Wprowadzanie nieobecności odbywa się w trzech odrębnych oknach dedykowanych do poszczególnych rodzajów nieobecności:

●Nieobecności płatne.

●Nieobecność rozliczana w ZUS.

●Nieobecności niepłatne.

Bezpośrednio z okien wprowadzania i rozliczania nieobecności przy pomocy przycisku , użytkownik uprawniony może wywołać okno edycji zastępstw pracownika w okresie jego nieobecności. Opis funkcjonalności znajduje się w rozdziale Zastępstwa teczek.

W trakcie wprowadzania i rozliczania nieobecności limitowanych jest systemowe sprawdzanie czy u pracownika aktualnie wprowadzany rodzaj nieobecności nie przekracza dopuszczalnego limitu.

Okna dodawania nieobecności są wywoływane:

●Z zakładki Nieobecności pod prawym przyciskiem myszy na liście dokumentów przy pomocy polecenia Dodaj: Nieobecność płatną/Nieobecność rozliczaną w ZUS/Nieobecność niepłatną. Po wyborze określonego rodzaju nieobecności zostanie otwarte okno edycji z danymi identyfikacyjnymi z zaznaczonej teczki na liście. Użytkownik wprowadza tylko dane z dokumentu nieobecności.

●Z menu:

oNieobecność rozliczana w ZUS – okno dodawania nieobecności rozliczanej w ZUS. W oknie należy wprowadzić nr teczki i dane identyfikacyjne osoby oraz dane dokumentu.

oNieobecność rozliczana w ZUS – lista – przy pomocy polecenia Nowy. Zostanie wywołane okno Nieobecność rozliczana w ZUS, w którym należy wprowadzić nr teczki i dane identyfikacyjne osoby oraz dane dokumentu.

oNieobecności – lista – przy pomocy polecenia Dodaj: Nieobecność płatną/Nieobecność rozliczaną w ZUS/Nieobecność niepłatną. Zostanie wyświetlone puste okno wprowadzania wybranego rodzaju nieobecności, w którym należy wprowadzić numer teczki oraz dane identyfikacyjne osoby i dane z dokumentu nieobecności.

●Ponadto dokumenty nieobecności rozliczanych w ZUS mogą być wyeksportowane z obszaru Import danych e-ZLA jeżeli użytkownik posiada tę funkcjonalność.

Dodawanie dokumentów w oknach nieobecności polega na wprowadzaniu odpowiednich informacji z dokumentu do przeznaczonych do tego pól. Wskazane jest przemieszczanie się przy wykorzystaniu klawisza Tab pomiędzy polami.

W przypadku, gdy osoba ma więcej niż jedną aktywna umowę o pracę w okresie wprowadzanej nieobecności, przy zapisie dokumentu wyświetli się okno wyboru numerów teczek do powielenia dokumentu absencji.

Rysunek 597. Okno wyboru teczek do powielenia absencji

Domyślnie wszystkie aktywne numery teczek osoby są zaznaczone i po akceptacji przyciskiem , dokument zostanie powielony do zaznaczonych teczek wraz wyliczeniem w nagłówku dni i godzin roboczych nieobecności. Po wciśnięciu przycisku , dokument zostanie zapisany tylko w edytowanej teczce.

Dodany dokument należy rozliczyć, a następnie zatwierdzić gdyż dopiero taki dokument jest gotowy do pobrania na listę płac. Kolejne operacje na dokumentach są potwierdzane zmianami jego statusów.

W oknach wprowadzania i rozliczania poszczególnych rodzajów nieobecności jest dostępna funkcja walidacji (blokowania) zapisów. Blokada może być całkowita - uniemożliwiająca wprowadzenie zapisu dokumentu, np. z datą wsteczną lub "miękka" umożliwiająca wprowadzenie zapisu po wpisaniu prawidłowego hasła. Reguły kontroli i kody odblokowania zapisu mimo braku spełnienia warunków definiowane są w trybie wdrożeniowym.

Funkcjonalność jest dostępna z menu:

●Narzędzia->Konfiguracja walidacji (administrator).

●Narzędzia->Konfiguracja walidacji (użytkownik).

Szczegóły zostały omówione w rozdziale Umowy o pracę osoby->Walidacja zapisów w oknie umowa o pracę\.

W momencie zapisu dokumentu wprowadzonego w oknie dodawania i rozliczania nieobecności tworzy się odpowiednie drzewko danych kadrowych zawierające wszystkie informacje o statusie i rozliczeniu dokumentu. Drzewka danych są nieedytowalne i w danych pracownika jest tyle drzewek danych ile wprowadzono u niego dokumentów nieobecności.

Drzewka danych kadrowych dotyczące nieobecności wprowadzanych w oknach nieobecności: płatne, niepłatne i zasiłkowe są sortowane chronologicznie wg daty początkowej.

Dokument nieobecności po jego wprowadzeniu można:

●Zapisać przyciskiem Zapisz z górnego paska narzędziowego – zostanie zapisany nagłówek dokumentu bez rozliczenia i utworzone drzewko danych. Status dokumentu R – Roboczy.

●Zapisać do grafika informacje z nagłówka dokumentu wybierając polecenie z menu Lokalne: Zapisz do grafika/Usuń z grafika lub przyciskiem Zapisuje informacje z nagłówka dokumentu do grafika w górnym pasku narzędziowym – kody nieobecności zostaną zapisane do grafika. Status dokumentu Rg – Roboczy, kod nb w grafiku. Wciśnięcie przycisku Kasuje informacje z nagłówka dokumentu z grafika na dokumencie wprowadzonym do grafika spowoduje usunięcie kodów nieobecności z grafika. Użytkownik posiadający uprawienie do modyfikacji tylko nagłówka dokumentu zasiłkowego i/lub nieobecności płatnych i niepłatnych może wprowadzić i usunąć nagłówek dokumentu rozliczanego w ZUS i/lub nieobecności płatnej/nieobecności niepłatnej, a także zapisać do grafika i usunąć z grafika kod nieobecności w zakresie dat od do dokumentu. Dokument zapisany do grafika może zostać rozliczony przez użytkownika posiadającego pełne uprawnienia modyfikacji dokumentu. Po rozliczeniu status dokumentu nie zmienia się i pozostaje R lub Rg. Zapis nagłówka dokumentu do grafika dotyczy wyłącznie dokumentów, które nie posiadają jeszcze rozliczenia. Do grafika jest wprowadzany kod nieobecności wynikający z danych nagłówkowych, czyli z rodzaju nieobecności i kodu choroby bez sprawdzania np. czy przysługuje zasiłek (okres wyczekiwania, przekroczony okres zasiłkowy). W przypadku, kiedy z rozliczenia wyniknie inny kod nieobecności niż wprowadzony, kod w grafiku zostanie nadpisany wynikającym z rozliczenia.

●Rozliczyć przy użyciu przycisku Rozlicz dokument z paska narzędzi lub z górnego paska menu: Lokalne->Rozlicz. Rozliczenie dokumentu spowoduje podział dokumentu na miesiące rozliczenia, utworzenie pozycji rozliczeniowych i wyliczenie wartości w poszczególnych pozycjach. Miesiąc rozliczenia oznacza miesiąc sporządzenia listy płac, na którą zostanie pobrana pozycja rozliczenia. Domyślnie pierwszym miesiącem rozliczenia jest miesiąc nieobecności, a w przypadku nieobecności rozliczanych z opóźnieniem, system podpowiada miesiąc bieżący z możliwością zmiany przez użytkownika. W przypadku nieobecności pochodzących spoza ERP'a domyślnym miesiącem rozliczenia jest miesiąc początku nieobecności, a w sytuacji, gdy w ERP'ie jest już wprowadzona nieobecność, która dotyczy miesiąca wcześniejszego względem miesiąca rozliczeniowego, domyślnie podpowiada się miesiąc rozliczeniowy. Do poszczególnych miesięcy rozliczenia system przyporządkuje maksymalnie tyle dni kalendarzowych nieobecności ile ma dany miesiąc, a w przypadku gdy w miesiącu już jest rozliczona nieobecność – tyle w ilu nie ma jeszcze rozliczonej innej nieobecności. W trakcie rozliczania nieobecności system sprawdza m. in.:

oCzy data do nagłówka dokumentu nie jest większa od daty rozwiązania umowy.

oW przypadku urlopu wychowawczego – czy są spełnione warunki przysługiwania i wykorzystania tego urlopu.

oW przypadku nieobecności zasiłkowych – czy zasiłek przysługuje i czy nie są przekroczone okresy zasiłkowe z tytułu choroby, opieki, urlopu związanego z rodzicielstwem.

oDla nieobecności zasiłkowych i niepłatnych system przypisuje określony przez ZUS rodzaj (kod) świadczenia lub przerwy w opłacaniu składek.

oDla nieobecności zasiłkowych następuje przypisanie odpowiedniego rodzaju okresu zasiłkowego, pobranie danych z kolektora podstaw zasiłkowych, wyliczenie podstawy i kwoty zasiłku.

oJeżeli warunki nie są spełnione w oknie rozliczenia wyświetla się odpowiednia informacja i w zależności od warunku, dokument może być nie rozliczony albo rozliczony po wyraźnej akceptacji użytkownika.

Uwaga

Jeżeli w opcji Dane nadzorowane – konfiguracja->Pozostałe parametry->zakładka Ogólne parametr: Jednoczesne rozliczanie nieobecności płatnych i nieobecności chorobowych/niepłatnych w ramach tego samego miesiąca, nawet jeżeli łączna liczba dni przekracza liczbę dni danego miesiąca: ma wartość Tak, to podczas rozliczania nieobecności, w liczbie dni wykorzystanej nieobecności w miesiącu nie będą uwzględnianie już rozliczone nieobecności w tym miesiącu, przy czym przy rozliczaniu:

Nieobecności płatnych - informacje o nieobecnościach rozliczanych w ZUS jak i nieobecnościach niepłatnych,

Nieobecności rozliczanych w ZUS i nieobecności niepłatnych - informacje o nieobecnościach płatnych.

Wartość parametru Nie (domyślna), rozliczanie dni nieobecności w danym miesiącu będzie zgodnie z parametrami w tabeli: PAR_OBL_ZAS_ZUS.

●Zatwierdzić rozliczony dokument przyciskiem Zatwierdź z paska narzędzi lub z górnego paska menu: Lokalne->Zatwierdź. Nie jest obowiązkowe zatwierdzanie całego dokumentu. Użytkownik może zatwierdzić wybrane pozycje rozliczenia. Polecenie zatwierdzenia pozycji jest dostępne pod prawym przyciskiem myszy po umieszczeniu kursora na pozycji rozliczenia. W wyniku zatwierdzenia status dokumentu lub pozycji rozliczenia zmienia się na Z – Zatwierdzony, kody nieobecności zostają zapisane do grafika. Pozycje zatwierdzone są gotowe do pobrania na listę płac. Wciśnięcie przycisku Anuluj zatwierdzenie na dokumencie zatwierdzonym lub prawego przycisku myszy na zatwierdzonej pozycji i wybór polecenia Anuluj zatwierdzenie spowoduje powrót dokumentu lub pozycji rozliczenia do poprzedniego statusu R lub Rg pod warunkiem, że pozycja nie znajduje się na liście płac zatwierdzonej do wypłaty. W takiej sytuacji anulowanie zatwierdzenia pozycji rozliczenia dokumentu będzie możliwe po uprzednim anulowaniu zatwierdzenia listy płac.

Pobranie pozycji rozliczenia dokumentu na listę płac i wypłacenie listy spowoduje zmianę statusu pozycji rozliczenia na W – Wypłacona. Dokument otrzyma status CzR – Częściowo rozliczony. Po wypłaceniu wszystkich pozycji dokumentu, jego status zmieni się na CR – Całkowicie rozliczony.

Cofnięcie statusu pozycji z W na Z wymaga utworzenia i wypłacenia listy STORNO, na którą była pobrana. Wprowadzenie zmian w dokumencie o statusie CR lub w pozycji rozliczenia o statusie W jest możliwe tylko poprzez korektę dokumentu lub pozycji rozliczenia. W miejsce skorygowanego dokumentu lub jego pozycji można wprowadzić ponowną korektę tego dokumentu lub inny dokument nieobecności. Anulowanie zatwierdzenia korekty dokumentu po wprowadzeniu w tym okresie innej nieobecności jest zablokowane.

Kody RSA i okresy przerwy z tytułu nieobecności niepłatnych oraz kody RSA i okresy niezdolności z kwotami wypłaconych świadczeń z tytułu nieobecności rozliczanych w ZUS są pobierane do dokumentów rozliczeniowych RSA po wypłaceniu listy, na którą były pobrane.

Dni i godziny nieprzepracowane z tytułu nieobecności: płatnych, niepłatnych i rozliczanych w ZUS są wyliczanie w trakcie rozliczania nieobecności, a po zatwierdzeniu rozliczenia, kod nieobecności i liczba godzin są wpisywane do grafika.

Liczba dni roboczych nieobecności jest zawsze wyliczana z kalendarza przypisanego pracownikowi. Jedynie w przypadku łączenia pracy z urlopem rodzicielskim, dni robocze nieobecności z tytułu urlopu związanego z rodzicielstwem są pobierane z kalendarza, który został skojarzony w opcji Dane nadzorowane – konfiguracja->Pozostałe parametry->Kalendarz ustawowy. Szczegóły w rozdziale Łączenie pracy z urlopami związanymi z rodzicielstwem.

Sposób wyliczenia godzin roboczych zależy od wartości danych kadrowych pracownika:

●nr 000590 Kod kalendarza – dana wymagana

●nr 000600 Grafik absencji – dana wymagana

●nr 001000 Wymiar etatu – dana wymagana

●nr 001020 Dobowa norma czasu pracy

●nr 001030 Kalendarz indywidualny

Tabela 7. Wykaz metod wyliczania czasu nieprzepracowanego w dokumencie nieobecności

W oknach rozliczania nieobecności płatnych i niepłatnych użytkownik ma dodatkowo możliwość ręcznej edycji dni i godzin nieobecności. W celu uruchomienia edycji należy po wprowadzeniu danych o nieobecności zaznaczyć pole Edycji dziennej rozliczenia i w górnym pasku narzędziowym wcisnąć przycisk Rozlicz dokument.

W oknie rozliczania nieobecności wyświetlą się pozycje rozliczenia dokumentu i tabela zawierająca zestawienie dni i godzin nieobecności oraz kod grafika i godziny od do podświetlonej pozycji rozliczenia. Jeżeli w teczce pracownika będzie wypełniona wartość danej nadzorowanej nr 001210 – Pora rozpocz. pracy, to w wyniku edycji dziennej rozliczenia, w kolumnie Godz. od zostanie wpisana wartość tej danej, w kolumnie Godz. do – wartość wynikająca z powiększenia Godz. od o liczbę godzin dobowej normy czasu pracy pracownika. Jeżeli dana nie będzie wypełniona, kolumny Godz. od, Godz. do pozostaną puste. Oznaczenie dnia roboczego i liczba godzin w dniu roboczym oraz godzina rozpoczynania pracy w kolumnie Godz. od. są edytowalne. Po zmianie wartości w kolumnie Godz.od, kolumna Godz. do zostanie zaktualizowana do zapisie rozliczenia dyskietką lub przy opuszczaniu okna. Użytkownik może zmienić dzień wolny na roboczy i odwrotnie oraz wprowadzić liczbę godzin i minut nieobecności i godziny rozpoczynania pracy w dniu roboczym w zakresie od 1 minuty do 24 godzin.

Rysunek 598.  Edycja dzienna rozliczenia nieobecności

Wprowadzone zmiany należy zapisać dyskietką w górnym pasku narzędziowym albo wcisnąć przycisk Tak w okienku z pytaniem Czy zachować zmiany?, które pojawi się w momencie opuszczania pozycji rozliczenia lub zamykania okna.

Przy ponownym uruchomieniu rozliczenia dokumentu nieobecności płatnej i niepłatnej, który ma ustawioną dzienną edycję – zaznaczone pole Edycja dzienna rozliczenia w celu zapobieżenia przypadkowemu nadpisaniu wartości wyświetla się ostrzeżenie: Ponowne uruchomienie rozliczenia spowoduje nadpisanie wartości, wynikającymi z danych kadrowych. Czy na pewno uruchomić ponowne rozliczenie dokumentu?

Uwaga

Podczas ponownego przeliczania dokumentu jednodniowej Nieobecności płatnej i Nieobecności niepłatanej z edycją dzienną wyświetli się informacja i pytanie dla operatora: Ponowne rozliczenie dokumentu z dzienną edycją. Nadpisać wprowadzone wartości godzin, wartościami wynikającymi z danych kadrowych?->Tak/Nie. Domyślnie podpowiada się odpowiedź Nie - pozostawienie dotychczasowej wartości godzin.

Po uruchomieniu rozliczenia nieobecności nastąpi przypisanie jej do miesiąca rozliczenia, w którym zostanie pobrana na listę płac. Domyślnie pierwszym miesiącem rozliczenia jest miesiąc nieobecności, a w przypadku nieobecności płatnych i rozliczanych w ZUS rozliczanych z opóźnieniem, system podpowiada miesiąc bieżący z możliwością zmiany przez użytkownika. Do poszczególnych miesięcy rozliczenia system przyporządkuje maksymalnie tyle dni kalendarzowych nieobecności ile ma dany miesiąc, a w przypadku gdy w miesiącu już jest rozliczona nieobecność – tyle dni w ilu nie ma jeszcze rozliczonej innej nieobecności.

Istnieje możliwość przesunięcia pierwszego miesiąca rozliczenia nieobecności. Służą do tego:

●Dane kadrowe nadzorowane względem, których można zdefiniować domyślny pierwszy miesiąc rozliczenia nieobecności zależny od daty uruchomienia rozliczenia nieobecności:

oDana nr 001060 – Ostat.dzien okr.rozl. Dana typu W z zakresem dat. Wartość danej oznacza ostatni dzień miesiąca okresu rozliczeniowego i powinna być z zakresu 01-31. W bazach, w których dana kadrowa jest skojarzona z daną, użytkownik może zdefiniować, że domyślny pierwszy miesiąc rozliczenia nieobecności zależny od daty uruchomienia rozliczenia nieobecności niezależnie od dat od do we wprowadzanym dokumencie. Po skojarzeniu i zdefiniowaniu danej należy w opcji Dane nadzorowane – konfiguracja->Pozostałe parametry – sekcja Podpowiedź miesiąca rozliczenia zależna od danej kadrowej zaznaczyć okienka grup nieobecności, których to dotyczy.

oDana nr 001065 – Czy plus 1 miesiąc? Dana typu L podrzędna do danej Ostat.dzien okr.rozl. Wartość danej TAK oznacza przesunięcie domyślnego miesiąca rozliczenia nieobecności z grupy zaznaczonej w opcji Dane nadzorowane – konfiguracja->Pozostałe parametry->Podpowiedź miesiąca rozliczenia zależna od danej kadrowej o jeden miesiąc do przodu w stosunku do wynikającego z wartości danej nadrzędnej, tj. dla nieobecności rozliczanych w dniu wcześniejszym lub równym wartości danej nadrzędnej pierwszym miesiącem rozliczenia będzie miesiąc następny, a dla nieobecności rozliczanych w dniu późniejszym niż wartość danej kadrowej – miesiąc kolejny po następnym niezależnie od dat od do we wprowadzanym dokumencie.

●Dana typu K lub S skojarzona w opcji Dane nadzorowane - konfiguracja->Pozostałe parametry->zakładka Ogólne->sekcja Podpowiedź miesiąca rozliczenia zależna od danej kadrowej, na podstawie której można zdefiniować podpowiedź pierwszego miesiąca rozliczenia nieobecności zależnie od daty początkowej nieobecności i od wartości wskazanej tej danej u pracownika.

Sposób konfiguracji został szczegółowo opisany w rozdziale Pozostałe parametry.

W przypadku gdy nieobecność jest rozliczana z opóźnieniem, czyli w innym miesiącu niż miesiąc nieobecności wykazywanie liczby dni roboczych nieobecności w pozycji rozliczenia steruje parametr Dni rob.z m.rozli. (dni robocze z miesiąca rozliczenia) w tabeli PAR_OBL_ZAS_ZUS. W systemie są obsłużone trzy wartości parametru: 0, 1, 2.

●Wartość parametru = „0” oznacza, że w pozycji rozliczenia są wykazywane dni kalendarzowe nieobecności równe dniom kalendarzowym miesiąca rozliczenia i tyle dni roboczych ile było w zakresie dat od do nieobecności niezależnie od tego ile dni roboczych jest w miesiącu rozliczenia.

●Wartość parametru = „1”. W pozycji rozliczenia nieobecności zostaną wykazane dni robocze z miesiąca rozliczenia. Ewentualna różnica pomiędzy sumą dni roboczych wykazanych w miesiącach rozliczenia i sumą dni roboczych w okresie nieobecności powiększa lub pomniejsza liczbę dni roboczych w ostatniej pozycji rozliczenia.

●Wpisanie wartości parametru = „2” spowoduje uruchomienie badania czy dla takiej samej liczby dni kalendarzowych nieobecności liczba dni roboczych w okresie nieobecności jest równa liczbie dni roboczych w miesiącu rozliczenia. Po spełnieniu warunku, w pozycji rozliczenia jest wpisywany okres nieobecności i liczba dni roboczych. Jeżeli warunek nie jest spełniony, to:

oW przypadku gdy liczba dni roboczych w okresie nieobecności jest mniejsza niż liczba dni roboczych w miesiącu rozliczenia – okres od do nieobecności w pozycji rozliczenia zostanie wydłużony, tak aby liczba dni roboczych w zakresie dat od do nieobecności była równa liczbie dni roboczych w miesiącu rozliczenia.

oJeżeli liczba dni roboczych w okresie nieobecności jest większa – okres od do nb w pozycji rozliczenia zostanie skrócony tak aby liczba dni roboczych w zakresie dat od do nieobecności była równa liczbie dni roboczych w miesiącu rozliczenia.

Następna pozycja rozliczenia zaczyna się od dnia następnego po dacie do w poprzedniej pozycji.

Domyślną wartością parametru jest „0”. Wartości inne niż 1 lub 2 są traktowane jak wartość „0”.

Przykład

Niezdolność od 20.06.2016r. do 21.07.2016r. – 32 dni kalendarzowe, 24 dni robocze według kalendarza obowiązującego pracownika, w tym:

W okresie 20.06. – 30.06. = 9 dni roboczych (dni robocze 20-24, 27-30).

W okresie 01.07 – 21.07 = 15 dni roboczych (dni robocze 01, 04-08, 11-15, 18-21).

Dni robocze w lipcu: 21 (01, 04-08, 11-15, 18-22, 25-29).

Dni robocze w sierpniu: 22 (01-05, 08-12, 16-19, 22-26, 29-31).

Pierwszym miesiącem rozliczenia jest lipiec.

Wartość parametru = 0

Dni 20.06 – 20.07 zostaną rozliczone w lipcu. W pozycji rozliczenia będzie wykazane: data od 2016-06-20 do 2016-07-20, 31 dni kalendarzowych, 23 dni robocze.

Dzień 21.07 zostanie rozliczony w sierpniu. W pozycji rozliczenia będzie wykazane: data od 2016-07-21 do 2016-07-21, 1 dzień kalendarzowy, 1 dzień roboczy.

Wartość parametru = 1

Dni 20.06 – 20.07 zostaną rozliczone w lipcu. W pozycji rozliczenia będzie wykazane: data od 2016-06-20 do 2016-07-20, 31 dni kalendarzowych, 21 dni roboczych.

Dzień 21.07 zostanie rozliczony w sierpniu. W pozycji rozliczenia będzie wykazane: data od 2016-07-21 do 2016-07-21, 1 dzień kalendarzowy, 3 dni robocze.

Wartość parametru = 2

Dni 20.06 – 18.07 zostaną rozliczone w lipcu. W pozycji rozliczenia będzie wykazane: data od 2016-06-20 do 2016-07-18, 30 dni kalendarzowe, 21 dni roboczych.

Dni 19.07 – 21.07 zostaną rozliczone w sierpniu. W pozycji rozliczenia będzie wykazane: data od 2016-07-19 do 2016-07-21, 3 dni kalendarzowe, 3 dni robocze.

W systemie mogą być rozliczane nieobecności trwające w okresie zatrudnienia, tj. daty od do nieobecności nie mogą wykraczać poza daty od do w danej Rodzaj umowy o pracę.

W przypadku rozwiązania umowy o pracę, ostatnim miesiącem rozliczenia nieobecności jest miesiąc rozwiązania umowy. W trakcie rozliczania nieobecności (płatnej, niepłatnej i rozliczanej w ZUS), system bada czy liczba dni roboczych nieobecności do rozliczenia nie przekracza dni roboczych w miesiącu do dnia rozwiązania umowy. Jeżeli w wyniku przesunięcia początku rozliczenia względem daty od nieobecności liczba dni roboczych nieobecności przekroczy liczbę dni roboczych do dnia rozwiązania umowy, to mimo to nieobecność zostanie rozliczona w tym miesiącu i wyświetli się komunikat informujący o tym użytkownika: W wyniku rozliczenia nieobecności z opóźnieniem, w ostatnim miesiącu zatrudnienia rozliczono więcej dni nieobecności niż dni zatrudnienia.

System dopuszcza też możliwość ręcznego wprowadzenia późniejszego miesiąca rozliczenia pozycji dokumentu niż data rozwiązania umowy i jej zatwierdzenia.

O tym czy użytkownik będzie mógł zatwierdzić pozycję rozliczenia dokumentu w późniejszym miesiącu decyduje wartość parametru w oknie Dane nadzorowane – konfiguracja->zakładka Ogólne: Czy blokada na rozliczenie nieobecności w miesiącu późniejszym niż miesiąc zakończenia umowy: Tak/Ostrzeżenie i pytanie, czy zatwierdzić.

●Domyślnie parametr ma wartość Tak, co oznacza blokadę na zatwierdzenie miesiąca rozliczenia nieobecności większego do miesiąca rozwiązania umowy.

●Ustawienie parametru na Ostrzeżenie i pytanie, czy zatwierdzić dopuszcza zatwierdzenie pozycji rozliczenia nieobecności w miesiącu późniejszym niż zakończenie umowy. W takim przypadku przy zatwierdzaniu rozliczenia wyświetli się ostrzeżenie Miesiąc rozliczenia jest późniejszy od miesiąca końca umowy oraz pytanie Czy zatwierdzić? Po wyborze Tak, pozycja rozliczenia zostanie zatwierdzona.

Pomniejszanie dotyczy składników miesięcznych, które w definicji mają zaznaczoną flagę Stały składnik wynagrodzenia zmniejszany za czas nieprzepracowany i nieobecności rozliczonych na liście płacy, na której wartości składników Ilość dni/godzin roboczych są inne niż Ilość dni/godzin przepracowanych. Pomniejszeniu podlega wartość składnika wyliczona formułą obliczeniową. Kwoty pomniejszenia są wyliczane według odrębnych algorytmów dla nieobecności zasiłkowych i nieobecności innych niż zasiłkowe oraz za okres niezatrudnienia.

Pomniejszenie składnika miesięcznego z tytułu nieobecności zasiłkowych odbywa się w następujący sposób:

●Wyliczenie stawki za jeden dzień = stawka miesięczna / 30; zaokrąglenie wyniku do dwóch miejsc po przecinku.

●Wyliczenie kwoty pomniejszenia = stawka za jeden dzień * dni kalendarzowe niezdolności.

●Kwota pomniejszenia jest odejmowana od stawki miesięcznej (kwoty składnika wyliczonej formułą obliczeniową).

Pomniejszenie składnika miesięcznego z tytułu nieobecności innych niż zasiłkowe oraz za okres niezatrudnienia, tj.: gdy data zatrudnienia jest inna niż pierwszy dzień miesiąca lub gdy data rozwiązania umowy jest inna niż ostatni dzień miesiąca, jest wyliczane proporcjonalnie do liczby godzin lub dni roboczych w danym miesiącu, z tym że pomniejszenie z tytułu nieobecności płatnych jest wyliczane proporcjonalnie do godzin roboczych zawsze, natomiast w przypadku nieobecności niepłatnych i niezatrudnienia – zależy to od ustawienia parametrów pomniejszania: Za okres poza zatrudnieniem i Za czas nieobecności niepłatnych w opcji Personel->Obiekty uzupełniające wspólne->Dane nadzorowane-konfiguracja->Pozostałe parametry->Pomniejszenie wynagrodzenia w godzinach. Domyślne parametry mają wartość TAK, co oznacza że pomniejszanie będzie wyliczane proporcjonalnie do liczby godzin roboczych. Po zmianie na NIE – odpowiednio pomniejszanie z tytułu nieobecności niepłatnych lub niezatrudnienia przy którym parametr na wartość NIE będzie wyliczane proporcjonalnie do dni roboczych. Wyliczenia przebiegają w następujący sposób:

●Wyliczenie stawki godzinowej lub dziennej = stawka miesięczna / liczba godzin roboczych w danym miesiącu lub liczba dni roboczych; zaokrąglenie wyniku do dwóch miejsc po przecinku.

●Wyliczenie kwoty pomniejszenia = stawka godzinowa lub dzienna * godziny lub dni robocze nieobecności.

●Kwota pomniejszenia jest odejmowana od stawki miesięcznej (kwoty składnika wyliczonej formułą obliczeniową).

Istnieje możliwość pomniejszania lub wyliczania i pomniejszania stawki miesięcznego wynagrodzenia z tytułu niezatrudnienia w danym miesiącu (zatrudnienia lub zwolnienia w trakcie miesiąca) w oparciu o inne dane niż dni/godziny robocze w kalendarzu pracownika. Służy do tego nadzorowana dana kadrowa nr 001070 Pom.skł.mies.za okres niezatrudnienia korzystająca ze słownika PSM - Pomniejszanie stawki miesięcznej, w taki sposób że, jeżeli w danych pracownika wystąpi aktywna dana, to przy wartości danej:

●K - Pomn.stawki wg Kalend.ustawow. Pomniejszanie stawki miesięcznej z tytułu niezatrudnienia będzie wyliczane według Kalendarza ustawowego skojarzonego w opcji Dane nadzorowane – konfiguracja->Pozostałe parametry->Kalendarz ustawowy->Dni wolne - niedziele, św. państwowe, soboty itp.

●KU - Wyl.i pomn.stawki wg Kal.ustaw. Wyliczanie i pomniejszanie stawki miesięcznej z tytułu niezatrudnienia będzie się odbywało według Kalendarza ustawowego skojarzonego w opcji Dane nadzorowane – konfiguracja->Pozostałe parametry->Kalendarz ustawowy->Dni wolne - niedziele, św. państwowe, soboty itp.

●L - Pomn.wg dni/g.rob.na liście pł. Pomniejszanie stawki miesięcznej z tytułu niezatrudnienia będzie wyliczane z wartości nadzorowanego składnika płacowego na liście płac, skojarzonego ze składnikiem nr 00050 – Il.dni roboczych lub 00055 – Il.godz.roboczych w zależności od ustawienia sposobu pomniejszania w opcji Dane nadzorowane – konfiguracja->Pozostałe parametry->Pomniejszanie wynagrodzenia poza zatrudnieniem w godzinach.

Uwaga

W przypadku, gdy pracownik nie ma na liście płacy godzin pracy ani urlopu, a są tylko dni urlopu, to w celu prawidłowego wyliczenia składników miesięcznych nie pomniejszanych za nieobecności płatne jak za urlop, liczba godzin urlopu jest wyliczana systemowo jako liczba dni * 8.