Opcja Dokument przychodzący umożliwia wprowadzenie do systemu i wstępną obsługę przychodzących do firmy dokumentów zakupu. Przychodzący dokument można zaakceptować, zwrócić, bądź przekazać innym użytkownikom do dalszej obsługi. Końcowym efektem obsługi dokumentu przychodzącego powinno być zwrócenie dokumentu nadawcy albo akceptacja i generowanie dokumentu zakupu (przed utworzeniem faktury zakupowej, z zaakceptowanego dokumentu przychodzącego można wygenerować zobowiązanie).
Rysunek 228. Okno Dokumenty przychodzące
Zakładka Dane dokumentu
●Typ dokumentu – z listy rozwijanej wybieramy typ dokumentu,
●Identyfikator – unikalny identyfikator dokumentu nadany przez system,
●Ident.obcy – identyfikator dokumentu przychodzącego, który rejestrujemy,
●Dostawca – identyfikator dostawcy towarów,
●Adres dost. – adres dostawcy towarów,
●Komórka – ,
●Odpowiedzialny – użytkownik, który jest odpowiedzialny za dokument przychodzący,
●Konto dostawcy – wybór konta księgowego dostawcy,
●Konto firmy – wybór konta bankowego dostawcy,
●Data dokumentu – data przychodzącego dokumentu, jest przenoszona na fakturę zakupową przy generacji,
●Data operacji – data operacji przychodzącego dokumentu, jest przenoszona na fakturę zakupową przy generacji,
●Data przyjęcia – data przyjęcia dokumentu przychodzącego jest przenoszona na fakturę zakupową przy generacji jako data przyjęcia,
●Data wprowadzenia – data z jaką wprowadzamy dokument przychodzący do rejestru,
●Data płatności – data płatności dokumentu,
●Status dokumentu:
oRoboczy – dokument jest w trakcie wpisywania, lub przekazywania pomiędzy użytkownikami, bezpośrednio po wprowadzeniu do systemu dokument ma status roboczy,
oZaakceptowany – dokument został uznany jako poprawna faktura zakupowa i będzie mógł być przyjęty do systemu,
oZwrócony – dokument został uznany jako niepoprawna faktura zakupowa i nie będzie dalej obsługiwany w systemie,
●Stan:
oPrzyjęty – dokument został wprowadzony przez użytkownika lub został użytkownikowi przekazany, a użytkownik go przyjął, bezpośrednio po wprowadzeniu do systemu dokument ma status roboczy,
oPrzekazany – dokument został przekazany użytkownikowi, ale ten jeszcze go nie przyjął(ani nie odrzucił),
oOdrzucony – dokument został przekazany użytkownikowi, ale ten go odrzucił,
●Dostawca stały – ,
●Warunki płatności – ,
●Korekta – ,
●Pracownik – ,
●Nazwa – nazwa dostawcy,
●Adres dostawcy (Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Kod pocztowy, Miasto, Ulica, Nr domu, Nr mieszkania),
●NIP – numer identyfikacji podatkowej dostawcy,
●Opakowania – ,
●Opis dodatkowy – ,
●Uwagi – ,
Zakładka Załączniki
Umożliwia dodanie załącznika do dokumentu. Program informuje o liczbie załączników dodanych w tym miejscu. Dołączanie polega na wybraniu z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy rodzaju obiektu załącznika:
●Nowy plik – zapisuje wskazany w lokalizacji na dysku plik do bazy danych; umożliwia zarządzanie wersjami załącznika,
●Nowy skrót – zapisuje skrót do wskazanego w lokalizacji na dysku pliku; jeżeli plik ten ma być dostępny dla innych użytkowników systemu to powinien być on udostępniony na współdzielonym zasobie sieciowym,
●Nowy URL – umożliwia wprowadzenie adresu URL np. link do strony WWW, link do dokumentu w sieci internet lub intranet,
●Nowy folder – dodaje folder, w którym mogą być następnie umieszczane załączniki; pozwala uporządkować i zorganizować załączniki,
●Nowy skrót folderu – dodaje skrót folderu na dysku lub zasobie sieciowym.
Zakładka Dane dodatkowe
Zawiera parametry repozytorium. Każdy dokument może zawierać pewne dodatkowe informacje, wprowadzone poprzez tzw. parametry repozytorium. Parametry te mogą być przypisane do nagłówka i pozycji dokumentu. Dane dodatkowe dla nagłówka i pozycji definiowane są w typie dokumentu, a do konfiguracji można wykorzystywać wszystkie typy danych zdefiniowane w Repozytorium.
Zakładka Log obiegu
W zakładce wyświetlana jest historia procesu obiegu dokumentu, zawierająca informacje szczegółowe: zmiany stanów w obiegu, data i godzina wykonania, dane użytkownika. Obsługa obiegu dokumentu jest możliwa, gdy dla typu skonfigurowano i przypisano szablon obiegu. Możliwość konfiguracji szablonów obiegu i jego obsługi w dokumentach jest możliwy na podstawie zakupionej licencji.
Akcje dostępne dla dokumentów przychodzących
Użycie przycisku powoduje dodanie nowego dokumentu przychodzącego.  ZapiszUżycie przycisku powoduje zapisanie nowego dokumentu przychodzącego.
Przycisk kasuje dokument zamówienia zakupu, akcja dostępna tylko dla dokumentów o statusie roboczy.
Użycie przycisku umożliwia wygenerowanie kompletnego raportu w formacie pdf, a następnie wysłanie dokumentu do określonego odbiorcy.
Użycie przycisku umożliwia obejrzenie kompletnego raportu, a następnie wydruk na drukarkę.
Użycie przycisku umożliwia obejrzenie kompletnego raportu na ekranie monitora.
Użycie tego przycisku umożliwia przejście do edycji skryptów związanych z danym rodzajem dokumentów.
Funkcja umożliwia posortowanie listy dokumentów wg zadanego kryterium wybieranego w pojawiającej się formatce:
Użycie tego przycisku w górnym menu narzędziowym umożliwia wejście do formatki z dodatkowymi filtrami dla podpowiedzi na danym oknie.
Użycie tego przycisku powoduje odświeżenie danych wyświetlanych na liście dokumentów. Po zmianie w filtrach do naczytywania listy wskazane jest użycie tego przycisku.
Powoduje zmianę statusu na zaakceptowany, możliwa dla dokumentu roboczego z uzupełnionymi podstawowymi wartościami, niedostępna dla dokumentu zwróconego, dodaje wpis do historii dokumentu.
Akcja umożliwia anulowanie zatwierdzenia dokumentu i zmianę statusu na roboczy, dostępna dla dokumentu zaakceptowanego, z którego nie wygenerowano jeszcze żadnego dokumentu (faktury zakupowej, zobowiązania), dodaje wpis do historii dokumentu.
Użycie tego przycisku dla wybranego dokumentu powoduje podniesienie formatki, na której prezentowane są alokacje tego dokumentu. Alokacja dokumentu pokazuje powiązania dokumentu z innymi dokumentami zapisanymi w bazie danych systemu.  Identyfikator
Użycie tego przycisku powoduje uruchomienie dedykowanej funkcji dodatkowej typu skrypt przypisanej do zdarzenia ‘Funkcja użytkownika’. Możliwe jest przypisanie dziesięciu funkcji dedykowanych (Funkcja użytkownika 0…9).
Powoduje zmianę statusu na zwrócony, dostępna dla dokumentu zaakceptowanego, z którego nie wygenerowano jeszcze żadnego dokumentu(faktury zakupowej, zobowiązania), dodaje wpis do historii dokumentu. Po zwróceniu dokumentu nie są dostępne na nim żadne akcje.
Umożliwia przesłanie wiadomości do wybranych użytkowników systemu wraz z dokumentem jako załącznikiem wiadomości. Załącznik umożliwia uruchomienie dokumentu przez adresata w celu wykonania innych akcji np. zatwierdzenie, wydrukowanie.
Grupa funkcji służąca do zarządzania dokumentem na ścieżce zdefiniowanego szablonu obiegu dokumentów. Szablony obiegu są przypisywane w definicji typu dokumentu. Przycisk po rozwinięciu zawiera funkcje:
Z rejestru dokumentów przychodzących dostępne jest generowanie zobowiązań wobec dostawców na wybrany tytuł rozrachunku.
 Zmień typ dokumentuUżycie tego przycisku dla wybranego dokumentu powoduje podniesienie formatki, na której z listy rozwijanej mamy możliwość wybrania innego Typu dokumentu. Aby zmiana była możliwa dokument nie może mieć statusu innego niż Roboczy.  Rysunek 229. Zamiana typu dokumentu
Istniejące dokument przychodzący można skopiować. Powstający nowy dokument ma status Roboczy. Opcja służy do przetwarzania danych w celu uzyskania na ich podstawie użytecznych informacji i wniosków. Struktura wielowymiarowa przedstawia wybrane dane(fakty) w funkcji wielu czynników (wymiary).
Parametry te mogą być przypisane do nagłówka dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów. „Parametry nagłówka dokumentu” oraz „Parametry pozycji dokumentu” definiowane są w typie dokumentów. Użytkownik może wykorzystać wszystkie typy danych zdefiniowane w repozytorium.
Parametry te mogą być przypisane do pozycji dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów. „Parametry nagłówka dokumentu” oraz „Parametry pozycji dokumentu” definiowane są w typie dokumentów. Użytkownik może wykorzystać wszystkie typy danych zdefiniowane w repozytorium.
Użycie funkcji wywołuje okno, w którym mamy możliwość obejrzenia wszystkich operacji na danym obiekcie.
Lista osób kontaktowych ze strony kontrahenta wskazanego – w zależności od rodzaju dokumentu – w nagłówku lub pozycji. |
Raporty dostępne w oknie Dokument przychodzący
Dokumenty przychodzące: ●Podstawowy Lista dokumentów przychodzących ●Ogólny |