Opcja korekty całego dokumentu daje możliwość:

●Wyzerowania w całości dokumentu pierwotnego o statusie CR lub w wybranym zakresie dat i ewentualnego wprowadzenia w wyzerowanym okresie nieobecności tego samego rodzaju z innym kodem RSA (druga korekta pierwotnego dokumentu) lub dowolnego rodzaju nieobecności (wprowadzenie nowego dokumentu).

●Utworzenia wyrównania zasiłku naliczonego w dokumencie pierwotnym z odpowiednimi kodami RSA wyrównania.

Korektę dokumentu można utworzyć w jednym z okien:

Dane osobowe->zakładka Nieobecności lub Nieobecności rozliczane w ZUS – lista.

W celu skorygowania dokumentu należy ustawić kursor na dokumencie wybranym do korekty, wcisnąć prawy przycisk myszy i z podświetlonego menu wybrać polecenie Korekta dokumentu. Wybór polecenia spowoduje utworzenie kopii wypłaconego dokumentu o statusie R (roboczy) z wartościami ze znakiem przeciwnym do tych, które są w dokumencie wypłaconym.

Utworzony dokument korekty, Użytkownik może:

●Zatwierdzić bez zmian co oznacza wyzerowanie dokumentu w całości.

●Wprowadzić w nagłówku dokumentu nowy zakres dat, o który ma być skrócony okres nieobecności, usunąć lub poprawić ręcznie pozycje rozliczenia pozostawiając tylko te, które są zgodne z zakresem dat dokumentu (wartości w pozycjach rozliczenia powinny być ze znakiem ujemnym) co oznacza wyzerowanie nieobecności tylko w niezbędnym zakresie dat od do. Pozycje korygowane powinny być rozliczone w tym samym miesiącu co dokument pierwotny.

●Usunąć pozycje rozliczenia i wprowadzić ręcznie nowe z bieżącym miesiącem rozliczenia i z kodami RSA wyrównania zasiłku w zakresie dat od do dokumentu pierwotnego, tj. utworzyć dokument wyrównania zasiłku.

Zatwierdzenie dokumentu korekty z wartościami ujemnymi spowoduje usunięcie kodów nb z grafika w zakresie dat korekty. Zatwierdzenie dokumentu wyrównania oznacza przygotowanie go do pobrania na listę płac.

Po zatwierdzeniu korekty na minus, w zakresie dat skorygowanego (wyzerowanego) dokumentu można:

●Dodać i rozliczyć nowy dokument dowolnego rodzaju nieobecności. Nowy dokument nie musi być w zakresie dat dokumentu skorygowanego na minus. Zakres dat w nowym dokumencie może być szerszy niż korekta na minus, np. po skróceniu okresu choroby można wprowadzić nowy dokument na cały okres urlopu macierzyńskiego zaczynającego się w pierwszym dniu korekty na minus. Wprowadzony nowy dokument podlega rozliczeniu przez system, czyli po wciśnięciu przycisku Rozlicz dokument w górnym pasku narzędziowym.

●Utworzyć kolejną (drugą) korektę dokumentu pierwotnego, w którym w zakresie dat skorygowanych na minus można wprowadzić nieobecność tego samego rodzaju z poprawnymi kodami RSA i wartościami rozliczenia. Utworzoną korektę należy rozliczyć ręcznie wprowadzając właściwe wartości w nagłówku dokumentu i pozycjach rozliczenia – daty od do, rodzaj niezdolności, miesiąc rozliczenia, % stawki przemieszczając się Tab'em pomiędzy polami. Po zatwierdzeniu rozliczenia należy pobrać wartości na listę płac (ujemne z dotychczasowymi kodami RSA i dodatnie z nowymi kodami i wartościami).

Uwaga

W oknie dokumentu korygującego można również tworzyć pozycje wyrównania świadczenia dla nieobecności rozliczanych w ZUS przy użyciu polecenia Nowy. W takiej sytuacji zostanie utworzona pusta pozycja, którą należy wypełnić wprowadzając właściwe wartości w aktywnych polach w dolnej części okna.

Zatwierdzone pozycje rozliczenia korekty dokumentu na minus i ewentualne dokumenty wprowadzone w miejsce wyzerowanych nieobecności, a także dokumenty wyrównania świadczeń, należy pobrać na listę płac z tym, że korekty nieobecności na minus i dokumenty wprowadzone w miejsce wyzerowanych nieobecności zawierające świadczenia do wysokości kwot naliczonych pierwotnie lub niższych powinny być rozliczone i wypłacone na listach z takimi samymi datami jak lista z nieobecnością korygowaną. Umożliwi to sporządzenie korekty dokumentów rozliczeniowych ZUS, w których wartości poprzednie zostaną nadpisane aktualnymi. Jeżeli nowe wartości są wyższe niż e, to rozliczenie do wysokości poprzednich kwot powinno być w miesiącach zgodnych z rozliczeniem pierwotnym. Naliczenie i wypłacenie wyrównania świadczenia z odpowiednimi kodami RSA i kwotami może się odbyć w bieżącym miesiącu poprzez utworzenie korekty dokumentu lub korekt pozycji jego rozliczenia.

Przykład

W przypadku zmiany, np. zasiłku chorobowego na wypadkowy i w związku z tym wzrostu kwoty zasiłku z 80 do 100% podstawy, korekta na minus i na plus z nowym kodem RSA oraz świadczeniem do wysokości kwoty naliczonej pierwotnie, czyli wyzerowanej powinny być w tych samych miesiącach co dokument pierwotny, a po wypłaceniu listy lub list, na które pobrano zatwierdzone korekty dokumentów na minus i na plus, należy sporządzić w bieżącym miesiącu wyrównanie kwoty świadczenia poprzez kolejną korektę dokumentu pierwotnego lub pozycji rozliczenia ostatniego (właściwego) dokumentu. W dokumencie lub pozycjach korekty należy wprowadzić właściwe kody wyrównania RSA i kwoty wyrównania świadczenia.

Korekta pozycji rozliczenia dokumentu o statusie W umożliwia:

●Wyzerowanie pozycji rozliczenia i wprowadzenie nowego dowolnego dokumentu nieobecności obejmującego zakres dat wyzerowanej pozycji po jej zatwierdzeniu.

●Utworzenie wyrównania świadczenia z odpowiednim kodem ZUS RSA.

Korektę pozycji rozliczenia dokumentu wykonuje się w oknie rozliczenia nieobecności. Po ustawieniu kursora na pozycji rozliczenia o statusie W, należy wcisnąć prawy przycisk myszy i wybrać polecenie Koryguj pozycje. Zostanie utworzona kopia pozycji rozliczenia z ujemnymi wartościami dni, godzin i kwoty świadczenia dla wybranej pozycji nieobecności rozliczanej w ZUS.

●W przypadku wycofywania (zerowania) nieobecności należy zatwierdzić utworzoną pozycję bez zmian lub po wprowadzeniu zmiany w zakresie dat od do utworzonej pozycji korekty, jeżeli zerowanie nie dotyczy całej pozycji rozliczenia. Zmiany w pozycji należy wprowadzić w dolnej części okna przemieszczając się przy pomocy klawisza Tab, gdyż wtedy system wyliczy niektóre wartości.

●W przypadku tworzenia wyrównania świadczenia należy dla utworzonej pozycji w dolnej części okna wprowadzić właściwy (bieżący) miesiąc rozliczenia, a następnie przemieszczając się klawiszem Tab pomiędzy polami, poczynając od wpisania właściwego (bieżącego) miesiąca rozliczenia, kolejno wybrać kod RSA z listy dotyczący wyrównania odpowiedniego rodzaju świadczenia, usunąć znak minus przy liczbie dni kalendarzowych oraz wprowadzić właściwy % stawki, np. 100% i zaakceptować stawkę wyliczoną przez system lub wpisać nową stawkę, jeżeli jest inna – system sam wyliczy kwotę wyrównania.

Po wprowadzeniu korygujących pozycji rozliczenia i ich zatwierdzeniu, należy pobrać dane na listę płac zgodnie z miesiącem rozliczenia. Po wypłaceniu listy, dane są gotowe do pobrania do dokumentów rozliczeniowych ZUS.

Po utworzenia i wypłaceniu listy STORNO do listy zawierającej pozycje rozliczenia dokumentu nieobecności, nastąpi wyczyszczenie zapisów o pobraniu pozycji rozliczenia na listę płac. Po usunięciu wypłaconej listy STORNO zapisy (identyfikator listy płac w pozycji rozliczenia dokumentu) zostaną przywrócone.

W wyniku wypłacenia listy STORNO pozycje dokumentu, które są na tej liście status otrzymają status Z (zatwierdzony).

Jeżeli na liście STORNO był cały dokument, cały dokument uzyska status Z (zatwierdzony). Po anulowaniu zatwierdzenia, taki dokument można:

●Usunąć w całości.

●Usunąć pozycje rozliczenia dokumentu i/lub zmienić dane nagłówkowe, zakres dat od itp. Po zmianie i usunięciu pozycji rozliczenia - rozliczyć go ponownie i zatwierdzić oraz pobrać na listę płac.

Dokument, z którego na liście STORNO były tylko niektóre pozycje rozliczenia otrzyma status CzR (częściowo rozliczony). W takim dokumencie można:

●Zmienić datę końca niezdolności maksymalnie do ostatniego dnia okresu pokrywającego się z pozycjami o statusie W, jeżeli pozycje wystornowane dotyczą okresu końcowego nieobecności. Służy do tego polecenie w górnym pasku menu Zmiana daty końca niezdolności. Po skróceniu okresu nieobecności do ostatniego dnia pozycji o statusie W dokument otrzyma status CR (całkowicie rozliczony).

●Anulować zatwierdzenie pozycji wystornowanej i poprawić ręcznie jej rozliczenie.

Jeżeli w wyniku wprowadzonych zmian są w dokumencie pozycje o statusie Z to należy pobrać je na listę płac.

Nową listę płac można utworzyć z menu Personel->Listy płac albo bezpośrednio z okna rozliczenia zatwierdzonego zmienionego dokumentu przy pomocy polecenia Koryguj rozliczenie płac w miesiącu dostępnego pod prawym przyciskiem myszy na otwartym dokumencie. Dotyczy to dokumentu, który ma pozycje z datami rozliczenia wcześniejszymi niż miesiąc bieżący.

Jeżeli pozycje są rozliczone w bieżącym miesiącu zostaną pobrane na bieżącą listę płac.

Należy pamiętać o tym aby po wypłaceniu listy STORNO i po ewentualnym utworzeniu i wypłaceniu dla tego miesiąca nowej listy płac z osobami z listy STORNO, utworzyć korekty dokumentów rozliczeniowych ZUS.

Uwaga

Wadą takiego postępowania jest usunięcie historii rozliczenia dokumentów.

W dokumencie o statusie CzR (Częściowo rozliczony) istnieje możliwość zmiany daty końca nieobecności z tym, że nieobecności płatne i niepłatne można jedynie skrócić maksymalnie do ostatniego dnia pozycji rozliczenia o statusie W. W przypadku nieobecności rozliczanych w ZUS, okres niezdolności można skrócić i wydłużyć.

Funkcja dostępna z okna rozliczania nieobecności, menu: Lokalne->Zmiana daty końca niezdolności/nieobecności lub przy pomocy ikony Zmiana daty końca niezdolności/nieobecności w górnym pasku narzędziowym.

Po uruchomieniu funkcji wyświetli się okienko, w którym należy wpisać nową datę końca nieobecności. Po podaniu nowej daty w nagłówku dokumentu będzie wpisana nowa data do, zmienione dni i godziny nieobecności oraz:

●W przypadku skracania nieobecności – odpowiednie pozycje rozliczeniowe (tylko takie, które nie zostały jeszcze wypłacone) będą usunięte lub zmodyfikowane.

●W przypadku wydłużania nieobecności rozliczanej w ZUS zostanie zmodyfikowana ostatnia pozycja rozliczenia i ewentualnie dodana nowa pozycja, jeżeli to wynika z wydłużonego okresu niezdolności. Jeżeli w dodanej pozycji rozliczenia jest okres przekraczający jeden miesiąc, to należy anulować zatwierdzenie, ustawić kursor na roboczej pozycji rozliczenia i pod prawym przyciskiem myszy wybrać polecenie Synchronizuj późniejsze daty rozliczenia – po wywołaniu polecenia wyświetli się okno z pytaniem o pierwszy miesiąc rozliczenia. Po akceptacji pierwszego miesiąca rozliczenia, dodana pozycja rozliczenia zostanie podzielona na miesiące i utworzone pozycje rozliczenia o statusie R począwszy od miesiąca wpisanego w oknie.

Rysunek 629.  Skracanie okresu nieobecności niepłatnej

Rysunek 630.  Edytowanie nowej daty do w dokumencie nieobecności rozliczanej w ZUS

W przypadku gdy modyfikowana lub usuwana pozycja była pobrana na listę płac, dane pozycji zostaną usunięte z listy płac zaś z pozycji rozliczenia i z dokumentu, informacja o nr listy. W takiej sytuacji po zatwierdzeniu zmian w dokumencie należy ponownie przeliczyć listę płac.

Jeżeli okres nieobecności płatnej lub niepłatnej jest dłuższy niż w pierwotnie wprowadzonym dokumencie, należy wprowadzić i rozliczyć nowy dokument.

Istnieje możliwość zmiany daty początkowej w dokumencie nieobecności płatnej o statusie CzR (Częściowo Rozliczony), w którym pierwsza pozycja dokumentu nie jest wypłacona. Polecenie dostępne w menu Lokalne->Zmiana daty początku nieobecności w oknie Nieobecności płatne. Modyfikacja daty jest możliwa w zakresie: od daty początkowej w dokumencie do daty poprzedzającej datę od pierwszej pozycji wypłaconej.

Wprowadzenie nowego kodu RSA nieobecności w miejsce nieobecności wyzerowanej jest możliwe na dwa sposoby:

●Utworzenie drugiej korekty dokumentu pierwotnego w zakresie dat wyzerowanych w pierwszej korekcie, a następnie zmianę danych w nagłówku utworzonego dokumentu i ewentualnie dat od do oraz ręczne rozliczenie pozycji dokumentu na dole okna. Można poprawić pozycje utworzone lub usunąć je i wprowadzić nowe. Przy wprowadzaniu wartości wskazane jest przemieszczanie się pomiędzy polami przy użyciu klawisza Tab, gdyż wtedy niektóre wartości system wyliczy automatycznie, np. liczbę dni i godzin oraz kwotę zasiłku. Właściwy kod RSA należy wybrać z listy oraz ręcznie wprowadzić % stawki. Taki sposób dotyczy zmiany kodu RSA w ramach tego samego rodzaju nieobecności (np. Nieobecności rozliczanych w ZUS).

●Dodanie nowego dokumentu nieobecności obejmującego okres korygowany (wyzerowany) w drodze korekty dokumentu lub korekty pozycji rozliczenia dokumentu. W takiej sytuacji nowy dokument zostanie rozliczony przez system i nie musi dotyczyć tego samego rodzaju nieobecności, np. po wyzerowaniu nieobecności niepłatnej można w to miejsce wprowadzić dokument nieobecności rozliczanej w ZUS.

Jeżeli użytkownik nie chce przeprowadzać korekt dokumentów nieobecności i rozliczeniowych ZUS w miesiącach pierwotnego rozliczenia, to może utworzyć korektę dokumentu zasiłkowego z pozycjami rozliczenia w bieżącym miesiącu. W nagłówku utworzonego dokumentu należy wówczas zmienić rodzaj niezdolności i ewentualnie daty od do jeżeli korekta nie dotyczy całego dokumentu. Następnie w pozycjach rozliczenia zmienić miesiąc rozliczenia na bieżący i zatwierdzić pozycje z nowym kodem RSA, z liczbą dni, godzin i kwotami ujemnymi (zostaną usunięte kody nb z grafika). Po czym ręcznie dodać nowe pozycje i rozliczyć je z kodem RSA zgodnym z aktualnym nagłówkiem dokumentu i właściwymi wartościami oraz zatwierdzić. Przy takim postępowaniu można wszystkie pozycje w dokumencie rozliczyć w jednym, np. bieżącym miesiącu. Po pobraniu na listę płac pozycji z dokumentu korygującego i wypłaceniu listy z systemu można wygenerować właściwe dokumenty rozliczeniowe ZUS RSA z identyfikatorem z miesiąca rozliczenia. Korektę RSA w miesiącach pierwotnego rozliczenia należy wówczas przeprowadzić ręcznie w płatniku. "W takiej sytuacji dane w systemie nie będą zgodne z danymi w PŁATNIKU".

W przypadku dokonania zmian w pozycji rozliczenia dokumentu, która nie wyczerpuje pełnego okresu nieobecności (data do w dokumencie jest późniejsza od daty do w pozycji rozliczenia), istnieje możliwość synchronizacji pozycji rozliczenia dokumentu o statusie R (roboczy) dotyczących późniejszych nieobecności w tym dokumencie.

Służą do tego polecenia pod prawym przyciskiem myszy, na pozycji rozliczenia aktywne jeżeli wszystkie pozycje poniżej podświetlonej mają status R lub brak pozycji:

●Synchronizuj późniejsze daty rozliczenia – po wywołaniu polecenia wyświetli się okno z pytaniem o pierwszy miesiąc rozliczenia. Po akceptacji pierwszego miesiąca rozliczenia, zostaną przeliczone późniejsze pozycje rozliczenia dokumentu o statusie R w stosunku do pozycji podświetlonej począwszy od miesiąca następnego po tej pozycji albo od wpisanego w oknie. W przypadku braku pozycji rozliczenia – zostaną utworzone nowe. Pozycja (podświetlona) jest traktowana jako ostatni dzień już rozliczonego dokumentu.

●Zastosuj % stawki w późniejszych pozycjach – polecenie aktywne tylko w oknie Nieobecność rozliczana w ZUS. Użycie polecenia na pozycji, w której zmieniono % stawki spowoduje przeliczenie wszystkich późniejszych pozycji z takim samym % stawki jaki został użyty w podświetlonej pozycji.