Dokumenty zamówienia do dostawców służą do rejestrowania, potwierdzania i wysyłania zamówień do dostawców oraz są podstawą do dalszej obsługi ich realizacji. Dokumenty umowy mają podobną rolę, ale zwykle dotyczą kontraktów długoterminowych. W firmach podlegających ustawie o zamówieniach publicznych umowa ma znaczenie umowy wynikającej z przetargu (jest wyróżnikiem, czy towar lub usługa były przedmiotem przetargu). Okno Zamówienie do dostawcy uruchamiane jest z opcji Menu pełne->Obrót towarowy->Zamówienia do dostawców->Zamówienie do dostawcy.
Rysunek 135. Okno Zamówienie do dostawcy
Okno zawiera trzy sekcje: dane nagłówka dokumentu, listę pozycji, rozwinięcie danych o pozycjach dokumentu.
Nagłówek dokumentu Zamówienie do dostawcy
Zakładka Dane podstawowe Powyższa zakładka opisywana jest przez następujące parametry: ●Typ – typ dokumentu zamówienia, ●Kategoria obrotu – określa kategorię obrotu towarów w dokumencie, ●Data dokumentu – określa datę wystawienia dokumentu, ●Data zamknięcia (w umowie – data zakończenia) – data ważności dokumentu, ●Data odbioru – określa przewidywaną datę dostarczenia zamówionych produktów, ●Dostawca – określa dostawcę, ●Magazyn domyślny dla pozycji – magazyn, do którego zostanie przypisany produkt, ●Operator – określa osobę, która zainicjowała, a w dalszej kolejności zatwierdziła dokument, ●Sposób rozliczania przez / Stan / Stan rozliczenia – pola nieedytowalne; informacja o aktualnym statusie dokumentu, ●Oddział – określa oddział składający zamówienie, ●Komórka – określa komórkę składającą zamówienie, ●Pracownik – określa pracownika składającego zamówienie, ●Kontrakt – określa kontrakt w ramach, którego jest realizowane zamówienie, ●Kategoria obrotu – identyfikator kategorii obrotu; wartość domyślna dla każdej pozycji dokumentu jest pobierana z typu dokumentu tylko w przypadku zaznaczenia flagi na typie dokumentu Czy blokować kategorię obrotu, ●Zlecenie – określa zlecenie, na podstawie którego składane jest zamówienie, ●Branżysta – .określa osobę odpowiedzialną za składane zamówienie, ●Czy chronione – domyślna flaga określająca czy do dokumentu roboczego mogą być dołączane pozycje innych zapotrzebowań lub planów. Zaznaczone pole oznacza, że nie może. Zakładka Dane walutowe Zakładka jest dostępna tylko wtedy, gdy dokument jest walutowy. Dane walutowe opisują następujące parametry: ●Waluta – określa walutę dokumentu, ●Tabela kursowa – określa rodzaj kursu, np. średni, tygodniowy, miesięczny, itp., ●Kurs – określa przelicznik kursu. Zakładka Parametry dostawy Parametry dostawy opisują następujące parametry: ●Metoda dostawy – określa metodę dostawy, ●Warunki płatności – określa warunki płatności (np. przelew, gotówka, czek), ●Adres odbioru – określa adres, na który ma być dostarczone zrealizowane zamówienie, ●Płatnik – określa kontrahenta, dla którego należy dokonać płatności (pole wypełniane, gdy dla dostawcy określono płatnika), ●Opis opakowania – ciąg znaków opisujący opakowanie, ●Nazwa przejścia granicznego – ●Urząd celny – ●Kontakt osobowy (imię i nazwisko) –określa osobę, z którą należy się kontaktować w kwestiach danego zamówienia, ●Ilość dni dostawy – wpisujemy ilość dni i określamy czy są to dni robocze, czy kalendarzowe. Zakładka Transport i ubezpieczenie Transport i ubezpieczenie opisują następujące parametry: ●Transport (Wartość netto, stawka VAT, wartość VAT) – określa ewentualny koszt transportu, ●Ubezpieczenie (Wartość netto, stawka VAT, wartość VAT) – określa ewentualny koszt ubezpieczenia. Dane te są nieedytowalne i są pobierane z metod dostawy. Zakładka Podsumowanie Podsumowanie dokumentu składa się z dwu grup kolumn podsumowujących wartości dokumentu. Pierwsza grupa zawiera podsumowanie w walucie dokumentu, zaś druga w walucie bazowej. Kolejne kolumny w obrębie grup zawierają następujące wartości: ●Wartość netto, ●Wartość kwoty VAT, ●Wartość brutto. Kolejne wiersze podsumowania zawierają wartości dla: ●Transportu, ●Ubezpieczenia, ●Pozycji dokumentu, ●Całkowitej sumy dokumentu. Zakładka Adnotacje Umożliwia wprowadzenie dodatkowych uwag lub informacji dotyczących danego dokumentu. Zakładka Właściwości Na zakładce są umieszczone tzw. „nośniki kosztów” dla pozycji, czyli: Kontrakt, Budżet kosztów bezpośrednich, Etap, Zasób. Domyślnie przyjmują wartości z analogicznych danych w nagłówku. Zakładka Dane budżetowe Umieszczone są tam informacje pochodzące z obszaru Budżetowanie: ●Wniosek o rezerwację – identyfikator wniosku o rezerwację środków; jeżeli zastosowano obsługę wniosków o rezerwację dla projektów to można wskazać wniosek w powiązaniu z obszarem Zarządzania projektami. ●Budżet w okresie – identyfikator budżetu kosztów w okresie. ●Budżet kosztów – budżet kosztów jednostki w ramach wybranego budżetu w okresie; jeżeli zastosowano w konfiguracji powiązania pozycji budżetu kosztów z pozycją PZB to pole jest wypełniane na podstawie wyboru w polu Pozycja PZB. ●Pozycja budżetu – pozycja wybranego budżetu kosztów jednostki; jeżeli zastosowano w konfiguracji powiązania pozycji budżetu kosztów z pozycją PZB to pole jest wypełniane na podstawie wyboru w polu Pozycja PZB. ●PZB – plan zamówień budżetowych w ramach wybranego budżetu w okresie. ●Pozycja PZB – pozycja wybranego planu zamówień budżetowych. ●Zasób pozycji PZB – pozycja zasobu dla wyboru w polu Pozycja PZB. Zakładka Zadania i źródła finansowania W przypadku, gdy w systemie obsługiwane są budżety jednostek lub projektów w połączeniu z zadaniami i/lub źródłami finansowania to w zakładce tej prezentowane są zadania i/lub źródła finansowania powiązane z wyżej wymienionymi obiektami budżetowymi. Okno podzielone jest na sekcje: ●Zadania – sekcja dodawania zadań i określania udziału wybranych zadań w wartości pozycji. ●Źródła finansowania – sekcja dodawania źródeł finansowania i określania udziału wybranych źródeł w wartości pozycji; lista wyświetlanych do wyboru źródeł finansowania jest regulowane przez konfigurację przyjętą w typie dokumentu. Zakładka Załączniki Umożliwia dodanie załącznika do dokumentu. Program informuje o liczbie załączników dodanych w tym miejscu. Dołączanie polega na wybraniu z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy rodzaju obiektu załącznika: ●Nowy plik – zapisuje wskazany w lokalizacji na dysku plik do bazy danych; umożliwia zarządzanie wersjami załącznika, ●Nowy skrót – zapisuje skrót do wskazanego w lokalizacji na dysku pliku; jeżeli plik ten ma być dostępny dla innych użytkowników systemu to powinien być on udostępniony na współdzielonym zasobie sieciowym, ●Nowy URL – umożliwia wprowadzenie adresu URL np. link do strony WWW, link do dokumentu w sieci internet lub intranet, ●Nowy folder – dodaje folder, w którym mogą być następnie umieszczane załączniki; pozwala uporządkować i zorganizować załączniki, ●Nowy skrót folderu – dodaje skrót folderu na dysku lub zasobie sieciowym. Zakładka Dane dodatkowe Zawiera parametry repozytorium. Każdy dokument może zawierać pewne dodatkowe informacje, wprowadzone poprzez tzw. parametry repozytorium. Parametry te mogą być przypisane do nagłówka i pozycji dokumentu. Dane dodatkowe dla nagłówka i pozycji definiowane są w typie dokumentu, a do konfiguracji można wykorzystywać wszystkie typy danych zdefiniowane w Repozytorium. Zakładka Log obiegu W zakładce wyświetlana jest historia procesu obiegu dokumentu, zawierająca informacje szczegółowe: zmiany stanów w obiegu, data i godzina wykonania, dane użytkownika. Obsługa obiegu dokumentu jest możliwa, gdy dla typu skonfigurowano i przypisano szablon obiegu. Możliwość konfiguracji szablonów obiegu i jego obsługi w dokumentach jest możliwy na podstawie zakupionej licencji. |
Pozycje dokumentu Zamówienie do dostawcy
Zakładka Dane podstawowe pozycji Dane podstawowe pozycji opisują następujące parametry: ●Identyfikator produktu – ciąg znaków będący jednoznacznym identyfikatorem produktu, ●Nazwa produktu – ciąg znaków zawierający nazwę produktu, ●Kategoria obrotu – określa kategorię obrotu towarów w dokumencie, ●Data odbioru – określa datę odbioru produktu, ●Potwierdzona data odbioru – określa datę odbioru potwierdzoną przez dostawcę, ●Id (identyfikator) produktu u dostawcy – ciąg 15 znaków będący jednoznacznym identyfikatorem produktu u danego dostawcy, ●Nazwa produktu u dostawcy – ciąg znaków zawierający nazwę produktu u danego dostawcy, o ile została ona określona. Będzie ona również występowała na wydruku zamówienia, ●Kod branżowy – dla produktów, które posiadają przypisany kod branżowy, informacja o kodzie wyświetlana jest w pozycji dokumentu zamówienia do dostawcy, ●Stawka VAT – określa obowiązująca stawkę VAT na dany produkt, ●Pilność przyjęcia – wartość liczbowa określająca priorytet przyjęcie danego zamówienia, ●Podlega kontroli jakości – określa czy dane zamówienie podlega kontroli przy jego przyjęciu, ●Magazyn – magazyn, do którego będzie przypisana dana pozycja z zamówienia, ●Magazyn u dostawców – magazyn u dostawcy, do którego jest przypisana dana pozycja z zamówienia, ●Przeznaczenie zakupu – z listy mamy możliwość wyboru: Sprzedaż opodatkowana, nieopodatkowana lub Nieokreślone, ●Wskaźnik VAT – z listy mamy możliwość wyboru wskaźnika, na podstawie, którego odpowiednio pozycje z dokumentu zostaną zapisane do rejestru VAT, Zakładka Wartość pozycji Dane wartości pozycji opisują następujące parametry: ●Ilość w jednostce magazynowej – ilość zamówiona w jednostce magazynowej danego produktu (jeśli ta jednostka jest wyodrębniona), ●Ilość potwierdzona w jednostce magazynowej – ilość potwierdzona przez dostawcę w jednostce magazynowej danego produktu (jeśli ta jednostka jest wyodrębniona), ●Ilość potwierdzona – ilość produktów potwierdzona przez dostawcę. Przez zatwierdzeniem dokumentu wszystkie pozycje muszą być potwierdzone. Pozycje mogą być potwierdzane pojedynczo lub masowo, ●Nadwyżka – ilość przekraczająca zaalokowane do danej pozycji potrzeby. Jeśli źródłem potrzeb jest sprzedaż bezpośrednia, to nadwyżka jest różnicą ilość w zamówieniu i sumy podpiętych do tej pozycji ilości z zamówień odbiorców. Jeśli zaś zamówienie wynika z planu, zapotrzebowań lub z umowy, to jest ilość przekraczająca ilości z tych dokumentów źródłowych. ●Ilość zrealizowana – ilość produktów dostarczona przez dostawcę. Realizacja rejestrowana jest poprzez dokumenty dostawy do magazynu lub dokument zakupu, ●Ilość dostarczona – ilość dostarczona dokumentem dostawy lub zakupu rozliczającym dane zamówienie lub umowę. W przypadku umowy, rozliczanej zamówieniem cząstkowym, ilości dostarczone pochodzą z dostaw lub faktur zakupu tworzonych na podstawie zamówień cząstkowych, ●Ilość dostarczona rozliczona – ilości, które zostały przekazane jako ilości rozliczone do dokumentu źródłowego, tj, planu zakupu lub zapotrzebowań, ●Zestawienie wartościowe w walucie dokumentu oraz w walucie bazowej wg ilości potwierdzonych. Zakładka Adnotacje dla pozycji Umożliwia wprowadzenie dodatkowych uwag lub informacji dotyczących poszczególnych pozycji dokumentu. Zakładka Parametry segregacji Zakładka zawiera listę zdefiniowanych parametrów dla wybranego w pozycji dokumentu produktu (towar lub usługa), przy czym w przypadku towaru parametry te stanowią informacje określające partię towaru na stanie magazynowym tzw. parametry partii. Lista parametrów zawiera dwie kolumny – nazwę cechy (nieedytowalną) oraz jej wartość, która może być polem wyboru z listy lub wpisywanym przez użytkownika. Zakładka Właściwości Na zakładce są umieszczone tzw. „nośniki kosztów” dla pozycji, czyli: Komórka, Pracownik, Zlecenie, Kontrakt, Budżet kosztów bezpośrednich, Etap, Zasób. Domyślnie przyjmują wartości z analogicznych danych w nagłówku. Zakładka Dane budżetowe Umieszczone są tam informacje pochodzące z obszaru Budżetowanie: ●Wniosek o rezerwację – identyfikator wniosku o rezerwację środków; jeżeli zastosowano obsługę wniosków o rezerwację dla projektów to można wskazać wniosek w powiązaniu z obszarem Zarządzania projektami. ●Budżet w okresie – identyfikator budżetu kosztów w okresie. ●Budżet kosztów – budżet kosztów jednostki w ramach wybranego budżetu w okresie; jeżeli zastosowano w konfiguracji powiązania pozycji budżetu kosztów z pozycją PZB to pole jest wypełniane na podstawie wyboru w polu Pozycja PZB. ●Pozycja budżetu – pozycja wybranego budżetu kosztów jednostki; jeżeli zastosowano w konfiguracji powiązania pozycji budżetu kosztów z pozycją PZB to pole jest wypełniane na podstawie wyboru w polu Pozycja PZB. ●PZB – plan zamówień budżetowych w ramach wybranego budżetu w okresie. ●Pozycja PZB – pozycja wybranego planu zamówień budżetowych. ●Zasób pozycji PZB – pozycja zasobu dla wyboru w polu Pozycja PZB. Zakładka Zadania i źródła finansowania W przypadku, gdy w systemie obsługiwane są budżety jednostek lub projektów w połączeniu z zadaniami i/lub źródłami finansowania to w zakładce tej prezentowane są zadania i/lub źródła finansowania powiązane z wyżej wymienionymi obiektami budżetowymi. Okno podzielone jest na sekcje: ●Zadania – sekcja dodawania zadań i określania udziału wybranych zadań w wartości pozycji. ●Źródła finansowania – sekcja dodawania źródeł finansowania i określania udziału wybranych źródeł w wartości pozycji; lista wyświetlanych do wyboru źródeł finansowania jest regulowane przez konfigurację przyjętą w typie dokumentu. Zakładka Dane dodatkowe Zawiera parametry repozytorium. Każdy dokument może zawierać pewne dodatkowe informacje, wprowadzone poprzez tzw. parametry repozytorium. Parametry te mogą być przypisane do nagłówka i pozycji dokumentu. Dane dodatkowe dla nagłówka i pozycji definiowane są w typie dokumentu, a do konfiguracji można wykorzystywać wszystkie typy danych zdefiniowane w Repozytorium. |
Akcje związane z dokumentem Zamówienie do dostawcy
Na oknie dokumentów zamówień do dostawcy dostępne są standardowe przyciski oraz akcje związane tylko z danym typem dokumentu.
Użycie przycisku powoduje dodanie nowego dokumentu zamówienie do dostawcy.
Użycie przycisku powoduje zapisanie danych dokumentu zamówienie do dostawcy.
Przycisk kasuje dokument zamówienia zakupu, akcja dostępna tylko dla dokumentów o statusie ‘roboczy’.
Użycie przycisku umożliwia wygenerowanie kompletnego raportu w formacie pdf, a następnie poprzez formatkę wysłanie dokumentu do określonego odbiorcy.
Użycie przycisku umożliwia obejrzenie kompletnego raportu, a następnie wydruk na drukarkę.
Użycie przycisku umożliwia obejrzenie kompletnego raportu na ekranie monitora.
Użycie tego przycisku umożliwia przejście do edycji skryptów związanych z danym rodzajem dokumentów.
Użycie tej opcji na polu z identyfikatorem produktu, uruchamia wyświetlenie danych o danym produkcie. Oprócz danych podstawowych są wyświetlane informacje o różnych dokumentach, w których dany produkt został użyty.
Umożliwia szybki podgląd danych związanych z danym klientem: stan rozliczeń, co kupował/co nam sprzedał, po ile, co zamówił/co zamówiliśmy i stan realizacji, na kiedy będzie oraz pozostałe informacje.
Użycie tego przycisku powoduje zatwierdzenie dokumentu. Zatwierdzonego dokumentu nie można modyfikować. Z zatwierdzonych zapotrzebowań można generować plany zakupu, zamówienia do dostawców lub umowy, z zatwierdzonych planów można generować zamówienia lub umowy.
Użycie przycisku powoduje „zdjęcie” zatwierdzenia z dokumentu. Dokument ma status ‘roboczy’.
Użycie tego przycisku powoduje anulowanie dokumentu zamówienia. Dokument uzyskuje status ‘odrzucone’. Taki dokument nie jest brany pod uwagę przy generowaniu zamówień do dostawców.
Użycie tego przycisku dla wybranego dokumentu powoduje podniesienie formatki, na której prezentowane są alokacje tego dokumentu. Alokacja dokumentu pokazuje powiązania dokumentu z innymi dokumentami zapisanymi w bazie danych systemu.
Istniejącą na dokumencie, zapotrzebowania lub planu, pozycję można skopiować, warunkiem jest to, aby dokument miał status roboczy.
Umożliwia zmianę segmentów w automatycznie wygenerowanej masce identyfikatora, np. produktu, dokumentu.
Użycie tego przycisku powoduje uruchomienie dedykowanej funkcji dodatkowej typu skrypt przypisanej do zdarzenia ‘Funkcja użytkownika’. Możliwe jest przypisanie dziesięciu funkcji dedykowanych (Funkcja użytkownika 0…9).
Umożliwia przesłanie wiadomości do wybranych użytkowników systemu wraz z dokumentem jako załącznikiem wiadomości. Załącznik umożliwia uruchomienie dokumentu przez adresata w celu wykonania innych akcji np. zatwierdzenie, wydrukowanie.
Grupa funkcji służąca do zarządzania dokumentem na ścieżce zdefiniowanego szablonu obiegu dokumentów. Szablony obiegu są przypisywane w definicji typu dokumentu. Przycisk po rozwinięciu zawiera funkcje:
Użycie tego przycisku powoduje uruchomienie funkcji dodatkowej. Opcja służy do przetwarzania danych w celu uzyskania na ich podstawie użytecznych informacji i wniosków. Struktura wielowymiarowa przedstawia wybrane dane(fakty) w funkcji wielu czynników (wymiary).
Parametry te mogą być przypisane do nagłówka dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów. „Parametry nagłówka dokumentu” oraz „Parametry pozycji dokumentu” definiowane są w typie dokumentów. Użytkownik może wykorzystać wszystkie typy danych zdefiniowane w repozytorium.
Parametry te mogą być przypisane do pozycji dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów. „Parametry nagłówka dokumentu” oraz „Parametry pozycji dokumentu” definiowane są w typie dokumentów. Użytkownik może wykorzystać wszystkie typy danych zdefiniowane w repozytorium. Użycie tego przycisku dla wskazanego zamówienia/umowy lub zaznaczonej grupy zamówień/umów umożliwia przygotowanie danych do realizacji, a także wygenerowanie automatyczne dokumentu dostawy lub faktury.
Dla poszczególnych pozycji zamówienia umożliwiono rozliczanie ilości dostarczonej (przez dostawy magazynowe lub poprzez faktury zakupu) ze źródłowymi zamówieniami.
Zwykle rozliczenie zamówienia z dokumentami zapotrzebowania, z których to zamówienie zostało wygenerowane, następuje automatycznie w momencie zatwierdzania zamówienia. Są jednak sytuacje, gdy to rozliczenie wymaga podania dodatkowych danych. Tak jest, gdy w pozycji zamówienia utworzonego z kilku pozycji zapotrzebowań, zmieniana jest realizowana ilość. Wówczas nie jest wiadomo, których pozycji zapotrzebowania zmiana ta dotyczy. Podczas zatwierdzania takiego zamówienia otwierane jest automatycznie okno, w którym należy podać ilości rozliczane w poszczególnych zapotrzebowaniach. W takim przypadku, podczas zatwierdzania zamówienia, należy te zapotrzebowania wraz z rozliczanymi ilościami wskazać (opcja „ilość zamówiona” w oknie do rozliczeń zamówień z zapotrzebowaniami).
Użycie przycisku umożliwia zmianę typu dokumentu z zamówienia do dostawcy na umowę lub odwrotnie.
Użycie przycisku uaktywnia okno Dokument kontrolingowy, na którym mamy możliwość przyporządkowania danych z dokumentu Zamówienie do dostawcy.
Operacja blokuje możliwość dalszego rozliczania pozycji zamówienia lub umowy i przepisuje ilość zrealizowaną do ilości potwierdzonej. Istniejący dokument zamówienia lub umowy można skopiować lub na jego podstawie stworzyć aneks do wybranego dokumentu. Powstający nowy dokument ma status roboczy. W przypadku kopii można zmienić typ nowego dokumentu oraz dostawcę. Znaczenie pozostałych pól jest identyczne, jak podczas tworzenia aneksu. Do zatwierdzonego zamówienia, na każdym etapie jego realizacji, można utworzyć aneks. Aneksowane zamówienie jest zamykane, a na jego podstawie tworzone jest nowe zamówienie.
Użycie przycisku spowoduje zamknięcie wybranego zamówienia. W pojawiającym się oknie należy potwierdzić chęć zamknięcia dokumentu za pomocą przycisku Tak.
Użycie funkcji wywołuje okno, w którym mamy możliwość obejrzenia wszystkich operacji na danym obiekcie.
Lista osób ze strony kontrahenta upoważnionych do kontaktów.
Użycie przycisku spowoduje zmianę ceny dla określonej pozycji dokumentu. |
Raporty dostępne w oknie Zamówienie do dostawcy
Lista zamówień do dostawców/Umów: ●Ogólna ●Rejestr wg dostawców ●Rejestr wg towarów ●Rozliczenie w cenach rzeczywistych ●Szczegółowa Planowane dostawy: ●Planowane dostawy na magazyn Rozliczenie zamówień do dostawców: ●Analityczny ●Lista ●Syntetyczny Zamówienie/Umowy: ●Zamówienie/Umowa ●Zamówienie (Umowa) z rabatami |