania przeciętnego zatrudnienia. Wybór odbywa się poprzez zaznaczenie pola przy jednej z pozycji: arytmetyczna, uproszczona, chronologiczna. Opis metod wyliczania przeciętnego zatrudnienia znajduje się w rozdziale Wyliczanie przeciętnego zatrudnienia wg GUS.

●Sposób pobierania wynagrodzenia – w sekcji określa się źródło i metody pobierania do raportu składników płac skojarzonych w zakładkach okna uruchomienia raportu:

oOsób wykazanych w przeciętnej liczbie zatrudnionych – poprzez zaznaczenie jednego z pól określa się czy do pozycji raportów, które dotyczą wynagrodzenia osób wykazanych w przeciętnym zatrudnieniu będą pobierane wynagrodzenia:

▪Z całego okresu sprawozdawczego dla osoby wykazanej w przeciętnym zatrudnieniu – pole zaznaczone domyślnie, oznacza, że jeżeli osoba w okresie sprawozdawczym wystąpiła w przeciętnym zatrudnieniu, to wynagrodzenie wypłacone w tym okresie będzie pobrane do raportu nawet jeżeli w miesiącu sporządzenia/wypłacenia listy, osoba występująca na liście płac nie była uwzględniona w przeciętnym zatrudnieniu,

▪Z miesięcy, w których osoba wystąpiła w przeciętnym zatrudnieniu – po zaznaczeniu pola składniki będą pobierane z tych miesięcy, w których osoba była uwzględniona w przeciętnym zatrudnieniu z uwzględnieniem metody jego wyliczania, tj. jeżeli w miesiącu sporządzenia/wypłacenia listy, osoba występująca na liście płac nie była uwzględniona w przeciętnym zatrudnieniu to wynagrodzenie tej osoby też nie będzie uwzględnione.

oSkładników skojarzonych do raportu – określenie parametrów wyboru skojarzonych składników płacowych:

▪Wg parametrów na filtrze raportu – zaznaczenie pola oznacza, że składniki miesięczne będą pobierane z list wypłaconych, których data sporządzenia pochodzi z okresu sprawozdawczego, a premie okresowe – z list, na których w parametrze okresu mają datę Do w okresie sprawozdawczym, z tym że składniki skojarzone, które w zakładce kojarzenia mają zaznaczenie w kolumnie wg daty wypłacenia (Wg daty wypł) zostaną pobrane do raportu z list płac z datą wypłacenia w okresie sprawozdawczym niezależnie od daty sporządzenia listy i daty Do przy składniku okresowym. Do wynagrodzeń w miesiącu sprawozdawczym zostaną też pobrane składniki miesięczne z list płac o statusie co najmniej Sprawdzone z datą sporządzenia z miesiąca sprawozdawczego.

▪Z list płac wybranych w zakładce "Wybór list" – zaznaczenie oznacza, że do raportu będą pobierane skojarzone składniki z list wybranych w zakładce Wybór list płac niezależnie od dat: sporządzenia, wypłacenia list i daty Do przy składniku okresowym. Po zaznaczeniu pola należy w zakładce Wybór list płac dokonać wyboru list płac, z których składniki zostaną pobrane do raportu.

●Pokaż listy osób uwzględnionych w raporcie – zaznaczenie pola oznacza, że po wykonaniu raportu zostanie wyświetlone okno z listami osób i wartościami, które dla tych osób zostały pobrane do raportu w układzie takim jak raport. W przypadku gdy w bazie są osoby posiadające wiele teczek, na liście są wyświetlane numery teczek, z których pobrano dane do raportu. Bezpośrednio z okna można sporządzić wydruk informacji w oknie. Informacja z listami osób nie jest zapamiętywana. Szczegóły w rozdziale Lista osób uwzględnionych w raporcie.

●Sekcja wyboru osób, dla których raport zostanie wykonany:

oWszyscy – w raporcie będą uwzględnione wszystkie osoby zarejestrowane w bazie.

oOsoby z listy – wykonanie raportu dla listy osób wybranych z możliwością jej zmiany po wciśnięciu przycisku Modyfikuj listę osób.

oOsoby z wzorca – raport dla osób wyszukanych. Po zaznaczeniu pola będzie aktywna sekcja Wyszukiwanie według zestawu kryteriów, w której należy wybrać odpowiedni zestaw kryteriów wyszukania osób do raportu oraz kryteriów uzupełniających wyszukiwanie.

Rysunek 796. Zakładka Parametry w oknie uruchomienia raportu Dane do sprawozdania DG-1

Zakładka Kojarzenie danych kadrowych zawiera dwie sekcje:

●Dane do kojarzenia z danymi kadrowymi, która zawiera listę informacji pobieranych do sprawozdania i pola do kojarzenia danych kadrowych, w których te informacje są przechowywane. Nie wszystkie pozycje muszą być skojarzone z danymi kadrowymi. Wymagane jest skojarzenie danej przechowującej informację o głównym miejscu pracy w polu Czy główne miejsce pracy oraz tych danych, które są pobierane do raportu i występują w konkretnej bazie. Pozostałe pola mogą pozostać nie skojarzone.

●Dane do kojarzenia z danymi kadrowymi – sekcja zawiera listę informacji występujących w sprawozdaniu i w wyszarzonych polach – dane skojarzone w bazie z danymi nadzorowanymi, w których są przechowywane te informacje. W przypadku nieobecności jest wyświetlana tylko dana nagłówkowa drzewka danych.

Rysunek 797. Zakładka Kojarzenie danych kadrowych do raportu Dane do sprawozdania DG-1

Zakładka Kojarzenie składników płacowych zawiera pola kojarzenia składników płacowych zdefiniowanych w bazie z pozycjami raportu, w których będą wykazywane ich wartości po spełnieniu kryteriów pobrania składnika do raportu. Zakładka zawiera trzy obszary:

●Pozycje w raporcie – nazwy pozycji raportu zamieszczone w lewej części okna, z którymi należy skojarzyć składniki płacowe w celu pobrania ich do raportu po spełnieniu odpowiednich kryteriów.

●Składniki skojarzone z pozycją raportu – obszar w środkowej części okna zawierający listę składników płac skojarzonych z pozycją raportu zaznaczoną w lewej części okna. Składniki skojarzone będą pobierane do pozycji raportu, z którą zostały skojarzone.

●Podpowiedź składników do kojarzenia – lista składników płac zdefiniowanych w bazie, które mogą być kojarzone z pozycjami raportu.

Kojarzenie składników płac z pozycjami raportu odbywa się w taki sposób, że po ustawieniu kursora na pozycji raportu w lewej części okna, należy zaznaczyć na liście zdefiniowanych składników wyświetlonych w prawej części te, które mają być pobierane do pozycji raportu i przenieść je do środkowego obszaru używając przycisku – przeniesienie składnika lub składników zaznaczonych. Użycie przycisku – spowoduje przeniesienie wszystkich składników z obszaru Podpowiedź składników do kojarzenia do zaznaczonej pozycji raportu.

Do usunięcia składników skojarzonych z pozycją raportu służą przyciski: – usunięcie z kojarzenia składnika lub składników zaznaczonych, – usunięcie z kojarzenia wszystkich składników skojarzonych z pozycją raportu.

Do jednej pozycji raportu można przypisać jeden lub wiele składników płac.

Składniki skojarzone są pobierane do odpowiednich kolumn raportu o nazwach odpowiadających nazwom pozycji w oknie kojarzenia.

Rysunek 798. Zakładka Kojarzenie składników płacowych do raportu Dane do sprawozdania DG-1

Zakładka Czas pracy służy do wyboru metody wyliczania czasu przepracowanego i wyboru rodzajów nieobecności zaliczanych do czasu nieprzepracowanego.

Wyboru metody dokonuje się w sekcji Czas przepracowany poprzez zaznaczenie jednego z pól:

●ze skojarzonych składników – pole zaznaczone domyślnie. Oznacza to, że czas przepracowany będzie pochodził ze składników skojarzonych w zakładce Kojarzenie składników płacowych z pozycją raportu Czas przeprac.w godz.normaln., które znajdują się na listach płac z datami sporządzenia z okresu sprawozdawczego i dotyczą osób wykazanych w przeciętnym zatrudnieniu.

●wyliczany z normy czasu pracy – po zaznaczeniu pola, czas faktycznie przepracowany nie będzie pobierany ze składników skojarzonych, tylko wyliczany jako różnica pomiędzy czasem normatywnym a czasem nieprzepracowanym. Przy czym czas normatywny będzie wyliczany z norm czasu pracy obowiązujących poszczególnych pracowników wykazanych w przeciętnym zatrudnieniu. Normy te są określone w danych kadrowych pracowników (Grafik, Kalendarz, Kalendarz indywidualny, Wymiar etatu, Dobowa norma czasu pracy).

Niezależnie od metody wyliczania czasu przepracowanego:

●Czas przepracowany w godzinach nadliczbowych jest pobierany z ze składników skojarzonych w zakładce Kojarzenie składników płacowych, z pozycją raportu Godziny nadliczbowe, które znajdują się na listach płac z datami sporządzenia z okresu sprawozdawczego i dotyczą osób wykazanych w przeciętnym zatrudnieniu.

●Czas nieprzepracowany jest to suma godzin nieobecności o statusie innym niż R (roboczy) rozliczonych w zakładce Nieobecności rozliczane w ZUS z kodami RSA innymi niż 331 oraz nieobecności rozliczonych w zakładkach Nieobecności płatne i Nieobecności niepłatne z kodami, które zostały zaznaczone w zakładce: Czas pracy sekcja Czas nieprzepracowany – wybór uwzględnianych nieobecności. Konieczność kojarzenia kodów nieobecności płatnych i niepłatnych wynika z tego, że nie każdy rodzaj nieobecności płatnej i niepłatnej rejestrowanej w danych nadzorowanych jest czasem nieprzepracowanym wg GUS, np. gdy w bazie są rejestrowane delegacje, wyjazdy za granicę, przepustki itp.

Rysunek 799. Zakładka Czas pracy do raportu Dane do sprawozdania DG-1

Uwaga

Przy wyliczaniu czasu przepracowanego i nieprzepracowanego jest uwzględniany sposób pobierania składników i metoda wyliczania przeciętnego zatrudnienia, tj. jeżeli w miesiącu sporządzenia/wypłacenia listy, osoba występująca na liście płac nie była uwzględniona w przeciętnym zatrudnieniu to czas przepracowany i nieprzepracowany tej osoby nie jest wykazywany w raporcie.

W zakładce Umowy o pracę należy z pozycją Pracujący – stan na dzień znajdującą się w lewej części okna w sekcji Zatrudnieni na umowę o pracę skojarzyć (przenieść do środkowej części okna) pozycje słownika znajdujące się w prawej części okna w sekcji Pozycje słownika umów o pracę, które oznaczają umowę o pracę. Na liście pozycji słownika umów o pracę znajdują się pozycje słownika, z którego korzysta dana nadzorowana Rodzaj umowy o pracę. Zasady kojarzenia pozycji są takie jak w zakładce Kojarzenie składników płacowych.

Rysunek 800. Zakładka Umowy o pracę do raportu Dane do sprawozdania DG-1

Zakładka dotyczy kojarzenia list płac w przypadku gdy w zakładce Parametry w sekcji Sposób pobierania wynagrodzenia zostanie zaznaczone pole Z list płac wybranych w zakładce "Wybór list". Po zaznaczeniu pola, do raportu będą pobierane składniki z list płac skojarzonych w zakładce w sekcji Listy wybrane do raportu niezależnie od dat: sporządzenia, wypłacenia list i daty Do przy składniku okresowym.

Zakładka została wyposażona w filtry umożliwiające ograniczenie wykazu list dostępnych do wyboru w sekcji Wykaz list wg parametru wyboru. Po zaznaczeniu odpowiednich parametrów i wciśnięciu przycisku w sekcji Wykaz list wg parametru wyboru zostaną wyświetlone listy płac spełniające kryteria ustawione na filtrze.

Wybór list do raportu z wykazu odbywa się w taki sposób, że na Wykazie list wg parametru wyboru należy zaznaczyć właściwe i przenieść je do sekcji Listy wybrane do raportu przy pomocy przycisku znajdującego się pomiędzy sekcjami, albo przenieść wszystkie listy przy pomocy przycisku .

Do usunięcia list zaznaczonych z obszaru list wybranych do raportu służy przycisk Usuń, zamieszczony w lewym górnym rogu. Istnieje możliwość zaznaczenia lub odznaczenia wszystkich na wykazie przy pomocy polecenia pod prawym przyciskiem myszy Zaznacz wszystkie/Odznacz wszystkie.

Składniki z list płac zamieszczonych w sekcji Listy wybrane do raportu zostaną pobrane do raportu.

Uwaga

W przypadku takiego sposobu pobierania wynagrodzenia do raportu konieczne jest sprawdzenie przed każdym jego wykonaniem i modyfikacja list wybranych do raportu.

Rysunek 801.Zakładka Wybór list płac do raportu Dane do sprawozdania DG-1