Tworzenie wyrównania wynagrodzenia chorobowego i zasiłków ZUS na podstawie nowych wartości w kolektorze podstaw zasiłkowych, wprowadzonych po wypłaceniu świadczeń wyliczonych z okresów do których zostały dodane nowe wartości.

Wyliczenie wyrównania wynagrodzenia chorobowego lub zasiłków ZUS dotyczy dokumentów o statusie całkowicie rozliczony (CR) lub częściowo rozliczony (CzR), może dotyczyć też dokumentów zaimportowanych, jeżeli w zaimportowanym dokumencie znajdzie się informacja o ilości miesięcy i okresie od do, z którego wyliczono podstawę zasiłkową i może odbywać się na dwa sposoby:

●Dla wybranego dokumentu zasiłkowego,

●Dla osób wyszukanych.

Tworzenie wyrównania dla wybranego dokumentu zasiłkowego

Tworzenie wyrównania dla wybranego dokumentu zasiłkowego o statusie CR jest dostępne po zaznaczeniu dokumentu w oknie i wyborze polecenia Wyrównanie pod prawym przyciskiem myszy:

●W oknie Dane osobowe->zakładka Nieobecności,

Rysunek 631.  Tworzenie dokumentu wyrównania w oknie Dane osobowe->zakładka Nieobecności

lub

●W oknie Nieobecność rozliczana w ZUS – lista.

Rysunek 632.  Tworzenie dokumentu wyrównania w oknie Nieobecności rozliczane w ZUS->lista dokumentów

Po wyborze polecenia Wyrównanie wyświetli się okienko z zapytaniem Czy na pewno chcesz wprowadzić wyrównanie dokumentu?

Rysunek 633.  Okienko z zapytaniem czy na pewno utworzyć wyrównanie

Po akceptacji zostanie uruchomiony proces wyliczania wyrównania świadczeń w efekcie, którego zostaną utworzone dokumenty wyrównania jeżeli są spełnione warunki:

●W kolektorze podstaw zasiłkowych w okresie, z którego wyliczono podstawę zasiłkową będą składniki z algorytmem wliczania do podstawy nie oznaczone flagą ich użycia do wyliczeń (jeden lub wszystkie).

●Nowa podstawa zasiłkowa dla wskazanego dokumentu wyliczona z danych w kolektorze jest wyższa od podstawy wyliczonej w dokumencie pierwotnym lub zaimportowanym.

●Wskazany dokument nie korzysta z tzw. podstawy ciągnionej, tj. wyliczonej we wcześniejszym dokumencie. W takiej sytuacji jest wymagane utworzenie wyrównania dokumentu pierwotnego i w następnej kolejności tworzenie wyrównań kolejnych dokumentów korzystających z podstawy wyliczonej w tym dokumencie.

●W przypadku dokumentów zaimportowanych poza powyższymi warunkami, w zaimportowanym dokumencie będzie informacja o ilości miesięcy i okresie od do, z którego wyliczono podstawę zasiłkową.

Jeżeli warunki nie zostaną spełnione, dokument wyrównania nie zostanie utworzony i na ekranie wyświetli się odpowiedni komunikat o przyczynie nie utworzenia wyrównania.

Rysunek 634.  Komunikat o braku wyrównania z powodu niższej kwoty w kolektorze podstaw zasiłkowych

Rysunek 635.  Komunikat o braku wyrównania z powodu kontynuacji podstawy z dokumentu wcześniejszego

Jeżeli warunki zostaną spełnione, zostanie utworzony dokument wyrównania o statusie R z odpowiednim kodem RSA i bieżącym miesiącem rozliczenia, który użytkownik może zatwierdzić bez zmian, usunąć lub zatwierdzić po uprzednim wprowadzeniu zmian jeżeli to jest koniecznie.

Tworzenie dokumentów wyrównania dla osób wyszukanych

Tworzenie dokumentów wyrównania dla osób wyszukanych jest dostępne z okna Nieobecność rozliczana w ZUS – lista z menu Lokalne->Tworzenie dokumentów wyrównań lub po wciśnięciu ikony Tworzenie dokumentów wyrównań w górnym pasku narzędziowym. Po uruchomieniu akcji zostanie wyświetlone okno, w którym użytkownik wpisuje okresy sprawdzania w kolektorze podstaw zasiłkowych dla składników miesięcznych i okresowych.

Rysunek 636. Okno ustawiania okresu do sprawdzania danych w kolektorze

Po wyborze rodzaju wyrównania, wpisaniu dat i uruchomieniu wyszukiwania, system wyszuka i wyświetli:

●W przypadku zaznaczenia pola Podaj okres do sprawdzenia danych w kolektorze – osoby, u których:

oWystąpiły dokumenty niezdolności o statusie CR lub CzR korzystające z podstawy wyliczonej z okresu, który zahacza o zakres dat wpisanych w oknie wyszukiwania.

oW kolektorze podstaw zasiłkowych znajdują się składniki dotyczące okresu pobieranego do podstawy, które nie mają statusu – kolumna Status jest pusta.

●Po wybraniu opcji Podaj datę zmiany wynagrodzenia minimalnego i wstawieniu daty zostaną wykonane następujące operacje:

oPobranie wartości wynagrodzenia minimalnego z tabeli DANE_ZMIENNEobl obowiązującego we wskazanej dacie.

oWyszukanie dokumentów nieobecności obejmujących podaną datę.

oSprawdzenie, czy podstawy przyjęte do rozliczenia świadczenia w dokumentach nie są niższe od minimalnego wynagrodzenia w tabeli.

oWyświetlenie listy teczek osób, w których wartość podstawy zasiłkowej jest niższa od minimalnego wynagrodzenia.

oDla teczek osób zaznaczonych na liście nastąpi przeliczenie podstawy zasiłkowej i utworzenia odpowiednich dokumentów a informacja o wyniku działań będzie odłożona w logu, w tym:

▪Dla dokumentów całkowicie lub częściowo rozliczonych zostaną utworzone dokumenty korekty typu wyrównanie za odpowiedni okres nieobecności.

▪Gdy zmiana wynagrodzenia minimalnego wystąpi w trakcie trwania nieobecności dokumenty o statusie CzR, Z i R zostaną podzielone na okres do dnia zmiany i od tego dnia z odpowiednio podwyższoną podstawą zasiłkową.

oPrzeliczenie podstawy zasiłkowej dla pojedynczego dokumentu, który obejmuje datę rrrr-01-01 lub rrrr-07-01 jest możliwe z okna Nieobecność rozliczna w ZUS przy pomocy polecenia pod prawym przyciskiem myszy: Przelicz podstawę zasiłkową - zmiana minimum od: rrrr-01-01/Przelicz podstawę zasiłkową - zmiana minimum od: rrrr-07-01.

●W przypadku zaznaczenia pola Podaj datę zmiany warunków zatrudnienia z powodu COVID-19 – osoby, które:

oPrzebywają na nieobecności rozliczanej w ZUS z datą od w okresie wpisanym w polach od do.

oMają daną Zm.war.-COVID-19 w zakresie dat wpisanych w polach od do.

Rysunek 637.  Lista osób wyszukanych do wyrównań

Po uruchomieniu funkcji przyciskiem Wykonaj zostanie wyświetlona lista osób spełniających warunki, na której należy zaznaczyć osoby do wyliczenia wyrównania. Po uruchomieniu wykonania, dla osób zaznaczonych zostaną na nowo wyliczone podstawy zasiłkowe z wartości w kolektorze podstaw i utworzone dokumenty wyrównania o statusie R (Roboczy), w których wyliczenie wartości odbywa się według algorytmu:

●Wyliczenie nowej miesięcznej podstawy zasiłkowej z danych w kolektorze.

●Wyliczenie nowej stawki zasiłku (podstawa/30*% zasiłku).

●Wyliczenie różnicy: stawka obecna – stawka użyta w dokumencie.

●Wyliczenie kwoty wyrównania: różnica w stawce * liczba dni niezdolności.

Ponadto, w przypadku tworzenia wyrównania zasiłku do dokumentów o statusie częściowo rozliczony (CzR), dokument zostanie skrócony do daty do w pozycji wypłaconej i do takiego dokumentu zostanie utworzone wyrównanie. Na pozostałe dni nierozliczone zostanie utworzony nowy dokument o statusie Z (Zatwierdzony), rozliczony z nową podstawą zasiłkową.

W przypadku zaznaczenia pola Podaj datę zmiany warunków zatrudnienia z powodu COVID-19, wyrównanie zasiłku zostanie wyliczone z danych w kolektorze podstaw z okresu poprzedzającego miesiąc lub datę wprowadzenia zmiany z powodu COVID-19, gdy ta zmiana miała miejsce w miesiącu nieobecności i podstawa zasiłkowa jest wyższa niż przyjęta w dokumentach zasiłkowych orz w przypadku choroby w czasie ciąży i zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego, na warunkach macierzyńskiego i rodzicielskiego.

Po zakończeniu operacji zostanie wyświetlona informacja o utworzonych dokumentach wyrównania oraz o przyczynie nie utworzenia takiego dokumentu, np. Wyliczona powtórnie podstawa ma taką samą wartość.

Rysunek 638.  Okno z informacją o wyniku operacji tworzenia wyrównania zasiłków

Zamknięcie okna komunikatu spowoduje otwarcie okna Zasiłek ZUS – lista utworzonych dokumentów wyrównania świadczeń.

Bezpośrednio z listy utworzonych dokumentów, można:

●Dwuklikiem otworzyć wybrany dokument w celu sprawdzenia, wprowadzenia w nim zmian lub zatwierdzenia pojedynczego dokumentu

lub

●Przejść do okna listy dokumentów przy pomocy polecenia z menu Lokalne->Powrót do listy dokumentów lub po wciśnięciu ikony Powrót do listy dokumentów w górnym pasku narzędziowym.

Utworzone dokumenty wyrównania mają:

●Status R (roboczy),

●Takie same dane nagłówkowe jak dokument główny, tj. dane o niezdolności do pracy, okres naliczenia podstawy i liczbę pozycji rozliczenia,

●Zaznaczone pola: Korekta i Wyrównanie,

●Nową wyższą kwotę podstawy zasiłkowej,

●W pozycjach rozliczenia w polu miesiąc rozliczenia jest miesiąc bieżący,

●Odpowiednie do rodzaju niezdolności kody RSA wyrównania,

●Wliczone kwoty wyrównania świadczenia wynikające z różnicy nowej wyliczonej i poprzedniej stawki za dzień niezdolności.

Kody RSA w dokumencie pierwotnym i odpowiadające im kody wyrównań w utworzonych dokumentach wyrównania:

kod zasiłku->kod wyrównania

●311->315

●312->316

●313->317

●314->318

●319->320

●321->323

●322->324

●325->326

●327->328

●331->335

●332->336

●337->339

●338->340

●341->342

Użytkownik może utworzone dokumenty lub pozycje wyrównania w dokumencie:

●Zatwierdzić bez zmian i pobrać na listę płac.

●Wprowadzić zmiany, np. miesiąca rozliczenia i zatwierdzić albo usunąć utworzone dokumenty i pozycje wyrównania.

Uwaga

1.Wyrównanie świadczeń wyliczone przez system jest uwzględniane w dokumentach zasiłkowych korzystających z kontynuacji podstawy zasiłkowej, które będą rozliczane po wypłacie wyrównania, tj. podstawa zasiłkowa będzie taka jak w dokumencie wyrównania. Wyrównanie wyliczone ręcznie poprzez korektę dokumentu lub pozycji rozliczenia nie jest uwzględniane przy kontynuacji podstawy zasiłkowej.

2.W zależności od wartości parametru Dla pozycji dokumentu z kodem dotyczącym wyrównania twórz osobną gałąź: Kod RSA, w drzewku, w opcji Dane nadzorowane - konfiguracja->Pozostałe parametry->zakładka Nieobecności rozliczane z ZUS, po utworzeniu dokumentu wyrównania w drzewku 016000 Rodzaj dokumentu będzie lub nie będzie tworzona nowa gałąź 016100 Kod RSA z kodem wyrównania. Nowa gałąź zostanie utworzona w przypadku ustawienia parametru na Tak; gdy parametr będzie miał wartość Nie, w drzewku będzie jedynie aktualizacja kwot w pozycji, która jest wyrównywana.

3.Wyrównania mogą być też tworzone w trakcie kompletacji listy płac. O wyliczaniu tych wyrównań decydują wartości parametrów w opcji Dane nadzorowane - konfiguracja->Pozostałe parametry->zakładka Nieobecności rozliczane z ZUS, parametr: Czy w podst.zas. uwzględniać składniki z aktualnie przeliczanej listy - miesięczne. z param. przesunięcia względem miesiąca sporz./wypł.=1: Tak/Nie oraz Czy podczas wypłacania listy płac tworzyć dokumenty wyrównania: Tak/Nie. Domyślnie wartości parametrów są ustawione na Tak, co oznacza, że w trakcie kompletacji listy płac będzie automatyczne przeliczanie podstawy zasiłkowej oraz tworzenie wyrównań, jeżeli na liście płacy znajdzie się składnik miesięczny z przesunięciem o 1 miesiąc względem daty sporządzenia/wypłacenia. Po zmianie wartości parametrów na Nie, w trakcie kompletacji listy płac nie będzie automatycznego przeliczania podstawy zasiłkowej i tworzenia wyrównań.

Wyrównanie wyliczonych wynagrodzeń i zasiłków chorobowych dotyczy:

●Okresu choroby, gdy ubezpieczonemu wyliczono nową niższą podstawę zasiłkową po zmianie warunków zatrudnienia w związku z COVID-19 w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy lub pomiędzy okresami pobierania wcześniejszego i kolejnego zasiłku nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż trzy miesiące kalendarzowe.

●Okresu choroby w czasie ciąży oraz zasiłku macierzyńskiego, jeżeli zasiłek wypłacony był niższy z powodu zmiany warunków zatrudnienia w związku z COVID-19.

Daną informującą o zmianie warunków zatrudnienia z powodu COVID-19 jest dana nadzorowana nr 008000 Zm.war.-COVID-19 (Data zmiany warunków zatrudnienia z powodu COVID-19).

Opcja wyliczania wyrównania jest dostępna:

●Dla pojedynczego dokumentu – z okna Dane osobowe->zakładka Nieobecności przy pomoc polecenia pod prawym przyciskiem myszy Wyrównanie COVID po ustawieniu kursora na pozycji dokumentu o statusie CR.

●Dla listy dokumentów – z okna Nieobecność rozliczana w ZUS – lista z menu Lokalne->Tworzenie dokumentów wyrównań. W wywołanym oknie Wyrównania – parametry sprawdzania danych należy zaznaczyć pole: Podaj datę zmiany warunków zatrudnienia z powodu COVID-19 i w polach od do wstawić zakres dat. Uruchomienie akcji nastąpi po wciśnięciu przycisku Wyszukaj.

Wyliczanie wyrównania świadczenia:

●Wyrównanie świadczenia za okres choroby, za który wyliczono nową niższą podstawę zasiłkową po zmianie warunków zatrudnienia w związku z COVID-19 w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy lub pomiędzy okresami pobierania wcześniejszego i kolejnego zasiłku nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż trzy miesiące kalendarzowe zostanie wyliczone ubezpieczonym, którzy spełniają 3 poniższe warunki:

oPrzebywają na nieobecności rozliczanej w ZUS z datą od w okresie wpisanym w parametrach.

oMają daną Zm.war.-COVID-19 z datą z roku, w którym był początek nieobecności.

oPodstawa zasiłkowa wyliczona z danych w kolektorze podstaw z okresu poprzedzającego miesiąc lub datę wprowadzenia zmiany z powodu COVID-19, gdy miała miejsce w miesiącu nieobecności jest wyższa niż przyjęta w dokumentach zasiłkowych.

oKwota wyrównania stanowi różnicę pomiędzy świadczeniem wyliczonym z danych w kolektorze podstaw z okresu poprzedzającego miesiąc lub datę wprowadzenia zmiany z powodu COVID-19, a kwotą świadczenia wyliczoną w dokumencie po zmianie wymiaru czasu pracy.

●Wyrównanie zasiłku za okres choroby w czasie ciąży oraz zasiłku macierzyńskiego zostanie wyliczone, jeżeli zasiłek wypłacony był niższy z powodu zmiany warunków zatrudnienia w związku z COVID-19 w następujący sposób:

oJeżeli we wskazanym okresie ubezpieczony ma nieobecności z powodu choroby w okresie ciąży lub urlop macierzyński, dla których wyliczono podstawę zasiłkową z okresu po zmianie wymiaru czasu pracy z powodu COVID-19, to zostanie wyliczona nowa podstawa zasiłkowa z okresu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy po wyłączeniu wynagrodzenia za miesiące, w których pracownik wykonywał pracę w obniżonym wymiarze czasu pracy.

oJeżeli cały okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających powstanie niezdolności do pracy przypada na okres obniżonego wymiaru czasu pracy na podstawie ustawy o COVID-19, do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku zostanie przyjęte wynagrodzenie za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, po uzupełnieniu do pełnej miesięcznej kwoty, którą ubezpieczony otrzymałby gdyby pracował w wymiarze czasu pracy przed obniżeniem, tj.: aktualna płaca z angażu po obniżeniu wymiaru etatu zostanie uzupełniona do wymiaru czasu pracy przed zmianą.

oW przypadku przerw w okresach powyższych niezdolności trwających do 3 pełnych miesięcy kalendarzowych, jeżeli w tym okresie nie było zmiany warunków zatrudnienia, korzysta się z podstawy kontynuowanej.

oKwota wyrównania stanowi różnicę pomiędzy świadczeniem wyliczonym z okresu z przed zmiany warunków zatrudnienia a kwotą, która była wyliczona w dokumencie po zmianie wymiaru czasu pracy.

Obsługa bieżącego wyliczania zasiłków ZUS:

Zasady wyliczania wynagrodzenia chorobowego i świadczeń ZUS dla bieżących dokumentów w przypadku pracowników posiadających daną Zm.war.-COVID-19 oraz zmianę wymiaru etatu z datą początkową równą dacie w danej Zm.war.-COVID-19:

●W przypadku choroby - podstawa zasiłkowa nie będzie wyliczana na nowo według aktualnego wymiaru etatu do czasu, aż do wystąpienia przerwy trzech miesięcy kalendarzowych pomiędzy okresami pobierania wcześniejszego i obecnego zasiłku.

●W przypadku choroby w czasie ciąży i zasiłku macierzyńskiego - według zasad obowiązujących przy wyliczaniu wyrównania, tj.: z okresu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy po wyłączeniu wynagrodzenia za miesiące, w których pracownik wykonywał pracę w obniżonym wymiarze czasu pracy, a jeżeli cały okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających powstanie niezdolności do pracy przypada na okres obniżonego wymiaru czasu pracy z powodu COVID-19, do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku zostanie przyjęte wynagrodzenie za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, po uzupełnieniu do pełnej miesięcznej kwoty, którą ubezpieczony otrzymałby gdyby pracował w wymiarze czasu pracy przed obniżeniem, tj.: aktualna płaca z angażu po obniżeniu wymiaru etatu zostanie uzupełniona do wymiaru czasu pracy przed zmianą.

W systemie istnieje również możliwość tworzenia dokumentów zmniejszenia świadczeń. Zmniejszenie tworzone jest wyłącznie dla wybranego całkowicie rozliczonego dokumentu. Polecenie dostępne w oknie Nieobecności rozliczane w ZUS – lista po zaznaczeniu wybranego dokumentu i wciśnięciu prawego przycisku myszy. Przed rozpoczęciem wyliczania pojawi się okienko z pytaniem, czy na pewno chcesz wprowadzić zmniejszenie. Wciśnięcie przycisku Tak uruchomi proces sprawdzania.

Dokument zmniejszenia powstanie w przypadku gdy kwota podstawy zasiłkowej wyliczona z aktualnych wartości w kolektorze podstaw zasiłkowych jest niższa od użytej w dokumencie. W pozostałych przypadkach dokument nie powstanie i w oknie pojawi się odpowiedni komunikat informujący o przyczynie nie utworzenia zmniejszenia.

Rysunek 639.  Uruchomienie tworzenia zmniejszenia świadczenia wraz z fragmentem utworzonego dokumentu

Dokument utworzony jest wyświetlony w oknie i zawiera ujemne kwoty świadczeń wynikające z różnicy w dziennej stawce podstawy wypłaconej i nowej wyliczonej z aktualnych wartości w kolektorze podstaw zasiłkowych oraz liczby dni zasiłkowych.

Utworzony dokument zmniejszenia zawiera takie same jak w dokumencie m: dane nagłówkowe, miesiące i pozycje rozliczenia oraz kody RSA.

W dokumencie zmniejszenia można edytować wyłącznie miesiąc rozliczenia pozycji. Na listę płac z dokumentu po jego zatwierdzeniu jest pobierana tylko kwota zmniejszenia, bez dni. Dane z dokumentów zmniejszenia nie są nanoszone do grafika.

Zmniejszenie powinno być rozliczone z ZUS w tym samym okresie rozliczeniowym co wypłata zasiłku. Pozwoli to wygenerować poprawne dokumenty rozliczeniowe ZUS.

Dokumenty wyrównania zasiłków ZUS i wynagrodzenia chorobowego mogą być zatwierdzane pojedynczo lub grupowo. Zatwierdzanie grupowe odbywa się w oknie Dokumenty rozliczane w ZUS – lista po wyborze polecenia z menu Lokalne->Zatwierdzanie dokumentów wyrównań lub przy pomocy ikony Zatwierdzanie dokumentów wyrównań w górnym pasku narzędziowym. W zainicjowanym oknie Zasiłek ZUS – lista dokumentów wyrównania świadczeń do grupowego zatwierdzania wyświetli się lista wszystkich dokumentów wyrównania o statusie R (roboczy).

Na wyświetlonej liście dokumentów w pierwszej kolumnie W są zaznaczone pola przy wszystkich dokumentach z możliwością ich odznaczenia pojedynczo poprzez kliknięcie w okienko lub grupowo przy pomocy polecenia pod prawym przyciskiem myszy.

W celu zatwierdzenia zaznaczonych dokumentów, należy umieścić w oknie kursor, wcisnąć prawy przycisk myszy i wybrać polecenie Zatwierdź wybrane dokumenty. Wyświetli się okienko edycji miesiąca rozliczenia pozycji wszystkich dokumentów wybranych do zatwierdzenia. Datą domyślną rozliczenia jest miesiąc bieżący. Po wpisaniu nowej daty lub pozostawieniu domyślnej należy wcisnąć przycisk Wykonaj.

Rysunek 640. Okno grupowego zatwierdzania dokumentów wyrównania świadczeń

Zostaną zatwierdzone wszystkie wybrane dokumenty, które spełniają warunki zatwierdzenia. Wszystkie pozycje rozliczenia zatwierdzonych dokumentów będą miały wpisaną jednakową datę rozliczenia, niezależnie od daty jaka była w dokumencie roboczym. Miesiącem rozliczenia wszystkich pozycji będzie data widniejąca w okienku.

Po zakończeniu operacji zatwierdzania zostanie wyświetlone okno z informacją o wykonanych operacjach. Zamknięcie okna spowoduje powrót do okna z listą dokumentów wyrównania świadczeń do grupowego zatwierdzenia. Powrót do okna Nieobecności rozliczane w ZUS – lista nastąpi po wyborze polecenia z menu Lokalne->Powrót do listy dokumentów lub przy pomocy ikony Powrót do listy dokumentów w górnym pasku narzędziowym.