W górnej części okna danych osobowych umieszczone są filtry wyboru i modyfikacji kryteriów prezentacji osób i teczek na liście. Służy do tego pole wyboru Teczki, w którym są dostępne dwie opcje: Wszystkie – zbiór teczek wszystkich dostępnych dla danego użytkownika lub Wybrane – teczki znajdujące się na liście wybranych w opcji Listy osób.

Rysunek 553.  Okno Dane osobowe – widok górnej części okna->teczki wybrane

●W ramach widoku teczek wybranych jest możliwość wyświetlania tylko wybranych teczek albo wszystkich teczek wybranych osób, w zależności od zaznaczenia pól widocznych w oknie: Tylko wybrane teczki lub Wszystkie teczki wybranych osób. Ponadto istnieje możliwość przejścia do okna Listy osób i modyfikacji listy osób wybranych po wciśnięciu przycisku Modyfikuj listę teczek. Sposób modyfikacji list osób wybranych został opisany w rozdziale Listy osób.

●Po wyborze teczek wszystkich, użytkownik może oglądać:

oTylko teczki główne – po zaznaczeniu pola Tylko główne.

oWszystkie dostępne dla niego teczki – zaznaczone pole Wszystkie wraz z osobami bez teczek – po zaznaczeniu pola Pokaż także osoby bez teczek.

Rysunek 554.  Okno Dane osobowe - widok górnej części okna->teczki wszystkie

●W przypadku gdy użytkownik ma uprawnienia do grup osób może w okienku Grupa wybrać jedną z dostępnych grup lub wszystkie. Definiowanie przydziałów grup odbywa się w opcji Obiekty uzupełniające->Przydział grup pracowników. Pusta pozycja w tym miejscu oznacza wybranie wszystkich osób. Wskazanie na konkretną grupę, spowoduje zawężenie wykazu do tych osób, które mają w danych podstawowych, w pozycji Grupa pracowników, wstawiony odpowiedni przydział. Z reguły grupę pracowników wykorzystuje się do podziału na zatrudnionych na umowę o pracę lub zlecenie, podziału na oddziały i centralę, itp. Szczegółowy opis w rozdziale Przydział grup pracowników.

●Widok wszystkich teczek można ograniczyć przy pomocy filtrów w prawej górnej części okna. Filtry wyboru są edytowane w wyskakującym okienku po kliknięciu na widoczne pole filtrowania w prawej części okna. Ustawione parametry w okienku należy zaakceptować przyciskiem Odśwież listę teczek co spowoduje zaktualizowanie listy teczek zgodnie z wyborem w okienku lub zamknąć okienko bez zapisu przy pomocy przycisku Zamknij bez zapisu. Zaznaczenie lub wybór pozycji w poszczególnych polach oznacza:

oPo wyborze Wszyscy i odświeżeniu okna, na liście teczek będą wszystkie teczki osób umieszczonych w bazie. Jeżeli zostanie zaznaczone pole Czy tylko zatwierdzone umowy, lista teczek będzie ograniczona do tych, w których znajduje się co najmniej jedna zatwierdzona umowa o pracę.

oPo wyborze Zatrudnieni i zaznaczeniu pola:

▪Data zak.stos.pracy – na liście będą te teczki, w których wartość danej Data zak.stos.pracy będzie większa lub równa dacie od na filtrze albo brak wartości tej danej.

▪Okres umowy o pracę – na liście będą te teczki, w których dana Rodzaj umowy o pracę w okresie od do wpisanym na filtrze będzie aktywna w co najmniej jednym dniu.

▪Data lub Okres umowy – na liście będą wyświetlone te teczki, w których jest spełniony co najmniej jeden z warunków wynikających z dat w danych Data zak.stos.pracy lub Rodzaj umowy o pracę, tj.: wartość danej Data zak.stos.pracy będzie większa lub równa dacie od na filtrze lub brak wartości tej danej albo w okresie od do na filtrze będzie aktywna dana Rodzaj umowy o pracę.

▪Czy tylko zatwierdzone umowy - lista teczek spełniających pozostałe warunki będzie ograniczona do tych, w których znajduje się zatwierdzona umowa o pracę.

oPo wyborze Zwolnieni i zaznaczeniu pola:

▪Data zak.stos.pracy – na liście będą te teczki, w których wartość danej Data zak.stos.pracy będzie mieściła się w zakresie dat od do na filtrze.

▪Okres umowy o pracę – na liście będą te teczki, w których data do w danej Rodzaj umowy o pracę będzie się mieściła w okresie od do na filtrze i nie będzie następnej umowy z datą do większą od daty do wpisanej na filtrze.

▪Data lub Okres umowy – na liście będą wyświetlone te teczki, w których jest spełniony co najmniej jeden z warunków, tj.: wartość danej Data zak.stos.pracy będzie mieściła się w zakresie dat od do na filtrze lub data do w danej Rodzaj umowy o pracę będzie się mieściła w okresie od do na filtrze i nie będzie następnej umowy z datą do większą od daty do wpisanej na filtrze.

●Czy tylko zatwierdzone umowy - lista teczek spełniających pozostałe warunki będzie ograniczona do tych, w których znajduje się co najmniej jedna zatwierdzona umowa o pracę. Pole jest widoczne tylko w bazach z włączoną wersjonowaną strukturą organizacyjną (WSO) i obsługą umów o pracę.

Domyślną datą w polu od jest data bieżąca, w polu do – 3000-12-31. Użytkownik może ustawić własne domyślne daty od do:

●W parametrach skrótu do okna: Zatrudnieni od, Zatrudnieni do.

●W parametrach użytkownika: Użytkownik->Edycja parametrów skrótu użytkownika->Dane osobowe: zakres dat zatrudnienia: Dzień bieżący/Okres rozliczeniowy/Pełny zakres.

●W repozytorium: Repozytorium->Parametry systemu->Parametry modułu PERSONEL->Dane osob.: zakr.dat zatr.: Dzień bieżący/Okres rozliczeniowy/Pełny zakres.

Respektowanie parametrów dat przez system odbywa się w następującej kolejności – według parametrów skrótu do okna, jeżeli ich brak to według parametrów użytkownika, jeżeli brak to według ustawień w repozytorium, a przy braku parametrów – według ustawień domyślnych.

Obszar środkowy okna zawiera listę teczek określoną przy pomocy parametrów w górnej części okna. Informacje o teczkach są uporządkowane w kolumnach. Okno jest typu grid, co umożliwia rozszerzanie i zwężanie kolumn w zależności o potrzeb. Po zmianie szerokości kolumn szerokość i położenie pól do wyszukiwana dopasowuje się po kliknięciu w dowolne pole do wyszukiwania lub po przesunięciu paska poziomego przewijania danych (horizontal scroll suwaka). Poszczególne kolumny zawierają:

●Dwie pierwsze kolumny licząc od lewej zawierają ikony określające "rodzaj teczki" przy czym:

oPierwsza kolumna z ikoną Teczka główna, informującą "czy teczka główna". Brak ikony oznacza, że teczka nie jest teczką główną.

oW drugiej kolumnie jest zamieszczona ikona Teczka wybrana, informująca "czy teczka należy do grupy teczek wybranych". Brak ikony oznacza, że teczka nie jest w grupie wybranych.

●Kolejne kolumny zawierają:

oNr – numer teczki osoby fizycznej (max 6 znaków).

oImię i Nazwisko – w kolumnach domyślnie wyświetla się imię i nazwisko osoby. Użytkownik może ustawić wyświetlanie imienia i nazwiska z teczki, co jest istotne w przypadku zmiany nazwiska, kiedy osoba ma więcej niż jedną teczkę pod różnymi nazwiskami. Do zmiany sposobu wyświetlania służy parametr w repozytorium: Repozytorium->Obsługa repozytorium danych->Simple System->Parametry systemu->Parametry modułu PERSONEL->Pokaż imię i nazwisko z teczki->Parametry tak/nie. Domyślnie jest ustawiony parametr nie, po zmianie na tak, w kolumnach będzie wyświetlane imię i nazwisko z teczki. Ponadto w polach Imię i Nazwisko są wyświetlane dymki. Imię i nazwisko wyświetlane w dymkach pochodzi z aktualnych danych: nr 018050 Imię -hist. oraz nr 018060 Nazwisko - historia, jeżeli brak tych danych, to w przypadku nazwiska z nazwisko_pelne. Dymki pokazują się, jeżeli ich zawartość jest inna niż to co widać w standardowych polach okna Dane osobowe, np. prezentacja długich imion i nazwisk do 100 znaków.

oW kolejnych 8 kolumnach są wyświetlane dane podstawowe: Nr PESEL, Komórka organizacyjna, Grupa zawodowa, Data zakończenia stosunku pracy, Daty od do ostatniej umowy o pracę, Grupa pracowników oraz liczba teczek osoby fizycznej, które zostały zarejestrowane w bazie, przy czym w zależności od ustawienia parametrów modułu PERSONEL w Repozytorium:

▪Rodzaj wyświetlanej daty w kolumnie Ostatnia umowa od będzie zależał od wartości parametru Data ostatniej umowy Od:

✓Wg okresów ciągłych - w przypadku wielu kolejnych umów, będzie wyświetlana data od z pierwszej umowy.

✓Wg daty od w poszczególnych umowach - będzie wyświetlana zawsze data od ostatniej umowy.

▪Wyświetlanie stosunków pracy z wszystkich teczek lub tylko z aktualnej - od wartości parametru Czy wyśw. stos. tylko z akt. teczki:

✓TAK - w oknie będą wyświetlane dane tylko z aktualnej teczki.

✓NIE - wyświetlanie danych z wszystkich teczek osoby fizycznej

oPonadto okno jest wyposażone w trzy dodatkowe kolumny, w których są wyświetlane dane dodatkowe wybrane w opcji: Użytkownicy->Ustawienia podpowiedzi pracowników->sekcja Dane osobowe. Wybór danych do wyświetlania w poszczególnych kolumnach należy zapisać przy pomocy przycisku Zastosuj. W zależności od zaznaczenia odpowiednich pól w oknie wyboru dane mogą być widoczne dla: Użytkownika (domyślnie), Grupy, Wszystkich. Nazwa danej skojarzonej wyświetla się w etykiecie kolumny, a jej wartość w pozycji nr teczki. Wartość danej jest pobierana z danej aktywnej w bieżącej dacie. Jeżeli data rozwiązania umowy jest wcześniejsza, wyświetlana jest wartość ostatniej danej. Jeżeli dane nie są skojarzone, kolumny pozostają puste.

Uwaga

W przypadku, gdy użytkownik nie ma prawa do podglądu danej Rodzaj Umowy, w kolumnach z informacjami o datach początku i końcu umowy nie będzie wartości.

W przypadku, gdy użytkownik nie ma prawa do podglądu danych użytych w kolumnach dodatkowych, są w nich wyświetlane "**********".

Dolna część okna zawiera zakładki, w których są edytowane i wyświetlane informacje zgromadzone w aktualnie zaznaczonej teczce w środkowej części okna. W zależności od zakładki dodawanie danych i obsługa zgrupowanych w nich funkcjonalności odbywa się bezpośrednio w oknie dane osobowe albo w dedykowanych oknach wywoływanych z zakładki. Standardowo w oknie Dane osobowe znajdują się dwie zakładki: Dane Teczki, Lista Teczek, Dane ubezpieczeniowe, Dane Osoby. Liczba zakładek zależy od wdrożenia. W bazach gdzie wdrożono dane nadzorowane są zakładki Nieobecności, Urlopy należne. Po wdrożeniu systemowej obsługi umów o pracę – będzie zakładka Umowy o pracę osoby. Zakładki Dane Teczki i Dane osoby służą do prezentacji i edycji danych odpowiednio teczki lub osoby, do których użytkownik ma nadane prawa. W zakładce Lista Teczek jest wyświetlana lista teczek osoby wraz z danymi podstawowymi w tych teczkach. Szczegóły wyświetlania i edycji danych w zakładkach zostały omówione w odrębnych rozdziałach.

Dodaj

Użycie przycisku umożliwia dodanie nowej osoby. Jeżeli użytkownik ma odpowiednie uprawnienia, to naciśnięcie tego przycisku spowoduje wyświetlenie okna dodawania nowej osoby z możliwością dodania tylko osoby lub osoby i teczki. Przy dodawaniu teczki, domyślnie podpowiadany jest pierwszy wolny numer ewidencyjny z bazy.

Zapisz

Użycie przycisku powoduje zapis wprowadzonych zmian.

Uwaga

Nie ma potrzeby używania przycisku Zapisz do zapisu danych. Zapis do bazy tych danych kadrowych odbywa się w momencie zakończenia edycji danej.

Usuń

Użycie przycisku powoduje usunięcie/skasowanie zapisu o osobie lub teczce osoby z bazy.

Uwaga

Podczas operacji kasowania, wszystkie informacje o osobie lub teczce osoby zostają bezpowrotnie utracone.

Jeżeli system wykryje istniejące powiązania osoby np. z listami płac, dokumentami ZUS i deklaracjami podatkowymi, kasowanie nie wykona się. Należy usunąć wszystkie dokumenty związane z daną osobą, aby teczkę i osobę można było skasować. Wyślij dokumenty PDF

Użycie przycisku spowoduje uruchomienie wysyłki dokumentu (raportu), jako załącznika w formacie PDF na adres e-mailowy osoby.

Wydruk

Użycie przycisku wywołuje okno wyboru raportu systemowego do wykonania i wydruku. Dotyczy raportów dostępnych z okna Dane osobowe.

Podgląd wydruku

Użycie przycisku wywołuje okno wyboru raportu systemowego wykonania i podglądu. Dotyczy raportów dostępnych z okna Dane osobowe.

Edycja skryptów

Użycie przycisku powoduje wywołanie okna Edycja skryptu (w_edit_script). Skrypt dopinany jest do bieżącej formatki danych.

Odśwież dane w oknie

Użycie przycisku odświeża zawartość ekranu; z technicznego punktu widzenia, jest to ponowne zaczytanie zawartości okna przy określonych jego kryteriach.

Uwaga

Większość okien nie posiada automatu modyfikującego (odświeżającego) zawartość innych okien. Dlatego też, po wykonaniu operacji np. utworzenia nowego zbioru osób wybranych, należy odświeżyć zawartość wykazu osób w oknie Dane osobowe.

Pierwszy, Następny, Ostatni

Użycie przycisków umożliwia przewijanie listy teczek do pierwszego, poprzedniego, następnego, ostatniego.

Zmień listę widocznych kolumn

Użycie przycisku wywołuje okno zmiany listy widocznych kolumn (sys_lista_kolumn).

Funkcja użytkownika

Użycie przycisku uruchomia skrypt przypisany do formatki. Funkcja dostępna również z menu Lokalne.

Dane dodatkowe pracownika

Użycie przycisku spowoduje uruchomienie okna (sys_ole_w_edycja) pozwalającego na dołączanie dodatkowych obiektów do teczek osób np. zdjęcia. Funkcja dostępna również z menu Lokalne.

Przeliczanie danych kadrowych w aktualnej formatce.

Funkcja dostępna również z menu Lokalne. Użycie polecenia uruchomi okienko wyboru parametrów automatycznego przeliczania danych. W okienku wyświetlają się:

●Informacje o nazwie formatki oraz nazwisku i imieniu właściciela teczki, w której znajduje się formatka.

●Pola wyboru parametrów przeliczania:

oPrzeliczanie od zaznaczonej pozycji - zaznaczenie oznacza, że przeliczanie danych w formatce rozpocznie się od zaznaczonej danej; pole niezaznaczone - od pierwszej danej w formatce.

oWprowadzanie wartości danej przed formułą. Po zaznaczeniu kursor będzie się zatrzymywał na danych, które maja formułę obliczeniową z możliwością wprowadzenia wartości tej danej. Pole niezaznaczone - brak możliwości wprowadzenia wartości danej.

●Przycisk OK, rozpoczynający proces automatycznego przeliczania danych w formatce.

Otwórz okno analizy danych osobowych.

Funkcja dostępna również z menu Lokalne->Analiza danych osobowych. Opis okna został zamieszczony w rozdziale Analiza Danych Osobowych.

Konta obiektów

Użycie przycisku spowoduje wyświetlenie okna kont obiektów (fk_dkr_w_konta_edy); okno to umożliwia wprowadzanie „wyjątków", czyli indywidualnych kont, innych niż domyślne rodzaje.

Kopiowanie danych

Użycie przycisku umożliwia skopiowanie danych z aktualnej formatki na liście osób wybranych. Funkcja dostępna również z menu Lokalne.

Odtwarzanie danych

Użycie przycisku umożliwia odtworzenie skopiowanych danych i dodanie ich do istniejącej lub nowej teczki pracownika. Funkcja dostępna na liście teczek wybranych również z menu Lokalne.

Historia modyfikacji obiektu

Wyświetlenie okna Historia modyfikacji obiektów, w którym są wyświetlane informacje o tym, kiedy i przez kogo dane w teczce były modyfikowane.

Funkcje kopiowania i odtwarzania danych są przeznaczone do odkładania danych wybranych pracowników, a następnie do odtwarzania tych danych u tych samych lub innych wybranych teczek. Odtworzenie danych polega na ich rekonstrukcji w takim stanie, w jakim zostały skopiowane. Wszystkie dane, przeznaczone do kopiowania, zostają wybrane przez określenie listy osób i formatki (zakresy danych), według których zostanie wykonane selektywne kopiowanie danych.

●Kopiowanie danych – po wywołaniu funkcji przyciskiem Kopiowanie danych z paska narzędzi lub z menu Lokalne wyświetli się okno kopiowania danych, na którym należy wybrać opcję kopiowania dla: podświetlonej teczki lub całego zbioru teczek wybranych i zaakceptować wybór przyciskiem OK. Jeżeli wcześniej była utworzona kopia danych to pojawi się z pytanie czy skasować dotychczasową kopię danych. Odpowiedź (TAK) spowoduje skasowanie ostatniej kopii danych i utworzenie nowej. Odpowiedź (NIE) spowoduje wstrzymanie skopiowania danych. Nadal jest możliwość odtworzenia danych z dotychczasowej kopii. O zakończeniu kopiowania użytkownik jest powiadamiany komunikatem.

Rysunek 555.  Kopiowanie danych w teczce

Uwaga

Funkcja kopiowania i odtwarzania danych jest wykonywana na liście osób wybranych i dlatego ważne, aby była to lista osób, których dane mają być kopiowane. Jeżeli lista jest niewłaściwa, to przed przystąpieniem do kopiowania należy zastosować dowolny sposób aktualizacji zbioru wybranych osób.

●Odtwarzanie danych. Po utworzeniu kopii danych użytkownik może je odzyskać, a następnie dopisać w teczkach. Po wywołaniu funkcji przyciskiem Odtwarzanie danych z paska narzędzi lub z menu Lokalne. Zostanie wyświetlone dodatkowe okno wyboru trybu odtwarzania danych. W oknie należy wybrać jeden z trzech dostępnych trybów odtwarzania danych:

Rysunek 556.  Odtwarzanie danych w teczce

oWybór pierwszej pozycji: Dopisywanie informacji z kopii na końcu danych pracownika oznacza, że dane z kopii zostaną dopisane w teczce do danych już istniejących.

oW przypadku wyboru drugiej pozycji: Dopisanie do osób nowych teczek z informacjami z kopii – dane z kopii zostaną zapisane, jako dane w nowej teczce. Pojawi się wtedy okienko, w którym należy podać numer teczki, od którego będą dopisywane dane. Program doda tyle teczek z ilu skopiowano dane z numerami kolejnymi wolnymi począwszy od wpisanego w okienku, tj. według zasady najniższy wolny. Jeżeli numer nie zostanie wprowadzony, system nada pierwszy wolny numer ewidencyjny>0.

Rysunek 557.  Wskazanie nr pierwszego pracownika do dopisywania danych

oW wyniku wyboru trzeciej pozycji: Dopisywanie danych dla pracowników istniejących jest dopisanie danych podobnie jak po wyborze pierwszej pozycji z tym, że nie zostaną dopisane nowe teczki. Dla pozycji pierwszej, jeżeli w bazie kadrowej nie ma danych teczki o numerze odczytanym z kopii, zostanie założony nowy katalog danych kadrowych. Dla opcji trzeciej takie dane nie zostaną załadowane z kopii.

Zakończenie operacji kopiowania danych i odtwarzania danych jest potwierdzane komunikatem.

Rysunek 558.  Komunikat o zakończeniu odtwarzania danych

Na liście teczek w oknie Dane osobowe są dostępne następujące polecenia:

Rysunek 559.  Fragment okna Dane osobowe – polecenia dostępne pod prawym przyciskiem myszy

●Zmień dane teczki – wywołanie okna zmiany danych nagłówkowych (podstawowych) teczki. Szczegóły w rozdziale Zmiana danych w teczce.

●Zmień dane osoby – wywołanie okna zmiany danych nagłówkowych (podstawowych) osoby. Po wyborze polecenia zostanie wyświetlone okno edycji danych osoby fizycznej wraz z listą przypisanych teczek. Po wprowadzeniu nowych danych i akceptacji przyciskiem OK, dane osoby zostaną zmienione. W trakcie zapisu jest sprawdzana poprawność wprowadzonych danych i w przypadku niezgodności wyświetlają się odpowiednie komunikaty. Zmiana danych osoby fizycznej nie powoduje automatycznej zmiany danych w teczkach przypisanych tej osobie. Nie dotyczy to zmiany nazwiska, imienia, nr NIP i PESEL, jeżeli w bazie zostały zmapowane dane historyczne. W przypadku zmiany tych danych, użytkownik decyduje czy zmiana dotyczy tylko danych osoby, czy również teczek. Wpisanie/zmiana jednej z tych danych i zapisanie wprowadzonej zmiany spowoduje zmianę danych osoby fizycznej bez zmiany w teczkach tej osoby. Jeżeli zmiana dotyczy również danych w teczkach osoby fizycznej, to w dolnej części okna na liście teczek należy zaznaczyć przy tych teczkach, pola w kolumnie Synchr. nazwisko?. Po zaznaczeniu pola przy wybranych lub wszystkich teczkach i wciśnięciu przycisku wyświetli się okienko wyboru opcji synchronizacji danych w teczce:

oBez aktualizacji - wprowadzona zmiana będzie widoczna tylko w danych osoby.

oKorekta bieżącego wpisu - wybór opcji przy danej spowoduje jej zmianę w zaznaczonej teczce.

oDopisz nowy od daty - po wyborze opcji należy w aktywnym okienku wstawić datę, od której ma obowiązywać zmieniona dana. Domyślnie podpowiada się data bieżąca. W zaznaczonej teczce zostanie dodany nowy rekord (dana) ze zmienioną wartością i z datą od wprowadzoną w okienku. a wartość - dana i wpis w zakładce zostaną zamknięte datą Do poprzedzającą datę od w nowej danej.

Rysunek 560.  Okno edycji danych osoby fizycznej

Rysunek 561.  Okienko wyboru opcji synchronizacji danych

●Pokaż/Ukryj filtrowanie – wyświetlanie/ukrywanie filtrowania a'la Excel.

●Dodaj osobę – wywołanie okna dodawania nowej osoby. Polecenie otwiera okno wprowadzania nowej osoby do bazy, w którym należy wpisać wymagane dane. Poprawność i kompletność wprowadzonych danych jest sprawdzana w trakcie zapisu danych dodawanej osoby. Pola Imię i Nazwisko muszą być wypełnione. Prefiks nazwiska może być wypełniony systemowo po użyciu przycisku Odśwież identyfikatory, po uprzednim wypełnieniu pól: Imię i Nazwisko. Gdy pole dowolnego z identyfikatorów jest puste, identyfikator może być wygenerowany i dodany systemowo. Jeżeli dane nie są kompletne, wyświetlają się odpowiednie komunikaty:

Rysunek 562.  Okno dodawania nowej osoby

oImię i Nazwisko – pola muszą być wypełnione.

oIdentyfikatory zewnętrzne – system sygnalizuje, że wymagane jest wypełnienie danych PESEL oraz Seria i nr dowodu osobistego dla obywateli polskich, a Nr Paszportu dla obcokrajowców i w zależności od parametrów użytkownika ustawionych w menu: Użytkownik->Edycja parametrów użytkownika->Wyłączyć szybkie sprawdzanie PESEL/NIP?, pozwala lub nie pozwala zapisać osobę bez tych danych. W przypadku nr PESEL – system sprawdza jego poprawność i w przypadku błędu sumy kontrolnej nr PESEL nie zostanie dopisany.

oIdentyfikatory osoby w ERP – wymagane wypełnienie. Jeżeli pola nie zostaną wypełnione przez użytkownika, system uzupełni je automatycznie wpisując określoną ilość znaków imienia i nazwiska do poszczególnych identyfikatorów. Identyfikator pełny jest tworzony z pełnego nazwiska i imienia osoby.

oEfektem dodania nowej osoby może być dodanie tej osobie teczki lub dodanie osoby bez teczki. W oknie dodawania osoby jest domyślnie zaznaczone pole Dodaj teczkę osobie. Zaznaczenie pola oznacza automatyczne dodanie teczki tej osobie. Po odznaczeniu pola zostanie dodana osoba bez teczki. Taka osoba ma wyłączoną edycję danych kadrowych, ponieważ dane kadrowe można dodawać w teczce po jej dodaniu – polecenie Dodaj teczkę osobie. Jeżeli dane osoby zostaną zaakceptowane, to po wciśnięciu przycisku OK wyświetli się okno Dodaj teczkę osobie z informacją o konieczności zatwierdzenia wprowadzonych danych wyświetloną w kolorze czerwonym. Napis zniknie po wciśnięciu w oknie przycisku OK albo zapisie dyskietką. Wprowadzanie danych osoby bez teczki jest zakończone. Po dodaniu osoby z teczką wyświetli się okno gotowe do wprowadzania danych w teczce dodanej osoby. Szczegóły wprowadzania są omówione poniżej przy omawianiu polecenia Dodaj teczkę osobie.

Rysunek 563.  Dodawanie nowej osoby – komunikaty o braku niezbędnych danych

Rysunek 564.  Dodawanie nowej osoby – komunikat braku danych PESEL i NIP

Rysunek 565.  Okno Dodaj teczkę osobie po dodaniu nowej osoby

●Edycja danych w poszczególnych zakładkach teczki osoby odbywa się w wyskakujących okienkach, a przy zapisie są uruchamiane formuły wpisane w ich definicji. W zakładce należy ustawić kursor na pozycji wybierz i po dwukliku zostanie wywołane okienko edycji danej zawierające:

oPola wyboru danej z rozwijalną listą podpowiedzi oraz do edycji daty Od i daty Do. W zależności od zakładki na liście podpowiedzi wyświetlą się zdefiniowane w bazie: Komórki organizacyjne, Grupy zawodowe lub Grupy pracowników.

oPrzyciski: akceptacji lub anulowania dokonanego wyboru. W trakcie wyboru są uruchamiane formuły wprowadzanych danych.

oPo dokonaniu odpowiednich wyborów w poszczególnych zakładkach i wciśnięciu przycisku OK wprowadzone dane pojawią się w edytowanej teczce.

Rysunek 566.  Okno dodawania nowej teczki

Rysunek 567.  Okno dodawania nowej teczki – edycja danych w zakładce

oW bazach z włączoną funkcjonalnością obsługi umów o pracę, jeżeli w okienku Data zatrudnienia zostanie wpisana data, wyświetli się pytanie Czy chcesz dodać umowę o pracę?. Po wyborze Tak wyświetli się okno edycji umowy o pracę. W przypadku, gdy teczka z aktywną umową o pracę już istnieje wyświetli się komunikat o tym wraz z informacją, że należy zweryfikować jej dane.

oDane w teczce poza jej numerem mogą być modyfikowane przy pomocy polecenia Zmień dane teczki, a istniejącą teczkę można przepisać innej osobie, a nawet usunąć, jeżeli dane z tej teczki nie były wykorzystane w systemie.

●Wskaż teczkę jako główną – polecenie jest aktywne po ustawieniu kursora na teczce, która nie jest teczką główną i powoduje przeniesienie dotychczasowej teczki głównej do wskazanej (tej, na której był ustawiony kursor w momencie jego wywoływania). Przy zamykaniu okna, jeżeli jest to kolejna teczka wyświetli się ostrzeżenie, że jeżeli teczka zostanie uznana za główną, to zmieni się sposób pobierania danych z teczki już istniejącej w innych obszarach systemu.

●Przypisz teczkę innej osobie – system pozwala na przepisanie wskazanej teczki innej osobie. Po wyborze polecenia zostanie wyświetlone okno zawierające listę osób, z której należy wybrać osobę do przypisania wskazanej teczki. Dokonany wybór należy zaakceptować przyciskiem OK.

Rysunek 568.  Przypisywanie teczki innej osobie – okno wyboru osoby

●Dopisz teczkę do zbioru wybranych/Usuń teczkę ze zbioru wybranych – rodzaj polecenia zależy od listy osób, na której jest wywoływane: Dopisz teczkę do zbioru wybranych – polecenie aktywne na zbiorze wszystkich teczek powoduje dopisanie zaznaczonej teczki do zbioru wybranych, Usuń teczkę ze zbioru wybranych – polecenie aktywne na zbiorze teczek wybranych powoduje usunięcie zaznaczonej teczki ze zbioru wybranych.

●Usuń teczkę – usuwanie teczki z bazy. Odpowiednikiem polecenia jest przycisk Usuń w górnym pasku menu. Usunięte mogą być tylko takie teczki, które nie posiadają powiązań z listami płac, dokumentami ZUS i które nie były na żadnym zestawieniu PIT. Jeżeli istnieją w bazie dokumenty powiązane, najpierw należy je usunąć i dopiero po usunięciu dokumentów powiązanych będzie możliwe usunięcie teczki z kartotek kadrowych wraz z jej numerem. Jeżeli w bazie są obiekty powiązane, z teczką wybraną do usunięcia, to po wyborze polecenia wyświetli się odpowiednia informacja. Jeżeli osoba ma tylko jedną teczkę, to usuniecie teczki jest równoznaczne z usunięciem osoby z bazy.

●Dodaj umowę o pracę – polecenie aktywne w bazach z włączoną obsługą umów o pracę. Wybór polecenia wywołuje okno dodawania w teczce pracownika nowej umowy o pracę. Szczegóły w rozdziale Umowy o pracę osoby.

●Kopiuj dane pomiędzy teczkami – wywołanie okna kopiowania danych pomiędzy teczkami osoby fizycznej. Opis w rozdziale Kopiowanie danych między teczkami.