W trakcie rozliczania urlopów: macierzyńskiego i na warunkach macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego system sprawdza czy stawka dzienna w pozycji rozliczenia zasiłku jest niższa od stawki dziennej świadczenia rodzicielskiego wynikającej z podzielenia kwoty świadczenia w tabeli przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca urlopowego.

Jeżeli warunek jest spełniony to uruchamia się procedura porównania kwot zasiłku wyliczonego w aktualnie rozliczanej pozycji urlopu z uwzględnieniem wcześniejszych rozliczeń dotyczących tego samego miesiąca, tj. w trakcie rozliczenia, kwoty zasiłku są wyliczane narastająco dla danego miesiąca i porównywane do kwoty świadczenia rodzicielskiego w tabeli KWOTA_ŚW_RODZ przeliczonej proporcjonalnie do zsumowanej liczby dni urlopu w miesiącu w następujący sposób:

●Wyliczenie kwoty zasiłku dla danego miesiąca w taki sposób, że:

oSprawdzenie czy osoba ma rozliczony zasiłek macierzyński w wielu teczkach. Po uruchomienia rozliczenia dokumentu oraz przy przeliczaniu pozycji rozliczeniowych, system sprawdza również czy u osoby posiadającej wiele teczek, jest w innych teczkach wprowadzony ten sam rodzaj urlopu w zakresie dat rozliczanego dokumentu. Jeżeli tak, to wyświetli się komunikat: Poza teczką aktualnie przeliczaną, osoba posiada inne teczki, w których wprowadzono dokument. Czy podwyższenie zasiłku wyliczyć w aktualnie przeliczanej teczce? Po wyborze TAK, zostaną zsumowane kwoty zasiłków wyliczone w innych teczkach i porównane z kwotą świadczenia rodzicielskiego bez względu na status dokumentu i pozycji rozliczenia. W dokumentach nierozliczonych, zostanie wyliczona kwota zasiłku bez tworzenia pozycji rozliczeniowych w dokumencie. Jeżeli warunki wyliczenia kwoty podwyższenia zostaną spełnione, tj.: suma zasiłków w tym samym miesiącu ze wszystkich teczek jest niższa od kwoty świadczenia rodzicielskiego i w żadnej z teczek nie wyliczono podwyższenia, zostanie utworzona pozycja rozliczenia z kwotą podwyższenia zasiłku i kodem RSA 329. W przypadku gdy, kwota podwyższenia jest wyliczona w innej teczce i jest inna niż to wynika z aktualnego rozliczenia, to w trakcie rozliczania dokumentu, dla pozycji rozliczenia których to dotyczy wyświetli się komunikat: W teczce nr: …. wyliczono podwyższenie zasiłku w zakresie dat: od ….. do …., którego wartość jest niewłaściwa. Pozycje należy wyliczyć ponownie lub skorygować. Oznacza to, że należy przeliczyć ponownie cały dokument lub pozycje rozliczenia dla których wyliczono kwoty podwyższenia zasiłku. W przypadku gdy pozycje mają status W lub cały dokument ma status CR poprawki w rozliczeniu należy wprowadzić w drodze korekty pozycji lub całego dokumentu. Gdy kwota podwyższenia wyliczona w innej teczce nie przysługuje, to wyliczenie kwot o statusie R jest kasowane przez system, natomiast dla pozycji o statusie Z i W, wyświetli się komunikat: W teczce o nr: ….. wyliczono podwyższenie zasiłku w zakresie dat: od …. do …., które nie przysługuje! Kwoty podwyższenia należy usunąć! W takim przypadku, należy usnąć pozycje o statusie Z po uprzednim anulowaniu zatwierdzenia, a dla pozycji o statusie W utworzyć korekty na minus i po zatwierdzeniu pobrać i rozliczyć na liście płac, a następnie przesłać do ZUS dokumenty korygujące.

oSprawdzenie czy w drzewku danych pracownika są wartości danej Zas. mac. inna fir w zakresie dat rozliczanych pozycji dokumentu. Jeżeli tak, to kwota zasiłku zostanie powiększona o wartość tej danej dotyczącej tego samego okresu. W przypadku gdy dana obejmuje dłuższy okres, to jej wartość jest dzielona przez dni kalendarzowe wyliczone z okresu od do przy danej, wynik zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku i pomnożony przez liczbę dni kalendarzowych z pozycji.

●Porównanie wyliczonych kwot zasiłków dotyczących danego miesiąca z kwotą świadczenia rodzicielskiego.

oGdy zasiłek dotyczy całego miesiąca – porównanie z kwotą w tabeli.

oJeżeli zasiłek dotyczy części miesiąca – porównanie kwoty zasiłku do kwoty świadczenia proporcjonalnej do okresu, za który jest wyliczany zasiłek macierzyński, czyli w zależności od miesiąca – kwota świadczenia za jeden dzień urlopu wynosi 1/31, 1/30, 1/28 lub 29, zaokrąglenie do 1 gr wg zasad ogólnych

oJeżeli zasiłek < kwoty świadczenia przeliczonej proporcjonalnie zaokrąglonej do 10 gr w górę, to następuje wyliczenie kwoty podwyższenia zasiłku jako różnica pomiędzy kwotą świadczenia i kwotą zasiłku. Otrzymany wynik jest pomniejszany o kwoty podwyższenia wyliczone w poprzednich pozycjach rozliczenia dla tego samego miesiąca i:

▪Gdy wynik jest dodatni zostanie utworzona pozycja rozliczenia z kodem RSA 329 i wyliczoną kwotą podwyższenia oraz datami od do i miesiącem rozliczenia zgodnymi z pozycją rozliczenia urlopu a w danych kadrowych – drzewko podrzędne w drzewku 016100 z kodem RSA 329 i wyliczoną wartością podwyższenia.

Rysunek 626.  Fragment okna rozliczenia urlopu rodzicielskiego z wyliczoną pozycją podwyższenia zasiłku

▪Gdy wynik jest = 0 podwyższenie nie zostanie wyliczone.

▪W przypadku wartości ujemnej podwyższenie nie zostanie wyliczone i wyświetli się komunikat: Podwyższenie zasiłku za miesiąc /mm/ zostało wcześniej wyliczone w kwocie wyższej niż przysługuje po rozliczeniu wszystkich dni urlopu. Wyliczone pozycje podwyższenia zasiłku należy ponownie przeliczyć lub skorygować!

Po zatwierdzeniu pozycji rozliczenia, kwota podwyższenia jest pobierana na listę płac zgodnie z miesiącem rozliczenia pod warunkiem, że w bazie:

●Jest zmapowany składnik płacowy z nadzorowanym nr 09000 Podw.zas.mac.do świadcz.rodz.

oraz

●Składnik został dodany do szablonu listy płac.

Kwota podwyższenia zasiłku:

●Powinna być uwzględniona w formułach obliczeniowych na liście płac, np. w kwocie do wypłaty.

●Nie podlega opodatkowaniu, jeżeli podatnikowi przysługują zwolnienia przedmiotowe.

●Stanowi podstawę naliczania składek ZUS za okres przebywania na urlopach macierzyńskich – należy więc uwzględnić ją w podstawie naliczania tych składek.

Kwota podwyższenia do czasu dodania w płatniku kodu RSA 329, tj. do 31.03.2016r. jest pobierana do dokumentów rozliczeniowych z kodem RSA zasiłku macierzyńskiego. Po tej dacie jest uwzględniana jako odrębny kodu RSA 329 w dokumentach RSA i w DRA w p.V.04. jako kwota świadczeń finansowanych z budżetu państwa.